Про описание процесса начинают задумываться тогда, когда компания растет, нет возможности постоянно по всем вопросам коммуницировать. Другая причина-растет количество процессов, услуг, продукции, необходимо через описание процесса сохранить и /или защитить знания по технологии, спецификации.
Мы занимаемся описанием процессов более 15 лет, знаем, какие ошибки допускают компании, почему из хорошей идеи получается никому ненужная папка с документами. Давайте рассмотрим эти ошибки.
1. Акцент на форме и программном обеспечении, не на процессе
Часто компании тратят много усилий на подбор программного продукта для поддержки процесса вместо определения правильного алгоритма, правильных точек контроля и лучших практик. Необходимо помнить о том, что само описание процесса важнее формы его представления.
2. Переписывание примеров
Одной из распространенных ошибок является попытка применения существующих описаний процессов (чужих примеров) на практике без адаптации.
3. Недостаточная детализация
Когда процессы описаны слишком положениями, не содержат достаточной информации об ответственных лицах, последовательности, применяемых методах и оборудовании, описание процессов становится бесполезной бумагой.
4. Несогласование или долгое согласование
Мы часто повторяем, что описание процессов сложно сделать идеальным. Кому-то требуется большая степень детализации, кто-то настаивает, наоборот, на применении общих формулировок, допускающих вариативность. Созданные регламенты должны быть согласованы со всеми участниками и потребителями процессов, но не стоит также «затягивать» процесс согласования ради получения более красивых формулировок.
5. Не определены взаимосвязи
Все процессы в организации взаимосвязаны, а также сопровождаются другой дополнительной документированной информацией. Если регламенты не указывают на взаимосвязи, могут возникать ошибки в передаче информации. Хорошее описание процесса содержит ссылки на другие регламентирующие документы, определяют формы записей.
Организациям также следует уделять должное внимание актуализации регламентов на процессы. В современных условиях изменения происходят быстро. Если описание процессов не обновляется регулярно, сотрудники могут работать по устаревшим инструкциям, что приведет к ошибкам, либо, что чаще всего происходит на практике, приоритет будет отдан устным распоряжениям. Ресурсы на создание описание процессов будут потрачены впустую.
ОРЕКС
Разработка и улучшение процессов