Соблюдение графика отпусков обязательно как для работодателя, так и для работников (статья 123 ТК РФ). Но в некоторых ситуациях допускается перенос ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок. Рассказываем, как правильно перенести отпуск сотрудника, какие документы оформить.
Условия и порядок переноса отпуска
Основные причины переноса отпуска установлены трудовым законодательством. При их наличии работодатель обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск:
- Если сотрудник написал заявление на перенос ежегодного оплачиваемого отпуска по причине несвоевременной выплаты отпускных (позже 3-х календарных дней до даты начала отдыха) или по причине того, что был предупрежден о начале отпуска меньше чем за 2 недели (часть 2 статьи 124, часть 9 статьи 136 ТК РФ).
- Если во время своего отдыха сотрудник болел или исполнял гособязанности с обязательным освобождением от работы (к примеру, проходил военные сборы), а работодатель продлил отпуск на соответствующий период (часть 1 статьи 124 ТК РФ).
- Если оформление ежегодного отпуска может неблагоприятно повлиять на работу предприятия, а работник согласен на перенос отпуска на другое время. В такой ситуации перенос срока отпуска допускается, но не позднее 12 месяцев с окончания рабочего года, за который он предоставляется (часть 3 статьи 124 ТК РФ).
- По иным предусмотренным законом основаниям. К примеру, если беременная сотрудница просит работодателя оформить ей отпуск не по графику, а непосредственно перед отпуском по БиР (беременность и роды), то работодатель обязан сделать такой перенос и отказать не вправе даже при условии, что специалист отработала в организации менее полугода (абзац 2 части 3 статьи 122, часть 4 статьи 123, абзац 4 части 1 статьи 124, статья 260 ТК РФ).
Кроме того, работодатель может самостоятельно прописать дополнительные причины для переноса отпуска работникам в своих ЛНА. К примеру, в ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка) или в положении об отпусках. Тогда при наступлении соответствующих обстоятельств можно переносить отдых на другое время. К примеру, можно предусмотреть перенос отпуска в связи с больничным для ухода за ребенком.
Процедура оформления переноса отпуска
Для переноса отпуска по инициативе работника на имя руководителя подается заявление. В документе нужно указать ФИО сотрудника, должность, название структурного подразделения при его наличии в организации, причину для переноса отпуска, число дней отпуска, которые нужно перенести, новые даты начала отдыха и окончания, дату подачи заявления. Специалист должен его подписать лично. При необходимости нужно приложить документы для подтверждения причины переноса.
На основании утвержденного руководителем заявления на перенос ежегодного оплачиваемого отпуска составляется приказ о переносе отпуска. Форма документа произвольная. В нем нужно привести основание для переноса дней отпуска (например, заявление сотрудника), количество дней отдыха и его новую дату, поручения ответственным специалистам. Упомянутых в приказе лиц следует ознакомить с содержанием приказа под личные подписи.
Или же работодатель может оформить приказ на отмену ранее выпущенного распоряжения на отпуск. А уже затем составить новый приказ на предоставление оплачиваемого ежегодного отдыха.
Процедура переноса ежегодного отпуска включает внесение данных в график отпусков. Если в организации используется унифицированная форма Т-7, реквизиты приказа на перенос нужно внести в графу 8. Новую дату отдыха следует отразить в графе 9.
А вести учет отпусков и остальные HR-процессы удобнее всего в 1С:ЗУП в облаке – здесь собраны все возможности программы, только еще с преимуществами облака.