М.А. Юдакова, преподаватель этикета
Я внимательно и довольно долго изучала своих коллег по цеху и слушателей –секретарей и помощников руководителей. Красивые, умные, интересные, разные – все это я знала про них и раньше. Но я не замечала, сколько в них силы, радостного любопытства, любви к жизни, веселой злости, различных страхов, достоинства. От меня так долго ускользало, какие они интересные, крутые и сильные. На основе своих наблюдений я классифицировала секретарей и помощников по типу их взаимодействия с руководителем и окружающими людьми. Об этом – в статье.
Если начальников можно поделить на диктаторов, либералов, демократов и пр. в зависимости от их стиля управления, то и их помощников тоже можно классифицировать, например, то тому, с какими руководителями и как они умеют уживаться, каким образом воздействуют на сотрудников, какие техники применяют для создания нужного впечатления у клиентов и партнеров, и т.д.
Поскольку в процессе классификации стали четко прослеживаться ассоциации с теми или иными реально существующими людьми, то всем типам были даны имена собственные.
Маргарет Тэтчер. Железная леди
В цивилизованном мире нет ни одного человека, который бы не слышал это имя. Первая женщина премьер-министр в Европе, прослужившая на своем посту почти одиннадцать лет. Железная леди. Она же – «похитительница молока». Это она выиграла войну за Фолклендские острова, закрыла более 2/3 угольных шахт в стране и проводила активную антисоветскую политику. А еще Маргарет ввела обязательное школьное образование до шестнадцати лет, реконструировала и построила около двух тысяч школ в стране и в целом стремилась выполнять свои предвыборные обещания. Ее любили и ненавидели одинаково сильно, а об успехах проводимой ей политики и ее пользе для страны до хрипа спорили современники, и будут еще долгое время спорить политики, историки и различные исследователи. Можно с уверенностью сказать одно: Маргарет Тэтчер – уникальная женщина, вряд ли она когда-нибудь канет в Лету.
Именно ей принадлежит выражение «Если вы хотите что-то обговорить – идите к мужчине, если хотите реально сделать – идите к женщине». Эта фраза полностью характеризует секретарей и помощников типа «Маргарет Тэтчер». Их руководитель уверен: какое бы поручение он ни дал, оно непременно будет выполнено. Сотрудники компании знают, к кому нужно бежать при возникновении серьезной проблемы. И это очень важный момент, потому что по мелочам такого секретаря обычно стараются не отвлекать, знают, что никто не будет относиться к ним с сочувствием. Помочь – помогут. В том числе и в полной мере ощутить собственную несостоятельность.
«Маргарет Тэтчер» умны, образованы, легко переносят сепарацию от коллектива, преданы, но не руководителю, а компании. Несмотря на это именно их начальники стараются забрать с собой при переходе на новое место работы. Природная строгость и английская сдержанность гарантируют отсутствие панибратства. Кроме того, невозможно даже представить, что они вдруг начнут недобросовестно относиться к своей работе, за что, кстати, их не любят многие сотрудники. Зато всегда ценит и уважает руководство.
Как общаться? Как ясно из описания, «Маргарет» – не про поговорить. То есть она, возможно, вас выслушает, если ей нужна информация или еще что-либо. Но если нет, она не будет тратить на вас время и отвлекаться от работы. К секретарю этого типа стоит обращаться только если вам действительно что-то нужно. И это что-то – не просто общение или желание убить время.
Анне-Катарине Вестли. Бабушка всей Норвегии
В России эту норвежскую писательницу знают по циклу произведений про папу, маму, бабушку и восьмерых детей. В пятидесятые годы на родине она стала популярна благодаря радиопередачам, для которых сама писала рассказы. Анне Вестли обвиняли в том, что в ее книгах все слишком хорошие, персонажи далеки от реальной жизни. На это она обычно отвечала, что во время ее передач родители могут оставить детей дома одних, не переживая, что те будут проказничать или бояться. Ей звонили пожилые люди с просьбой рассказать, чем закончится история, потому что очень боялись не дождаться продолжения. На ее рассказах выросло целое поколение. И пусть она не готовила детей к реальной жизни, но она дарила им радость и утешала их печали.
«Секретари-бабушки» занимаются примерно тем же. Они словно неосознанно следуют древнему завету «видеть людей и жалеть их». И нет, это не ворчливые старушки с поучениями. Это как раз бабушки мечты: заботливые, понимающие, те, что знают о своих подопечных абсолютно все и действуют на опережение. Они без конца подстилают соломку во всех возможных местах. Делают выводы из всех неудач и предпринимают всё возможное, чтобы они никогда больше не повторились. И это им удается. А еще с утра до вечера утешают, объясняют, успокаивают, направляют, дают советы. Когда при этом они успевают выполнять свою работу? Удивительно, но они действительно успевают делать все, и не просто делать, а делать хорошо.
Приходилось наблюдать за работой одной из своих коллег. В ее обязанности входит в том числе ведение табелей учета рабочего времени, перевахты сотрудников, размещение их в гостиницах, организация трансфера до места работы. Она не просто выполняет свои обязанности, а еще и подробно объясняет сотрудникам, что им нужно взять с собой для работы на участке, как добраться от гостиницы до офиса, кто и где будет их встречать, сколько взять с собой наличных денег, почему им начислили именно такую сумму и т.д. Она обзванивает всех, кого нужно накануне выезда, напоминая о времени отправления, а после прибытия интересуется, как они добрались. Ищет и находит наиболее удобные для всех варианты размещения в гостинице. И да, ко всем у нее есть индивидуальный подход: с кем-то говорить голосом завуча, с другими – терпеливо, а третьим просто отдавать приказы. Генеральный директор говорит, что, когда она уходит в отпуск, они просто не знают, что делать. У руководителя отдела, когда он слышит от нее про отпуск, начинает дергаться глаз.
Секретари этого типа не стремятся к славе, они просто ежедневно выполняют нелегкую работу, большую часть которой никто не видит. Но без этой работы может остановиться даже самый отлаженный механизм. Это не про подвиги и противостояние, это про куда более важные вещи.
Как общаться? Как душе угодно! Здесь вас выслушают, утешат, дадут совет, помогут. Устранят возникший дефицит чего бы то ни было – от внимания до канцелярских принадлежностей. А также исправят почти любую возникшую несправедливость. Важно: не забывать говорить «спасибо». Впрочем, как и всегда.
Княжна Тараканова. Все не те, кем кажутся
Эта красавица знаменита благодаря картине Константина Флавицкого, сюжетом для которой послужило предание о ее гибели во время наводнения в Петербурге. Умерла она на самом деле от чахотки, а до этого успела изрядно почудить во всей Европе. Сначала появилась в Париже, представившись черкесской княжной Али Эметти. После уехала в Германию и там назвалась Элеонорой. Европейские газеты писали о ней, как о наследнице княжества Волдомир, а после – как о Елизавете, законной наследнице российского престола, дочери Елизаветы и гетмана Разумовского. Княжна (или кто там она была на самом деле) тем временем сводила с ума мужчин, втягивалась в сумасшедшие долги и строила планы по свержению Екатерины. Для чего даже написала Алексею Орлову, но на этом и попалась. Девушку арестовали, привезли в Петербург, стали проводить расследование. Но докопаться до истины так и не смогли. Али-Элеонора-Елизавета умело всех путала. Как ни странно, ее не казнили, и Екатерина ни разу не оспорила ее права на престол. Возможно, им просто было очень интересно. В итоге никто так и не узнал, кто она на самом деле такая, где получила блестящее образование и откуда вообще взялась. А образование действительно было блестящее, княжна говорила на четырех европейских языках, а также арабском и персидском – все без акцента. Кроме того, девушка была красивая и обладала изысканными манерами. Потому-то в Европе все верили ее невероятным историям.
Секретари типа «Княжна Тараканова» обладают удивительными актерскими способностями и могут убедить кого угодно в чем угодно. Понятно, что правду говорить легко и приятно, но ложь и манипуляции, как правило, действуют быстрее и эффективней. Нет, секретари этого типа делают это не только для собственного блага. Перед ними стоит задача выполнить поручения шефа во что бы то ни стало, и они предпочитают с ней справляться таким образом. Именно у этих людей каждый день – день рождения, болеют несуществующие дети, прилетают главы выдуманных государств и т.д. Это они умеют распустить в курилке сплетни, которым все поверят. Даже если им необходимо будет получить аудиенцию у Папы Римского, они создадут легенду, которая позволит этого добиться. И самое главное – им все верят. Потому что они красивые, умные, образованные и умеют вести себя. А если кто-то не верит (как правило это шеф), то они как минимум не возражают, потому что видят, что методы действенные и вреда не приносят. К тому же с такими помощниками всегда интересно.
Как общаться? Всё, что вы скажете, может быть использовано против вас. Взаимодействие с данным типом – отличный повод научиться держать рот на замке. «Княжна Тараканова» запомнит все сказанное. Феноменальная память является отличительной чертой «княжны Таракановой». С другой стороны, если вам нужно, чтобы информация не только максимально быстро распространилась по компании, но и исказилась самым неожиданным образом, вам не найти кандидатуру лучше.
Гала Дали
Если подумать, Елена Дьяконова хотела не так уж много. Она мечтала стать признанной музой всемирно известного гения. Поразительная честность и адекватное восприятие действительности – ей невозможно не восхищаться. Но увы, ее первый муж, поэт Поль Элюар, во время получения очередной награды публично поблагодарил за помощь и вдохновение не ее, а свою маму. Полагаю, в этот момент его участь была решена окончательно. С Дали у Галы получился союз того рода, который сейчас принято называть синергичным, т.е. когда один плюс один равно семь. Они удивительно преображали друг друга. А все дело в том, что Дали был гением, при этом умел быть признательным и благодарным, и оба они очень много работали. Быть музой – огромный труд. Она была его секретарем, PR- и event-менеджером, бухгалтером, директором и бог знает, кем еще.
У секретарей и их руководителей тоже иногда случаются такие союзы. Конечно, это происходит очень редко, но так в мире только одна Гала и один Дали, чему тут удивляться? Эти союзы не про романтику и прочие глупости. Они про взаимное уважение и служение общему делу. Вернее, у начальника есть дело, а дело секретаря – помогать ему изо всех сил. По большому счету, любой помощник именно этим и занимается – помогает шефу выполнять его должностную инструкцию. Поэтому у секретарей типа «Гала Дали» нет должностной инструкции, или они ее никогда не читали. Потому что ни один документ не способен перечислить и десятой части их должностных обязанностей.
Как общаться? При работе с «Гала Дали» необходимо подчеркивать ее ум, таланты и значимость вклада в общее дело. Все секретари хотят уважения и благодарности. «Гала Дали» жаждет признания. Если ее не просто хвалить, а хвалить прилюдно и всем рассказывать, какая она незаменимая, она станет жить на работе, отдаваться ей полностью и стремиться прыгнуть выше собственной головы в решении любых задач.
Хюррем Султан. Девочки, учите матчасть
История этой великой женщины рассказана в знаменитом турецком сериале «Великолепный век». Наложница, ставшая женой султана Сулеймана Великолепного, до сих пор является темой споров. Ей приписывают как страшные злодеяния, так и великие подвиги. Но что нам известно достоверно? Она стала официальной женой султана (до этого султаны не заключали официальных браков, все матери их наследников были только наложницами), первая получила право строить благотворительные комплексы в Стамбуле, знала несколько европейских языков, пользовалась уважением как в Турции, так и в Европе, именно ее сын после смерти отца стал султаном Османской империи, а ведь он был третьим ребенком Сулеймана Великолепного. Как ей все это удалось? С огромным трудом, конечно. Пока другие женщины в гареме плели кружева и интриги, Хюррем учила языки, изучала Коран, осваивала правила поведения. Она великолепно знала матчасть, возможно, лучше многих коренных жителей империи. Именно это позволило ей оперировать действующими законами в своих целях. А еще она никогда не изменяла одному правилу: кто первый принес новость, тот и прав. Хюррем не просто писала письма султану в походах, но и заботилась о том, чтобы другие письма до него не доходили. В итоге домой Сулейман возвращался со сложившимся мнением. И было оно в пользу любимой хасеки (титул жен и наложниц османских султанов).
«Хюррем Султан» всегда собрана и готова к любым неожиданностям. Ничего хорошего она от окружающих людей не ждет, но это ее не пугает и не останавливает. Она знает, как с ними работать эффективно и без ущерба для собственного психического здоровья. Кроме того, такой помощник знает наизусть все действующие в компании регламенты и процедуры. Ее невозможно ввести в заблуждение, заставить отступить от действующего протокола или напугать какими-либо санкциями. Потому что все существующие правила она знает лучше кого бы то ни было. Вполне вероятно, она даже сама их писала. Кроме того, такой специалист всегда стремится быть в курсе происходящего во всех отделах, докладывает руководителю обо всем, что от него пытаются скрыть. Она хорошо знает, когда и с какой просьбой к нему можно подойти и как донести ту или иную информацию. Чаще всего помощники этого типа преданы только своему шефу, ни с кем тесно не общаются, но умеют поддерживать хорошие отношения с теми, кого считают полезными общему делу.
Как общаться? Вообще, конечно, лучше бы сразу бежать. Но если нет выбора, не пытайтесь казаться умнее, чем вы есть на самом деле. Вас раскусят еще на подступах к приемной. Обращайтесь с конкретными предложениями и просьбами. Просите совета и помощи, такие люди любят тех, кому они помогли.
Грейс О’Мейл. Королева пиратов
Жила такая девушка в XVI веке в Ирландии. Дочь предводителя одного из самых влиятельных кланов. Каким-то образом ей удалось в поединке убить собственного брата и возглавить не только клан, но и пиратские походы. Грейс всегда сама вела команду на абордаж. Но и без того жизнь ее была полна приключений: то мужа убьют, то королева в замок посадит, а потом отпустит в обмен на подавление восстаний в родной Ирландии. Несмотря на двукратное заточение в замке, Грейс в итоге договорились с Елизаветой, что первая не трогает Британские суда, а вторая не трогает Грейс. Подобным образом королева пиратов развлекалась сорок лет, даже за Британию против Испании успела повоевать. Не женщина, а медоед.
Для справки: медоед – животное из семейства куньих. Бесстрашные и агрессивные животные с сильными передними лапами с длинными когтями. При нападении подобно скунсам испускают зловонный запах. Не имеют естественных врагов, а все, кто по глупости желают ими стать, быстро и сильно об этом жалеют.
Вот и секретари этого типа тоже не имеют врагов. Какие враги, если даже руководитель боится с ними связываться? Отдавать распоряжения «Грейс О'Мейл» мало у кого получится, приходится договариваться. Как правило, такие помощники являются по совместительству руководителями какой-либо службы в компании, наводят ужас на подчиненных и идеальный порядок в организации и никого не боятся. Но думать, что выражение «ни любви, ни тоски, ни жалости» хорошо их характеризует, неправильно. Они любят свое дело и преданы руководителю. Никого не жалеют и требуют лучший вариант из возможных – это правда. Но ведь это идет на пользу.
Как общаться? Издалека и с уважением. Лучше звонить по телефону. В приемную приходить с подарком. Не наезжать и не выяснять отношения. Даже если вы уверены, что требуете положенное. Ничего вам здесь не положено от слова совсем, и скоро вы и сами начнете так думать. Зато всегда можно предложить выгодное сотрудничество. Если у вас есть действительно толковая идея и нет сил или возможностей ее протолкнуть, имеет смысл объединиться с «Грейс О'Мейл». В этом случае успех компании обеспечен.
Грейс Келли. Княгиня Монако
Еще одна Грейс. Но на этот раз всемирно известная актриса, женщина необычайной красоты, вышедшая замуж за князя Монако. То есть вот она снималась у Хичкока, и все ее любили, а потом вышла замуж за князя Ренье III, и карьеру актрисы пришлось оставить, но ее все равно продолжали любить. Не то чтобы она чем-то прославилась, показала удивительную силу характера или спасала детей в Палестине. Что-то там не заладилось с мужем, и дети оказались вполне себе живые люди, а не картинка. Такая вот жизнь на виду у всех, без особых подвигов, зато подданным всегда есть, чем полюбоваться. Впрочем, в княжестве Монако и без Грейс было чем любоваться, и вообще там все и всегда хорошо себя чувствовали. Так иногда бывает. Живет себе красивая женщина, улаживает какие-то локальные конфликты, радует всех самой собой. И этого достаточно, потому что больше не надо, развернуться негде. Довольна ли эта женщина своей судьбой, ответить трудно, но ведь ее и не спрашивают.
В наше время такие «декоративные» помощники встречаются все реже. Их главная задача – производить впечатление своей внешностью. Красота тоже достоинство, ничем не хуже других, почему бы это преимущество не использовать. Их редко привлекают к решению действительно сложных и интересных задач. Но регулярно требуют улыбаться, даже когда печатаешь письмо и смотришь в монитор, потому что вдруг в приемную зайдут посетители. Когда руководитель заявляет «я хочу, чтобы гостей в приемной встречало солнышко» – это он говорит о том, что ему нужна «Грейс Келли». Достаточно того, что она просто будет радовать всех своим присутствием. В этом нет ничего плохого. Может, руководителю от помощника правда больше ничего не нужно, потому что он справляется с делами самостоятельно. Или все остальные функции выполняет другой помощник. Такое часто бывает. В последние годы представители сильного пола все чаще появляются на семинарах для помощников руководителей. Вся тяжелая, нервная, вредная работа ложится на их широкие плечи, а «Грейс» остается только сиять.
Как общаться? Льстить, улыбаться. Просить сделать «большое одолжение», даже если просите чашку кофе. В таком случае вам обеспечена приятная беседа ни о чем и красивая картинка для глаз. Иногда этого более чем достаточно.
Конечно, типов секретарей куда больше. Хороший секретарь при смене работы, руководителя, политической ситуации в стране, а также фазе луны может легко поменять одно амплуа на другое. Может также чередовать и совмещать, как двуликий Янус. Может быть многоликим, что недоступно Янусу. Словом, неблагодарное это дело – классифицировать секретарей и помощников. Очень уж легко ошибиться.