Если вы уже работаете с самозанятыми, то наверняка организовали с ними документооборот. Мы же в этой статье расскажем, как сделать его эффективнее и проще, дешевле по затратам для заказчика. Также вы узнаете, как начать работать с самозанятыми «с нуля». Для этого лучше оформить договор, где будут описаны все условия сотрудничества. Для обмена документами советуем использовать электронные сервисы. Хорошим выбором для вас станет «Добыто. КЭДО». Это модуль для кадровых задач, но вполне подойдет и для документооборота с самозанятыми.
Что включает документооборот с самозанятыми
Самозанятые – это не штатные сотрудники. Они будут работать не по трудовым, а по гражданско-правовым договорам. Из-за этого вам не нужно соблюдать нормы ТК РФ, учитывать права и гарантии самозанятых, как работников. Тем не менее, без оформления документов и обмена ими вашей компании не обойтись. Как минимум, документооборот будет включать:
- оформление одного постоянного договора или нескольких соглашений за время сотрудничества;
- подготовка документов на оплату услуг (работ), отчетности в ФНС;
- запрос и получение чеков, подтверждающих получение денег.
Для приема работ вы можете оформлять акты, хотя это не обязательно. Вместо этого можно использовать CRM или другие средства для автоматизации процессов.
Вы можете подбирать самозанятых по рекламным объявлениям, через профильные форумы, на биржах исполнителей или по рекомендациям партнеров по бизнесу. Учтите, что вам нельзя заключать договор со штатным сотрудником. В законе о самозанятых на этот случай введено ограничение. Таким способом государство защищает интересы персонала, чтобы работодатель не смог перевести их на схемы с договорами ГПХ.
Статус самозанятого очень легко проверить. Сам исполнитель может представить вам справку о постановке на учет. Она формируется за несколько секунд через приложение «Мой налог». По ИНН самозанятого вы можете проверить его статус через сервис ФНС. Если самозанятость не регистрировалась или уже закрыта, нужно работать по иной схеме налогообложения. Поэтому указанная проверка станет первым пунктом в вашем чек-листе.
Насколько выгоднее работать с самозанятыми, чем оформлять сотрудников в штат?Разъясняет эксперт. Это не совсем корректный вопрос. Самозанятым не заменить штатный персонал. Вы можете заказать только конкретные услуги и работы, но не передать трудовые функции. За необоснованную подмену сотрудников самозанятыми вам грозит крупный штраф. Но в целом, при заказе работ и услуг вы действительно сэкономите на налогах. Удерживать НДФЛ по ставке 13% не нужно, так как самозанятый сам платит налог (если иное не предусмотрено соглашением).
Кто обязан оформлять документы
В принципе, вы можете обойтись без заключения договора с самозанятым. Работы и услуги можно заказать через электронные сервисы (по сути, это тоже специальная схема договорных отношений). Тем не менее, для постоянного сотрудничества советуем подписать договор, особенно если вы первый раз заказываете работы у данного исполнителя.
С документами будете работать вы, как заказчик, и самозанятый, как исполнитель. Обязанности по документообороту распределяются так:
- ряд документов подписывают обе стороны (например, договор и акт);
- самозанятый направляет чеки по факту оплаты, а также иные документы, предусмотренные договором (к примеру, промежуточные акты после каждого этапа работ);
- вы ведете отчетность по выплатам самозанятому, можете взять на себя оформление проекта договора и других документов.
Самозанятые работают по Федеральному закону № 422-ФЗ. Почти все его статьи описывают порядок регистрации и уплаты налога. Но условий договора с самозанятыми в законе нет. Сторонам придется согласовать их самостоятельно, изложить в тексте документа. Примерный шаблон договора на работы или услуги есть в базе «Добыто. КЭДО». Этот сервис отлично подойдет и для всех процессов документооборота с самозанятым.
Какие услуги и работы можно заказать у самозанятого
Это действительно важный вопрос. В отношении самозанятых действует правило – «разрешено все, что не запрещено». В ст. 4 Закона № 422-ФЗ перечислены исключения по видам деятельности, которые не может вести самозанятый. Вот несколько примеров, которые часто встречаются на практике:
- торговля подакцизными товарами (исключение – некоторые напитки с содержанием сахара);
- продажа продукции, которая подпадает под маркировку в ИС «Честный знак»;
- перепродажа товаров (исключение – личные, домашние и иные бытовые вещи);
- услуги по доставке товаров (исключение – услуги с применением ККМ).
Уже указывали выше, но еще раз скажем – если ваш работник является самозанятым (это не запрещено законом), то заключить с ним договор нельзя. Есть и несколько других ограничений, при которых гражданин не сможет использовать схему налогообложения по самозанятости.
Чаще всего общая сумма выплат самозанятому за год не будет превышать лимита в 2 400 000 рублей. Но если исполнитель работает и с другими заказчиками, то может получить и больше. Это не сильно повлияет на исполнение задач по вашему договору. После превышения лимита самозанятый будет платить налог по общей ставке 13%.
Полезные документы для вашей работы
Документ Образец графика отпусков Скачать Образец личной карточки работника Скачать Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации Скачать Образец приказа о приеме на работу Скачать Образец табеля учета рабочего времени Скачать Образец штатного расписания Скачать Образец приказа о переходе на КЭДО Скачать Образец формы лицевого счета работника Скачать
Как вам организовать документооборот при работе с самозанятыми
Схема работы с самозанятыми всегда будет примерно одинакова. Вам, как заказчику, нужно:
- выбрать исполнителя для разовых или постоянных работ (услуг);
- проверить статус самозанятого;
- согласовать все условия работы, оформить и подписать договор;
- контролировать качество и сроки выполнения услуг или работ;
- принимать результат с оформлением актов или иными способами;
- оплачивать работу в соответствии с договором;
- запрашивать чеки на выплаты, проводить выплаты по бухгалтерии;
- указывать сведения о платежах самозанятому в отчетности для ФНС.
По умолчанию, налоговым агентом будет самозанятый. Вы можете договориться о компенсации расходов на налог, увеличить размер выплат на 6% (для юридических лиц). Страховые взносы по самозанятым платить не нужно.
Вы сами выбираете схему сотрудничества. Некоторые услуги можно выполнить только очно, с личным присутствием самозанятого. Но нередко работа будет вестись удаленно (например, заказ определенного контента). В любом случае, ничто не мешает оформлять документы в электронном виде. Поэтому далее мы будем описывать особенности документооборота именно в таком формате. Примеры из практики будут основаны на работе с сервисом «Добыто. КЭДО».
Заключаем договор на услуги и работы
Не будет останавливаться на этапе выбора самозанятого, хотя это тоже важная тема. Если специалист найден, и вам предстоит оформление договора, советуем указать в нем:
- общие сведения о сторонах;
- предмет договора – описание работ и услуг, которые будет выполнять самозанятый;
- объем работ или услуг, количество товара (если возможно определить на момент заключения договора);
- требования к качеству (чем подробнее их укажете, тем меньше споров возникнет при приемке работ или услуг);
- сроки сдачи результата (можно указать промежуточные даты);
- условия оплаты (по факту за весь результат, с предоплатой, периодические выплаты и т.д.);
- обязанности сторон (по обмену документами, по разрешению споров и т.д.);
- указание на сторону, которая будет исполнять обязанности налогового агента.
Естественно, это только примерный перечень условий. Вы можете расширять его без ограничений, по согласованию с самозанятым. Шаблон договора можно скачать в приложении к этой статье или найти в базе «Добыто. КЭДО».
Способ подписания договора зависит от схемы сотрудничества с самозанятым:
- личное подписание – при встрече с исполнителем, по почте или курьером;
- подписание ЭЦП – как заказчик, вы используете усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
Если у самозанятого нет ЭЦП, договор придется подписывать «вживую». Но можно использовать альтернативную схему. Исполнителя можно подключить к системе ЭДО, которую использует ваша компания. Там на самозанятого выпускается простая подпись (по сути, для этого хватит регистрации с открытием личного кабинета). Далее исполнитель будет получать и подписывать электронные документы. Работать с личным кабинетом ЭДО можно откуда угодно, даже из дома.
Есть ли типовая или унифицированная форма договора с самозанятым?Разъясняет эксперт. В отличие от многих кадровых документов, унифицированной формы договора с самозанятым нет. По сути, это обычное соглашение на работы и услуги, основанное на положениях Гражданского кодекса РФ. Главное, чтобы в договоре не было признаков трудовых отношений, иначе это создаст проблемы со стороны ФНС и ГТИ.
Постановка задач и контроль за их исполнением
На основании договора самозанятый начнет работу. Его задачи могут определяться следующим образом:
- в договоре можно сразу указать точный вид и итог работ, сроки сдачи результата и иные вопросы;
- в CRM можно давать задачи по мере необходимости (если в договоре указаны общие правила по однотипным работам и услугам);
- через онлайн-сервис можно общаться с самозанятым, обсуждать задачу, предлагать замечания;
- в системе можно принять результат, если это позволяет специфика работы или услуги (к примеру, если заказан мелкий ремонт, то результат принимают очно на месте, но документы можно оформить электронно).
При долгосрочном сотрудничестве сложно сразу указать в договоре объем работ и услуг. Они могут потребоваться прямо сейчас или в будущем. Через систему ЭДО вы сможете формировать задачи и размещать ТЗ, ставить сроки выполнения и контролировать их. Сервис покажет время до окончания задачи или нарушение сроков. Это намного удобнее, чем работать с бумажными документами.
Как принять работы у самозанятого удаленно и проверить их качество?Разъясняет эксперт. Это удобный формат, если специфика работы или услуги позволяет принять результат удаленно. Примером можно назвать оформление каких-либо документов, которые самозанятый направит по электронке или загрузит в поле задачи ЭДО. Вы проверите результат на соответствие ТЗ, подтвердите принятие или отправите на доработку. Система зафиксирует каждое действие, в том числе принятие в окончательном виде.
Как решаем вопросы с оплатой и подтверждением уплаты налога
После принятия всей работы или отдельного этапа желательно составить акт (на случай споров или налоговой проверки). Но его отсутствие не станет причиной для штрафа, если нет других нарушений. По оплате вы можете решать вопросы так:
- можно оплатить работы после их сдачи;
- часть суммы можно перевести предоплатой (самозанятый обязан отразить даже такое поступление в приложении «Мой налог»);
- с каждой выплаты от юридического лица самозанятый заплатит налог по ставке 6% (расчет и оплата ведется в приложении).
Советуем сразу запрашивать у самозанятого чек на поступившую выплату. Это важно на случай налоговой проверки. Если ИФНС увидит, что вы перечислили деньги за услуги, а самозанятый их не отразил в приложении, могут возникнуть проблемы. Но добросовестные исполнители обычно четко соблюдают правила учета выплат. Если самозанятый не заплатит налог, отраженный в приложении, вы отвечать за это не будете.
Подключение к системе электронного документооборота
Скорее всего, самозанятый знает обо всех преимуществах электронного документооборота (это одно из условий для успешной работы с заказчиками). Но некоторые исполнители с недоверием относятся к новым сервисам, бояться утечки персональных данных. Еще одной причиной для отказа может стать необходимость регистрации в незнакомой программе.
На практике все перечисленные причины для отказа необоснованны. Документы в дата-центре ЭДО лучше защищены, чем на серверах e-mail, на жестком диске компьютера или в памяти телефона. Подписывать документы самозанятый сможет с любого устройства. Каких-либо сложностей в регистрации не возникнет. Вы формируете ссылку-приглашение для подключения, по которой исполнитель войдет в систему.
Если самозанятый согласен подключиться к электронному документообороту, вы будете работать так (на примере «Добыто. КЭДО»):
- ваш кадровик создает документ и загружает его в систему (шаблон можно высылать всем исполнителям, с которым будет работать ваша компания);
- в рабочей области «Добыто. КЭДО» кадровик указывает получателя договора, сроки подписания и отправляет документ самозанятому
- самозанятому придет уведомление о новом документе;
- после подписания договор вступит в силу (распечатывать его не нужно);
- далее через «Добыто. КЭДО» можно загружать результат работы (если это возможно), обмениваться сообщениями и выполнять другие действия;
- по мере принятия работы бухгалтерия получит сведения для начисления и перевода выплат.
Для подписания электронных документов требуется электронная подпись. В «Добыто. КЭДО» можно удаленно выпускать простую подпись для сотрудников и самозанятых.
Подводим итоги
- Документооборот с самозанятыми вы можете вести на бумаге или электронно. Сюда может входить оформление договоров и актов, направление ТЗ и получение результата работы, пересылка чеков на оплату.
- В договоре с самозанятым вы должны указать конкретные услуги и работы, их объем, сроки выполнения и условия оплаты. Типовой шаблон рекомендуем взять в базе сервиса «Добыто. КЭДО».
- Вы упростите документооборот с самозанятым, если подключите его к системе ЭДО или КЭДО. Для работы с документами исполнителю нужно выпустить простую электронную подпись (если у него нет УКЭП или УНЭП).