Помните ли вы этот момент, когда посетили ресторан, полным полно тайного желания попробовать то самое блюдо из меню, которое вам так хотелось, но внезапно оно стало недоступно? Звучит знакомо, не так ли? Возможно, повар просто забыл или не успел запастись необходимыми ингредиентами. Или, что еще более разочаровывающе, в ресторане вообще не оказалось нужных продуктов! Причем в этом случае виноваты все - от закупщиков до самой системы закупок ресторана. Если это случается редко, то не беда, но если это становится обычным делом, то это уже кричит о глубоких проблемах в системе закупок сырья ресторана.
В этой статье мы с радостью поделимся с вами нашим опытом решения одной непростой задачи - отсутствия необходимого сырья для работы. Мы расскажем о трудностях, с которыми нам пришлось столкнуться, о способах борьбы с этой проблемой и о том, как нам удалось преодолеть эти трудности, не переставая предоставлять нашим замечательным клиентам услуги высокого качества.
В одном из наших предыдущих постов мы с вами обсудили различные способы организации закупок в ресторанах, подробно рассмотрев их плюсы и минусы. В "Гастролерах" мы решили выбрать самый сложный из них, когда сырье поставляется несколькими разными поставщиками, а не одним. Да, это вызвало определенные организационные сложности, но мы успешно справились с этим вызовом. Наша система работает как часы, эффективно и позволяет нам контролировать цены на продукты, следить за их качеством и своевременностью поставки. Благодаря такому подходу, уже более четырех лет мы работаем на этой сложной, но очень эффективной системе.
Мы приняли следующие меры для ее реализации.
Для начала, мы провели тщательный процесс отбора и выбрали надежных поставщиков для каждой из определенных групп товаров, которые нам требуются:
- Бакалея, которую мы получаем с Гурьевского рынка, известного своим качественным товаром;
- Свежие овощи и фрукты, которые мы выбираем с особой тщательностью;
- Дополнительные продукты бакалеи и прочие товары, которые мы закупаем в Метро;
- Хозяйственные товары и одноразовая посуда, которые необходимы для обеспечения работы нашего бизнеса;
- Одноразовые супницы, которые обеспечивают удобство для наших клиентов;
- Мясные продукты, включая говядину, филе цыпленка и свинину, которые мы выбираем с особым вниманием к качеству;
- Фарш из мраморной говядины, который добавляет особый вкус нашим блюдам;
- Филе утки – еще один из наших особых ингредиентов;
- Кофе и сиропы, которые мы используем для создания наших уникальных напитков;
- Мотолыги для бульонов, которые обеспечивают богатый вкус нашим супам;
- Листья лайма, необходимые для создания особых вкусов;
- Бутылочки для морса, которые обеспечивают удобство и эстетику нашим напиткам;
- Питьевая вода, которую мы всегда держим в наличии;
- Продукты для приготовления паназиатской кухни;
- Пиво и сидр для наших любителей алкогольных напитков;
- Грузинские лимонады для тех, кто предпочитает необычные напитки;
- Замороженные ягоды, которые мы используем в некоторых из наших десертов.
По каждой из этих групп у нас есть свой отдельный поставщик, что помогает нам обеспечивать самое высокое качество наших продуктов и услуг. На момент публикации этой статьи мы работаем с 17 различными поставщиками.
Второй шаг - это разработка удобных процедур для больших групп товаров, например, "бакалея и прочее с Метро", где товары расходуются в больших объемах и их потребность легко прогнозируема. В этом процессе мы создаем форму заявки, которая помогает упростить и стандартизировать процесс заказа. В этой форме указываются конкретные позиции в ингредиентной матрице, соответствующие единицы измерения и специально оставленная пустая ячейка. Все, что нужно сотрудникам - это просто записать в эту ячейку количество товара, которое нужно заказать. Все просто и понятно!
В-третьих, у нас не просто организована, но и тщательно продумана система периодичности составления заявок и поставок для “больших” групп товаров. Это значит, что в нашей дружной команде есть четкий график, с которым каждый наш коллега тесно знаком. Он включает в себя информацию о том, какие товары и когда следует заказать. Таким образом, каждый из нас точно знает свои обязанности и может работать как одно целое, обеспечивая гладкую и эффективную работу.
После того как заявка была подана, она фотографируется и затем выкладывается в специальную группу в мессенджере. В этой группе находится ответственное лицо, которое имеет задачу распределения этих заявок по различным поставщикам. Этот процесс позволяет нам уверенно обеспечивать эффективное и своевременное управление заявками.
После того, как заявка будет исполнена и сырье и товары доставлены, персонал предоставляет свою обратную связь о поставке. Они оценивают качество продукции, эффективность доставки и общую удовлетворенность от работы с поставщиком. Эта обратная связь играет важную роль в улучшении процессов закупок и поддержании высокого уровня качества продукции.
Когда речь идет о группах сырья, по которым нет значительного расхода и явной периодичности, процесс обработки заявок становится немного отличающимся. Вместо того, чтобы использовать сложные системы отслеживания, заявка обрабатывается более прямым и упрощенным образом. Это происходит путем передачи информации простым сообщением, что облегчает и ускоряет процесс, делая его более эффективным и менее подверженным ошибкам.
В общем, система проста в использовании и работает как часы. Взгляните на фото, чтобы получить общее представление о системе.
Эта система обладает рядом преимуществ, ключевым из которых является значительное снижение цен, что делает ее привлекательной для многих. Однако, она также имеет свои недостатки, включая риск получения неправильного товара или отсутствия доставки вовсе. В таких ситуациях, требуется исключительное умение быстро находить решения и разрабатывать запасные планы. К счастью, это не является частым явлением, и каждый случай рассматривается индивидуально и тщательно. Один из возможных способов минимизации риска - это создание неизменного запаса наиболее необходимых товаров на складе. Это может обеспечить надежность и стабильность, в то время как другой подход включает подбор поставщиков с пересекающимися ассортиментами, что может обеспечить большую гибкость и способность быстро реагировать на любые проблемы.
Не пропустите новые статьи! Подпишитесь на "Общепит для “чайников", чтобы узнать все о ресторанном бизнесе. Мы расскажем, как открыть свое дело, какие блюда популярны и как управлять кафе. Подписка поможет вам получать свежие советы от собственников кафе. Ждем вас!