Статья о том, зачем руководителю вовлекать команду в принятие решений и как это сделать с помощью фасилитации — показываем на примерах.
Что такое фасилитация
Фасилитация — набор практик, которые помогают организовать групповое обсуждение с максимальной пользой. Методы фасилитации решают проблемы, которые обычно возникают при групповых обсуждениях, например, на совещаниях — потеря фокуса в дискуссии, неконструктивное обсуждение, невозможность прийти к общему решению.
В последнее время инструменты фасилитации все чаще используют в бизнесе в различных ситуациях. Это помогает принимать более качественные решения и достичь высокой вовлеченности персонала.
Почему руководители уходят от единоличных решений
Способ принятия решений зависит от модели лидерства руководителя. В традиционной модели руководитель несет ответственность за работу команды. Считается, что руководитель должен справиться с коммуникациями, когда команда состоит из 5–7 человек. Но в реальности точек контакта больше: это команда, клиенты, госорганы, производство, реклама и маркетинг, финансы, логистика и т. д. Развивать мышление и коммуникативные навыки бесполезно. У руководителя возникает чересчур много задач, которые он не успевает делать качественно и вовремя.
Упростить коммуникацию можно, построив иерархию связей:
Управление иерархической структурой имеет недостаток — на каждом уровне теряется около 15% информации. Вот простой пример: на производстве сломалось оборудование, срок ремонта пока неизвестен. В течение дня приедет сервисный инженер и оценит сроки и стоимость ремонта. Известно только, что максимальный срок замены неисправного узла — три месяца. Эту информацию член команды передает заместителю, а он руководителю. Руководитель услышал как «ремонт займет до трех месяцев» и откорректировал план выпуска продукции. Это оказалось ненужным, потому что в тот же день сервисный инженер заменил неисправную деталь.
В традиционной модели руководитель может принять некачественное решение, основываясь на неполной картине, но при этом он несет ответственность за работу всей команды.
Риски и нагрузка руководителей увеличиваются по еще одной причине — постоянно растет неопределенность деловой среды. В такой ситуации бесполезно искать точки опоры вне организации. Лучше обратиться к ресурсам команды и внедрить групповой процесс принятия решений. А это суть вовлекающей модели лидерства.
Вовлекающая модель лидерства
Члены команды с самого начала вкладывают собственные силы в решение проблемы. Это открывает возможности для самолидерства, растут ответственность и мотивация, увеличиваются эффективность и продуктивность, улучшается взаимопонимание между членами команды. Вовлекающая модель особенно эффективна при работе с комплексными задачами (проектами), потому что помогает лучше сопоставлять подзадачи друг с другом.
У вовлекающей модели есть недостатки. Любой сотрудник может предлагать свои идеи и продвигать их, из-за чего работа может казаться хаотичной. Руководителю нужны техники фасилитации, потому что они помогают упорядочить хаос. А еще фасилитация встреч позволяет находить качественные и творческие решения, которые раньше были недоступны.
Для чего нужна фасилитация в бизнесе: примеры ситуаций
В бизнесе есть несколько ситуаций, когда фасилитационная сессия точно будет полезной:
Кризис в компании или на рынке. Кризис — это слом шаблонов. То, что работало раньше, перестает работать. Вам нужно проанализировать ситуацию, оценить риски и составить план действий.
В этом случае техники фасилитации помогают не только найти выход из кризиса, но и снизить уровень тревоги. Люди начинают обсуждать риски, выплескивают негатив, но потом выходят в возможности, хотя вначале не были готовы говорить о каких-либо действиях.
Сессия стратегического планирования. Нужно совместно изучить изменения внешних условий или ситуацию внутри компании, затем составить детальный план работы. Вы понимаете в целом, что как должно развиваться ваше направление, но сомневаетесь насчет конкретных шагов.
Подведение итогов проекта или года, когда нужно проанализировать опыт и извлечь из него уроки. На фасилитационной сессии члены команды обсуждают, с какими трудностями столкнулись, фиксируют лучшие решения, отмечают неудачные. Обсуждение помогает выровнять общее представление о прошедших событиях. Это делает команду более сплоченной.
Корпоративный раскол. Компания растет, в нее приходит много новых сотрудников. Новенькие хотят привнести что-то свое, а сотрудники с опытом отстаивают хорошо работающие техники и правила. В таком случае важно обсудить, как сотрудники воспринимают одни и те же события, и разрешить конфликты.
Как использовать техники фасилитации в бизнесе
Планирование
Это сценарий фасилитации для сессии стратегического планирования. В результате обсуждения нужно получить детальный план по направлениям и вовлечь сотрудников в достижение целей компании.
Вот как провести фасилитацию:
- Озвучьте цели на период, к которым должно прийти подразделение (компания).
- Спросите участников или проведите голосование о том, как они воспринимают цели. Не стоит бояться, что участники скажут, что у них нет ресурсов. Этот вопрос служит мостиком, через который вы передаете цели участникам.
- Разделите участников на мини-группы. Каждой группе можно задать тему, например: рынок и клиенты, процессы и проекты, люди и компетенции.
- Запустите обсуждение методом обратного планирования: вы задаете цели на конец периода, а участникам нужно определить промежуточные цели поквартально и помесячно.
- Перемещайте участников по методу «Мировое кафе»: попросите участников пересесть за другие столы и обсудить другие темы. Перемещайте участников, пока каждый не поучаствует в обсуждении всех тем.
- Обсудите результаты и договоритесь о дальнейших шагах. Вы получите список задач, который расписан по направлениям и согласуется с задачами участников. Список можно будет передать в подразделения и расшить до детальных планов.
Антикризисная сессия
В кризисных ситуациях люди не знают что делать и чувствуют сильную тревогу. Фасилитационная сессия решает обе задачи: участники составляют план действий с учетом рисков, а само обсуждение снижает тревожность.
Как провести фасилитацию:
- Задайте контекст: расскажите в нескольких фразах, с какой целью собрались.
- Разделите участников на группы и попросите перечислить события, связанные с этой темой. События нужно собрать в три группы: свершившиеся события, события ближайшего будущего и события отдаленного будущего (квартал, год — зависит от горизонта планирования в компании).
- Используйте метод «Мировое кафе», если хотите глубоко погрузить людей в обсуждение и имеете достаточно времени.
- Попросите участников оценить события в формате «угрозы — возможности». Пусть каждый выскажет мнение о том, какие угрозы и какие возможности несет каждое событие.
- Ранжируйте события и выберите те, что произойдут с наибольшей вероятностью.
- Запустите мозговой штурм по генерации действий. Вопросы можно задавать в мягкой формулировке: «Что мы можем сделать в каждом случае?» или в более сухой: «Что мы будем делать в каждом случае?»
В результате дискуссии вы получите план действий, который учитывает риски.
Ретроспектива
Этот способ используют, чтобы закрыть проект или подвести итоги года, а также чтобы преодолеть корпоративный раскол. Ретроспективная сессия помогает команде выровнять общее представление о прошедших событиях, сплотить людей и извлечь полезный опыт из трудностей.
- Подготовьте визуализацию: выведите таймлайн (временную линию) за период, который хотите обсудить — неделю, месяц, год, длительность проекта.
- Разделите людей на группы и попросите вспомнить все события, которые происходили в команде за этот период.
- Попросите перенести события на карточки разных цветов так, чтобы цвета отражали эмоции. Например, на зеленые карточки можно записать позитивные и впечатляющие события, на красные негативные события, а на белые нейтральные.
- Переносите цветные карточки на временную шкалу. Получится цветовая палитра впечатлений. Посмотрите, как участники воспринимали события.
Иногда одно и то же событие попадает и на зеленую карточку, и на красную. Здесь стоит обсудить, почему одному человеку было хорошо, а другой был подавлен. Возможно, бизнес-процесс устраивает не всех участников, или чья-то работа не получила должного признания. - Обсудите в мини-группах события на красных карточках. Например, спросите участников: «Что нужно обсудить более подробно? Что нужно делать по-другому?»
В результате встречи вы получите список проблемных мест с возможными решениями. А открытое обсуждение поможет участникам лучше понимать друг друга в дальнейшей работе.
Как оценить результат фасилитации
Цель фасилитации — найти общее решение. Хорошее решение отвечает двум критериям: оно объективно удачное, и его разделяют члены команды. Оценивать результаты фасилитации стоит в этих двух аспектах — содержательном и эмоциональном.
Оценить содержание можно по тому, насколько вы достигли целей. Если проводили стратегическое планирование, то удалось ли составить подробный план действий? Если искали выход из кризиса, то удалось ли предложить решения, которые помогут компании? Если проводили ретроспективную сессию, то удалось ли определить проблемные моменты и найти решения? Оцените, насколько разнообразны предложенные решения.
Чтобы оценить результат на эмоциональном уровне, ответьте на вопросы:
- Удалось ли вовлечь в обсуждение всех участников?
- Какую позицию занимали участники? Все ли предлагали качественные решения, или некоторые «отсиживались в сторонке»?
- Готовы ли участники приступить к реализации решений?
- Как оценивают мероприятие сами участники? Попросите дать устный или письменный отзыв о том, насколько они удовлетворены результатами.
- Как изменились отношения между членами команды после фасилитации?
Как начать использовать фасилитацию в бизнесе
Если хотите применять технологии фасилитации, возможны два пути: привлечь специалиста на аутсорсе или освоить методы фасилитации самостоятельно. Какой вариант лучше — зависит от ваших задач. Если хотите проводить совещания с большей пользой, то осваивайте фасилитацию самостоятельно. Если у вас разовая или сложная задача, стоит пригласить на роль фасилитатора опытного специалиста.
Освоить инструменты фасилитации вы можете на двухдневном тренинге с Ириной Федькиной «Фасилитация для руководителей: как управлять групповым обсуждением». Там вы научитесь проектировать фасилитационные сессии под разные бизнес-задачи и проводить обсуждение.
HR-бизнес-партнерам и бизнес-тренерам Ирина Федькина преподает другой курс «Технологии и навыки проведения групповых обсуждений». Это первый этап обучения, где осваивают базовые методы фасилитации. А для тех, кто владеет базой, есть продвинутый курс обучения «Методы проведения стратегических и организационных сессий».
Специалисты ВЭШ помогут вам провести фасилитацию, если решите привлекать стороннего специалиста. Это хороший вариант, когда у вас сложная бизнес-задача: разработка ценностей компании, улучшение взаимодействия между отделами, фасилитация больших групп. Читайте подробности на этой странице.
Если нужно больше информации, чтобы принять решение, прочтите статью Ирины Федькиной «Как фасилитация помогает создать среду развития в компании».
