В наш век конкуренции коммуникация является проблемой номер один для менеджмента. Без эффективной коммуникации сотрудник не сможет выполнять свои обязанности.
В этом контексте можно сравнить важность деловых коммуникаций с жизненно важным кровообращением для человеческого организма.
В бизнесе коммуникация играет роль, сравнимую с энергией для организма - она существенна. Успех в области общения непосредственно влияет на результативность деловой деятельности.
Сложные технологии и конкуренция заставляют руководителей понимать, что без эффективного общения невозможно успешно управлять бизнесом.
Вот несколько факторов, подтверждающих важность коммуникации в бизнесе:
1. Избегание иллюзий:
В процессе обмена информацией возможно искажение данных, вызванное манипуляциями заинтересованных лиц, что может привести к недопониманию и созданию ложных представлений. Иллюзии - это основной антагонист эффективного общения.
Эффективная коммуникационная стратегия направлена на устранение возможных иллюзий и разночтений за счет передачи объективных фактов и цифр. Таким образом, процесс общения способствует укреплению организации.
Для успешной реализации принятого решения важно установить хорошие отношения между людьми. Это помогает создать благоприятные условия для работы и обеспечить эффективное взаимодействие в производственной сфере.
2. Оперативное принятие решения и его реализация:
Для оперативного принятия решений необходим процесс сбора фактов. Информация должна быть получена до принятия какого-либо значимого решения, и для этой цели общение является основным требованием.
Опять же, для эффективной реализации решения важно донести его до заинтересованных подчиненных. Таким образом, принятие решений и их реализация требуют эффективной системы коммуникации.
3. Компания должна работать без перерывов:
Для непрерывной работы компании необходимо общение. Успех и эффективность работы предприятия напрямую зависят от слаженного взаимодействия и общения между сотрудниками.
Важно уметь общаться по разным направлениям в организации. Сотрудничество и взаимопонимание между партнерами существенно улучшаются благодаря двустороннему общению. Эффективное общение сверху вниз помогает подчеркнуть цели организации и способы их достижения. Параллельно, общение снизу вверх позволяет сотрудникам выразить свои мысли и реакцию на политику компании. В итоге, хорошо налаженная система общения способствует укреплению отношений между людьми.
“Общение имеет важное значение для существования организации с момента ее зарождения и до конца ее дальнейшей жизни — когда общение прекращается, организованная деятельность прекращает свое существование”.
4. Положительный эмоциональный настрой и душевное равновесие:
Чувство сотрудничества и понимание между участниками процесса создают благоприятную атмосферу. Повышение морального духа работников способствует удовлетворенности от труда, поскольку каждый из них осознает свою роль и цель в коллективе.
Важное значение для организации имеет процесс коммуникации, который обеспечивает совместные действия в различных областях деятельности, таких как закупки, продажи, производство и финансы. Менеджер, координируя человеческие и физические составляющие подразделения, направляет их к достижению общих целей, что обеспечивает эффективную работу организации.
5. Основы управленческих функций:
Общение играет важную роль в выполнении различных функций управления. Ни одна функция управления невозможна без процесса общения. Его важность в выполнении различных функций заключается в следующем:
а) Планирование:
Планирование, наиболее важная из функций менеджмента, требует широкого общения между руководителями и другим персоналом. Общение важно для выполнения запланированной программы и последующего контроля за деятельностью персонала с помощью обратной связи.
Это также необходимо при оценке эффективности работы персонала в свете запланированных целей.
б) Организация.
Организация - это вторая важная функция менеджмента, которая определяет различные виды деятельности организации, разделяет их на работоспособные подразделения и делегирует полномочия для их выполнения.
Для этой цели общение является обязательным, поскольку различные лица, отделы и группы узнают о своих полномочиях и юрисдикции только с помощью эффективных средств коммуникации. По словам Джорджа Р. Терри, “Коммуникация - это средство, с помощью которого осуществляется акт делегирования полномочий”.
в) Направление и лидерство.
Руководство и эффективное лидерство требуют эффективной системы коммуникаций в организации. Хороший лидер может направлять своих подчиненных только при наличии эффективной системы коммуникаций. Оно приводит обоих — лидера и подчиненных — в тесный контакт друг с другом и устраняет недопонимание, если таковое имеется.
Это способствует сотрудничеству и помогает выполнять работу в желаемом направлении. Лидер может сделать свои приказы и директивы наиболее полезными, привлекая мнения, предложения и т.д. Своих подчиненных, а для этого требуется общение.
г) Мотивация.
Эффективная система общения позволяет руководству изменять отношение подчиненных, мотивировать их, влиять на них и удовлетворять их. Большинство конфликтов в бизнесе не являются базовыми, а вызваны неправильно понятыми мотивами и незнанием фактов.
Правильное и своевременное общение между заинтересованными сторонами уменьшает точки трения и сводит к минимуму те, которые неизбежно возникают. Хорошее общение помогает работникам приспособиться к физическим и социальным аспектам работы. Это основа партисипативных и демократических моделей управления.
д) Координация.
Современная крупная организация, созданная на основе специализации и разделения труда, состоит из большого числа сотрудников. Для достижения желаемых целей крайне необходимо координировать усилия работников, занятых в различных видах производственной деятельности и организации.
Координация требует взаимного понимания целей организации и способов их достижения; и взаимосвязи между работами, выполняемыми различными людьми. Всего этого можно достичь только посредством эффективной коммуникации. Согласно Уильяму Х. Ньюману, “Хорошее общение помогает координировать действия”.
е) Контроль.
Коммуникация помогает контролировать деятельность отдельных лиц, отделов и групп. Факты, стандарты и информация доводятся до сведения заинтересованных сторон, и они выполняют свои соответствующие обязательства в соответствии со стандартами, изложенными в плане. Руководство оценивает свою работу в свете стандартов, закрепленных в документе. В целом, это требует надлежащего общения.
Правильное и своевременное взаимодействие между все заинтересованными сторонами способно уменьшить трения и минимизировать конфликты. Качественное общение помогает сотрудникам лучше адаптироваться к различным аспектам работы, как физическим, так и социальным. Это является основой для управления на основе участия и демократии.
Для успешного функционирования современной крупной организации, объединившей огромное количество сотрудников с различными специализациями, необходима гармоничная координация усилий. Ключевым моментом является взаимопонимание целей компании и путей их достижения, а также взаимосвязь между работами, выполняемыми разными людьми. Эффективная коммуникация играет важнейшую роль в достижении этой гармонии, поскольку, как отмечает Уильям Х. Ньюман, "Хорошее общение помогает координировать действия".
6.Контроль и максимальная производительность. Для достижения максимального результата при минимальных затратах необходимо эффективное управление и контроль деятельностью всех участников процесса. Информация о фактах и стандартах должна быть доступна всем заинтересованным сторонам для выполнения своих обязательств согласно установленным нормам. Руководство оценивает выполнение работ с учётом установленных стандартов. Обеспечение соответствия стандартам в плане работы является ключевым аспектом успешного ведения бизнеса.
7. Контакты с внешними сторонами:Важное значение имеют контакты с внешними сторонами, такими как клиенты, другие производители, рекламодатели и поставщики. Эффективная система коммуникации во внешней сфере способствует улучшению общественного мнения, получению рыночной информации для достижения ключевых целей. Общение играет ключевую роль в укреплении связей между организацией и общественностью, что в свою очередь способствует улучшению имиджа компании.
Вывод: Важно помнить слова Честера И. Бернарда о том, что одной из основных функций руководителя является создание и поддержание эффективной системы коммуникации. Такое взаимодействие помогает сохранить позитивные отношения с внешним миром.
Обратитесь ко мне. К Светлане Гольцовой за консультацией. И я помогу вам постороить успешные деловые коммуникации внутри компании и с партнерами для достижения ваших великих целей.
Подписываайтесь на мой канал в ТГ: Деловой код.
Мой сайт с программами обучения, информацией обо мне, контактами.
