Осваиваем декомпозицию целей на примере восхождения на гору, нарезания тортика и разработки мобильного приложения — и строим иерархическую структуру декомпозиции
Декомпозиция — это разбиение большого дела или проекта на маленькие части и распределение усилий на коротких отрезках.
Как работает декомпозиция
Мы часто ставим себе грандиозные цели, а потом не знаем, как к ним подступиться. Такой решенческий паралич. Исследования показывают, что тут помогает декомпозиция, потому что она позволяет:
🔹 Перестать бояться цели и побороть прокрастинацию
🔹 Обозначить приоритеты и делегировать задачи
🔹 Распределить ресурсы
🔹 Установить порядок действий и сроки
🔹 Спрогнозировать часть рисков
Поменять вектор движения в процессе с учётом ошибок и проблем
Понятие декомпозиции применяется в проджект-менеджменте. С декомпозиции в управлении проектом всё начинается, потому что результат — итог последовательных шагов.
Давай посмотрим, как это работает, на примере подъёма в гору. Допустим, у нас несложное восхождение — всего на один день. Но даже так сама мысль, что весь день придётся идти вверх, причиняет боль. А вот если представить восхождение, как последовательность из этапов «подъём-привал»? Например, 40 минут идём, 10 минут отдыхаем. Через три таких этапа большой привал на 30 минут с обедом, снова 40 минут идём, 10 минут отдыхаем. Делаем несколько таких циклов, и мы на вершине! Перед нами теперь несколько небольших восхождений — не так жутко.
Так, ясно, что ради результата надо совершить набор действий. А как проделать декомпозицию всё равно непонятно. Сейчас изучим принципы разбиения большого дела на маленькие — эти знания сможешь переложить и на управление большим проектом, и на личные цели, и на тортик, который надо порезать.
Правила и принципы декомпозиции
Что ж, раз так, давай нарежем тортик по правилам и принципам декомпозиции — и по дороге разберёмся, что и зачем мы делаем:
📎 Любая декомпозиция строится на принципе от общего к частному. Вначале нужно определить общий контур — окинуть взглядом глобальную задачу.
Посмотри на свой тортик сверху. Он большой или маленький, мягкий, как чизкейк, или твёрдый — с бисквитом или с безе. Оцени, с чем имеешь дело. Исходя из этого нужно будет подобрать нож, лопатку, тарелки. То есть инструменты декомпозиции.
📎 Определите результаты будущего проекта — что ты хочешь получить в самом конце.
Сколько гостей претендует на тортик? Восемь гостей — значит нам нужно восемь кусков.
📎 Затем эту задачу надо разбить на крупные группы промежуточных результатов, а эти группы разделить на более мелкие части. Суть в том, чтобы каждую группу разбить на простые задачи, которые можно выполнить относительно быстро — в течение рабочего дня.
Подели тортик посередине пополам. Потом — ещё пополам, перпендикулярно первой линии. Затем — пополам ещё каждую часть. Сначала можно не разрезая наметить ножом.
🔹 Для каждого этапа декомозиции надо составить описание, назначить общие дедлайны и ответственных за выполнение.
🔹Создай так называемые «рабочие пакеты» — наборы заданий, которые будут распределены по конкретным исполнителям. Средний рабочий пакет — это около 40 часов, одна рабочая неделя. Следовательно, нужно распределить подзадачи плюс-минус так, чтобы для команды появились набор заданий на каждую неделю.
Подготовь для торта тарелки, вилки, ложки, салфетки, чай. То, что поможет разделаться с кусками-задачками.
🔹 По итогам у тебя с командой получается декомпозированная структура работ — в своде правил проектного управления PMBOK это называется Work Breakdown Structure, WBS. Это иерархическая структура работы над проектом и визуализация декомпозиции — она поможет всем понимать планы.
Разрежь торт по намеченным линиям. Разложи кусочки по тарелкам, чай готов и разлит по чашкам, гости за столом и готовы приняться за тортик. Вся прекрасная картина чаепития готова. Ваши задачки поделены и готовы к выполнению.
❗Как понять, что декомпозиция состоялась? Когда алгоритм действий понятен без дальнейшего разбиения на подзадачи — тогда можно переставать декомпозировать.
Методы и техники декомпозиции
Декомпозиция перестанет казаться вызовом, если ты воспользуешься одним из способов визуализации и обработки своих планов — дальше рассказываем, как составить иерархическую WBS.
Поэтапный метод
🔨 Инструменты. Диаграмма Ганта, Канбан-доска, таск-менеджер, лист бумаги
📝 Как. Цель делится на этапы, которые выполняются поочерёдно. Сформулировать ожидаемый результат поможет ответ на вопрос «Что я хочу сделать/получить?»
🤔 Для чего. Для любых по размеру проектов, которые можно расписать как список задач в ежедневнике
Метод разделения измеримых показателей
🔨 Инструменты. Диаграмма Ганта, Канбан-доска, таск-менеджер, лист бумаги
📝 Как. Цель делится на этапы, которые выполняются поочерёдно, — вот только теперь этапы имеют не функциональное, а числовое значение. Сформулировать ожидаемый результат поможет ответ на вопрос «Сколько я хочу сделать/получить?»
🤔 Для чего. Для любых по размеру проектов, которое можно расписать как список задач в ежедневнике с числовым результатом, в том числе для личных целей.
Дерево зависимостей
🔨 Инструменты. Онлайн-доска, лист бумаги
📝 Как. Создаётся набор взаимозависимых сценариев, по которым будет достигаться цель при выполнении условий. Процесс разбивается на логические ветви, которые идут сверху вниз
🤔 Для чего. Для сложных, но небольших проектов, когда не получается разложить задачи на последовательные этапы или когда в деле много созависимостей
Интеллект-карты
🔨 Инструменты. Онлайн-доска, лист бумаги
📝 Как. Строится такой же сценарий дерева зависимостей, но отличается дизайн: ветви в методе интеллект-карт идут не сверху вниз, а от центра в стороны.
🤔 Для чего. Подойдёт для небольших проектов — крупные цели после метода интеллект-карты будут выглядеть громоздко. Да и пользоваться огромной схемой с большим количеством задач неудобно
Одношаговая декомпозиция
🔨 Инструменты. Диаграмма Ганта, Канбан-доска, таск-менеджер, лист бумаги
📝 Как. Декомпозируется не вся цель, а только первый этап. Определи, каким будет первый этап и что можно сделать в ближайщее время для достижения цели — ответом будет простая задача. Процедура повторяется, пока не достигнешь нужного результата
🤔 Для чего. Когда не работают многоуровневые методы декомпозиции, потому что при изменениях в одном этапе придётся переделывать остальные. Если в твоём случае условия выполнения задач уж слишком переменчивы, пробуй метод одного шага
Метод Брайана Трейси
Автор метода — известный бизнес-тренер Брайан Трейси, коуч личностного роста. Его метод больше основан на психологических техниках, чем на менеджерско-управленческих.
🔨 Инструменты. Диаграмма Ганта, Канбан-доска, таск-менеджер, онлайн-доски, лист бумаги, брейншторм с командой
📝 Как работает метод Брайана Трейси. Это 12 шагов, по которым нужно пройти вместе с масштабной целью:
- Понять цель и то, что её реально достичь.
- Определить, чем будет измеряться достижение цели.
- Записать желаемый результат на бумаге.
- Понимать личные выгоды от реализации цели.
- Определить доступные ресурсы и исходные показатели.
- Установить срок для достижения цели.
- Выявить возможные препятствия на пути к цели.
- Собрать дополнительную информацию.
- Составить список тех, кто поможет с достижением.
- Составить план действий.
- Визуализировать его.
🤔 Для чего. Подходит для масштабных проектов, когда необходимы первичный анализ, сбор информации и оценка возможных перспектив и рисков. Подходит для личных целей и жизненных планов
Ошибки декомпозиции, которых ты сможешь избежать
❌ Сложная структура. Излишне подробная инструкция масштабной цели всех только запутает.
❌ Отсутствие гибкости. Сделать и забыть — это не про декомпозицию. По мере выполнения промежуточных целей пересматривай план декомпозиции.
❌ Игнорирование внешних событий. Масштабные цели потребуют нескольких лет для достижения — за это время в мире столько всего произойдёт… Это надо учитывать.
❌ Отсутствие главного ответственного. Он следит за сроками, выступает связующим звеном, уточняет информацию, утверждает результаты. Чаще всего это проджект-менеджер.
❌ Декомпозиция даже простой цели. Не надо всё подряд декомпозировать. Если задача простая и с ней можно разобраться без деления на подзадачи, то и не надо тратить время на декомпозицию.
Практический пример декомпозиции с помощью WEEEK
Рассмотрим процесс декомпозиции и составим свой WBS на примере разработки мобильного приложения прямо в WEEEK.
Постановка глобальной цели
🔨 Что делаем. Собираем общую картину цели
На брейншторме или общекомандном созвоне определяемся, что мы намерены делать. В нашем случае — разрабатывать мобильное приложение. Здесь можно определить, что это за приложение это будет, кто заказчик и когда от нас ждут результат, каков общий бюджет и есть ли вся необходимая команда.
Создаём папку проектов
🔨 Что делаем. Первый этап декомпозиции — делим на этапы крупный проект
Тут надо разбить план разработки мобильного приложения на большие этапы. У нас будут вот такие: «Создание дизайна и отрисовка макета», «Создание прототипа и тестирование», «Разработка бэкенда и фронтенда», «Альфа-тестирование приложения». Мы не будем касаться релиза — пусть в нашей картине мира он останется на стороне заказчика.
В WEEEK мы сделаем папку с проектами «Разработка мобильного приложения», а внутрь включим все эти проекты — «Создание дизайна и отрисовка макета», «Создание прототипа и тестирование», «Разработка бекенда и фронтенда», «Альфа-тестирование приложения».
Декомпозируем проекты на этапы
🔨 Что делаем. Второй этап декомпозиции — бьём крупные этапы основного проекта на другие, более маленькие этапы
Теперь продумаем, что нужно сделать для каждого этапа. Разработка мобильного приложения — преимущественно линейный процесс: без дизайна не будет прототипа, а прототип пригодится непосредственно в разработке. Так что декомпозировать тоже можно последовательно.
Давай декомпозируем этап «Создание дизайна и отрисовка макета». Здесь нам нужно собрать референсы и сформировать мудборд; разработать дизайн-гайд вместе с цветами и шрифтами; отрисовать макеты нескольких основных экранов; согласовать их — и отрисовать остальные экраны.
Организуем это внутри проекта на досках. Именно вот так — по основным этапам — озаглавим каждую Канбан-доску.
Декомпозируем этапы на процессы
🔨 Что делаем. Третий этап декомпозиции — каждый этап внутри большого проекта бьётся на процессы
Спускаемся на уровень ниже. Процессы организуем внутри Канбан-досок, присвоив названия процессов колонкам. Здесь можно озаглавить колонки так, как удобнее команде. Часто достаточно основных шагов «Надо сделать», «В процессе», «Готово».
Но бывают и более сложные процессы, которые выбиваются из декомпозиции по умолчанию. Например, поиск референсов (этап с прошлого шага декомпозиции) может состоять из вот таких процессов: Конкурентный анализ; Подборка UI-элементов, цветов и шрифтов; Формирование мудборда; Утверждение у арт-директора.
Декомпозируем процессы
🔨 Что делаем. Четвёртый этап декомпозиции — процессы разбиваются на конкретные шаги с дедлайнами
Ну вот мы и достигли нижней ступени иерархии WBS — задача. Снова к первому большому этапу работы над мобильным приложением «Создание дизайна и отрисовка макета» — и к поиску референсов.
Давай на этой доске создадим такую задачу «Составить референс-библиотеку для дизайна». Первая колонка-процесс — конкурентный анализ. Задача ставится туда, ей назначается дата и исполнитель. По оценкам такую задачу можно выполнить за два рабочих дня. Эту оценку можно присвоить задаче вместе с датой дедлайна. Не забудь присвоить задаче исполнителя — или нескольких.
На этом этапе нужно провести конкурентный анализ в сфере вашего будущего приложения. Допустим, у нас приложение для доставки еды. Это всё ещё достаточно объёмная задача, как ни крути. Так что её можно ещё больше декомпозировать, добавив к задаче подзадачи. К примеру, первая подзадача «Найти 5 крупнейших конкурентов в России», вторая — «Найти 3 примеры крупных аналогов за границей», третья — «Собрать экраны-референсы конкурентов».
Работаем с декомпозицией
🔨 Что делаем. Следим за процессом и по необходимости корректируем курс
Чтобы удачно провести этот этап, можно подписаться на задачи — так ты будешь получать уведомления о любых изменениях, которые с ними происходят. Ну, и включить уведомления в WEEEK тоже не забудь. Ещё следить за прогрессом можно с помощью сервиса Аналитика — там получишь сводку по часам и занятости сотрудников.
