Пересортица — одна из ключевых проблем в сфере общепита, способная затруднить функционирование заведения: привести к убыткам, недовольству клиентов, даже снижению продуктивности сотрудников. В статье мы объясним, что представляет собой пересортица, каковы её причины и что можно предпринять, чтобы её избежать.
Что такое пересортица?
Пересортица — это несоответствие между фактическим наличием товара и данными учётной системы. Она возникает из-за неверной маркировки, неудачного размещения продуктов на складе, и ошибок при инвентаризации и других факторов (рассказываем о них ниже).
Примеры пересортицы — использование товаров, не зарегистрированных в учётной системе, или, например, недостачи или излишки, обнаруженные при инвентаризации. Обычно такие расхождения видны в учётной системе и выделены красным цветом.
Причины пересортицы
Ошибки в учётной системе
Регулярное обновление и правильное ведение учётной системы важно для предотвращения расхождений. Борьба с пересортицей начинается на этапе внедрения учётной системы: вы должны понимать, как продукты используются на кухне, чтобы сделать учёт точнее и отразить в системе реальные движения товаров.
Нарушения в инвентаризации
Инвентаризация сама по себе может стать причиной пересортицы из-за ошибок в процессе. Это приводит к накоплению неточностей в учётных данных.
Неправильное размещение товаров на складе
Склад должен быть организован логично, чтобы все продукты хранились на своих местах. Хаотичное размещение затрудняет поиск и учёт товаров.
Человеческий фактор
Ошибки часто происходят при приёмке и использовании продукции в ежедневной работе. Они могут быть результатом невнимательности или даже свидетельствовать о воровстве.
Как предотвратить пересортицу
Автоматизировать учёт
Современные программы для общепита автоматизируют процессы приёмки и списания продуктов, что делает учёт более точным и снижает вероятность пересортицы.
Организовать склад
Разработайте схему размещения товаров, маркируйте полки, холодильники и шкафы. Это поможет избежать ошибок, а ещё ускорит инвентаризацию.
Проводить инвентаризацию
Проводите инвентаризацию регулярно, чтобы своевременно выявлять расхождения между фактическими и учётными данными. Можно проводить инвентаризацию внепланово, например, если вы заподозрите пересортицу или обнаружите ошибки.
Работать с сотрудниками
Сотрудники должны понимать важность точного учёта и уметь правильно работать с учётной системой. Задача руководителя — следить за движением и использованием продуктов, чтобы исключить кражи и другие причины расхождений (например, замену дорогих ингредиентов более дешёвыми).
Ещё пара советов
Внедряйте чек-листы
Чек-листы для приёмки, инвентаризации и других процессов помогут наладить прозрачность и последовательность операций. Следование чек-листам предотвращает пропуск важных шагов.
Ведите журнала ошибок
Скорее всего, ошибки будут возникать в любом заведении, но их фиксация и анализ помогут выявить слабые места и устранить их.
Оптимизируйте маршруты движения товаров
Оптимизация маршрутов движения продукции на складе ускоряет их поиск и помогает проконтролировать их использование. Чем лучше вы понимаете движение товаров, тем меньше вероятность пересортицы.
Пересортица — серьёзная проблема для любого заведения, которая часто приводит к финансовым потерям или даже ухудшению репутации ресторана. Поэтому помните о ней и регулярно принимайте меры по её предотвращению, а DocsInBox поможет с учётом и инвентаризацией — подробности на сайте.