Обычно владелец или первый руководитель компании является главным решателем всех проблем в компании. Ну, может это и нормально, он самый опытный и лучше всех способен это делать. Вот только часто владельцы решают одни и те же “задачки”. В какой-то момент это начинает напоминать “День сурка”. Решаешь проблему, вроде бы решил, а нет. Спустя неделю или месяц она возвращается. И владелец опять вынужден решать ту же самую проблему. Знакомая ситуация?
Согласитесь, было бы здорово, если бы владелец мог, как рентгеном, просветить свою компанию, найти самую главную, самую жирную проблему, устранив которую, остальные исчезли бы сами. Мне кажется, подобная способность, будь она у владельца, позволила бы ему больше времени тратить на развитие компании, на стратегию, на разработку далеко идущих планов или на совершенствование продуктов компании. А не заниматься ежедневным тушением пожаров.
К счастью, такая технология есть. И далее я опишу, к каким результатам приводит применение данной технологии.
Для начала хочу поделиться одной историей. Я проводил аудит на одном производственном предприятии. Когда я пришел на предприятие, то там был целый букет проблем. Перечислю лишь основные: срывы сроков по заказам перед клиентами, низкие продажи, перебои с поставкой материалов, постоянная текучка кадров на производстве, низкая заработная плата у рабочих на производстве и еще масса проблем помельче. Отдельно хочу отметить состояние самого владельца. Вспомните случай, когда вы чувствовали безвыходность ситуации. Какое было ощущение? Вот также и здесь. Вроде бы продукт у компании шикарный, сотрудники есть, да и не глупые, но проблемы не уходят. Это постоянный стресс, то нет продаж, и все усилия тратятся на продажи. Когда есть продажи, производственники срывают сроки. Надо постоянно контролировать технарей (сотрудники производства), а когда много объемов, не хватает людей, их надо быстро нанять и обучить. Пока все это решал, продажи упали, ведь менеджеры были заняты улаживанием проблем с клиентами по срокам. Низкие продажи привели к тому, что рабочие получили низкую зарплату, а некоторые из них уволились. И так по кругу, бесконечная череда проблем. Решил одну - появилась следующая. Решил эту - тебя уже другая поджидает. Как остановить этот порочный круг?
Мы решили начать с бизнес-аудита. В процессе бизнес-аудита я пообщался со всеми ключевыми сотрудниками, начиная от владельца завода, затем с исполнительным директором, далее бухгалтерия, сотрудники производства, лаборатория и ,конечно же, сотрудники отдела продаж. В результате подробного опроса ключевых сотрудников был составлен обширный перечень всех проблем в компании, которые существовали на текущий момент. Список получился более чем из 50 проблем разного размера.
Дальнейший анализ этих проблем позволил выявить причинно-следственные связи. Понять, как эти проблемы связаны между собой. Выяснить, откуда эти проблемы берут свое начало. На этом шаге для меня важно было найти одну самую главную проблему. Ту, которая порождает все остальные проблемы. И я обнаружил следующее: когда менеджеры оформляли заказы от клиентов, они согласовывали сроки поставки с клиентом и ставили их на бумаге, а в учетной системе (в компьютере) они нигде не отражались. Далее, эти сроки они называли сотрудникам производства, но делали это чаще устно, иногда на бумаге. И уже сотрудники производства должны были следить, чтобы заказы поступали к клиентам в заданные сроки. В компании не было инструмента, который бы позволял контролировать сроки по всем клиентам и по всем заказам. В КОМПАНИИ НИКТО НЕ КОНТРОЛИРОВАЛ СРОКИ ПОСТАВКИ КЛИЕНТАМ. В результате это приводило к описанным выше проблемам: срывы сроков поставки, неритмичная загрузка производства (то мало работы, то очень много), периодические провалы по заработной плате, текучка персонала. В итоге все сотрудники компании были заняты устранением симптомов проблемы. Сколько ресурсов было потрачено зря! Усилия менеджеров на улаживание клиентов, усилия отдела персонала на найм рабочих, время руководителя на обучение рабочих. А еще снабженец, который постоянно тушит пожары из-за нехватки материалов, и еще много других ресурсов. При этом никто в компании не занимался устранением главной причины - наладить контроль за сроками по заказам.
Когда причина была найдена, я провел дополнительный анализ, собрал данные по реальной загрузке производства в сравнении с оптимальной загрузкой. Выявил, что если компания начнет контролировать сроки по заказам и будет удобный инструмент, то исчезнут срывы сроков поставки. Менеджерам станет легче продавать (на текущий момент у менеджеров была такая точка зрения: зачем продавать больше, если производство не может выполнить даже эти заказы). Продажи вырастут примерно на 30%, производство с этим справится. Более того, появится ритмичная и равномерная загрузка производства. Это, в свою очередь, решит проблему заработной платы рабочих. Рабочие перестанут увольняться, это высвободит время отдела персонала и руководителя, ему не надо будет тратить время на обучение рабочих. Даже снабженцу станет легче, ведь теперь деятельность всей компании станет планомерной, и он сможет планировать свою работу. А владелец сможет свое время потратить на развитие компании. Главное, что большая часть проблем исчезнет сама по себе.
Следующим этапом я разработал и запустил систему контроля сроков, а на основе этого была создана система планирования по заказам. Что позволило в корне исключить срывы сроков. Но это было бы невозможно, не проведя такой всесторонний аудит деятельности компании.
Из этой истории можно сделать несколько выводов.
- Если устранять симптомы проблемы, но не трогать саму проблему, то это не приведет к значительным улучшениям. При этом много денег, времени и нервов будет потрачено зря.
- Потребность в коренных изменениях появляется тогда, когда изначальная проблема долгое время не устраняется.
- Первоначальная проблема сама по себе достаточно маленькая, для ее устранения не требуется много усилий, а вот чтобы справиться с последствиями проблемы, вот здесь уже нужны большие ресурсы. Обычно над устранением симптомов уже работает вся компания.
- Устранение правильной причины не только позволяет сэкономить ресурсы, но и приводит к значительному росту. Ведь теперь усилия сотрудников направлены в правильное русло.
Другим позитивным моментов при проведении аудита и нахождении правильной причины проблемы является то, что сотрудники начинают сотрудничать, работая над устранением этой проблемы. Вы только представьте себе, сколько времени и нервов они уже потратили на устранение симптомов. Конечно же, эта проблема уже всех достала. И, конечно же, когда они на основе фактов видят, что является корнем проблемы, то это лучшая мотивация чтобы работать над ее устранением.
Глядя на этот пример, может сложиться впечатление, что это достаточно простая технология и ее может применить каждый. К сожалению, это только так кажется. Я не могу сказать, что эта технология является очень уж сложной. Нет, дело не в этом. Просто владелец самостоятельно не может смотреть в свою область и объективно воспринимать происходящее там. Дело в том, что сама область и все, что там происходит, как хорошее, так и плохое - это результат работы владельца. А каждый результат очень дорог владельцу. И, конечно же, ему сложно смотреть критично на результаты своей работы, тем более если они дались с огромным трудом.
За последний год я провел аналогичный бизнес-аудит более чем в 15 компаниях. И что интересно, основная проблема всегда была разной. Настоящие проблемы бывают из разных областей. Где-то они связаны с финансами, где-то проблема в системе планирования. Часто бывает, что проблема связана со структурой и организацией внутри самой компании. А иногда проблема кроется в конкретном сотруднике, который негативно влияет на всю компанию. Но проблема всегда находится. И всегда есть факты и причинно-следственные связи, которые указывают именно на эту проблему. Поразительно то, что каждый раз во время подобного аудита владелец при первом разговоре, даже не называет это проблемой. А потом, когда на это указывают факты, а с фактами сложно спорить, владелец нехотя, но соглашается.
У бизнес-аудита есть конкретные результаты.
- Это найденная настоящая проблема бед в компании, из-за которых компания не может работать слаженно и развиваться.
- Это гениальная идея, воплощение которой позволит устранить и саму проблему, и ее симптомы и приведет к расширению деятельности.
На основе гениальной идеи разрабатывается подробный план, как устранить эту проблему и какие ресурсы предстоит использовать. Обычно текущих ресурсов достаточно для устранения этой проблемы силами компании. В плане нет идей, типа накопить миллион долларов за год и купить новый станок. Нет, все гораздо проще. Устранение главной проблемы в вышеприведенной истории заняло всего пару месяцев. Часто бывает такое, что когда владелец получает этот план на руки и читает его, то он уже видит, как самостоятельно он может справиться с этой проблемой. И в большинстве случаев это действительно так. Владелец сам способен устранить главную проблему. Редко бывает, что нужны какие-то сторонние специалисты.
Обычно устранение главной проблемы занимает немного времени - от недели до месяца, хотя бывает, что и несколько месяцев. Но в тот момент, как эта главная проблема будет устранена, в компании появится новое узкое место, которое будет сдерживать развитие компании. При этом деятельность компании будет находиться на совершенно другом уровне. Идеальным является проводить подобные аудиты время от времени, чтобы каждый раз находить новое узкое место и устранять его. Это как делать у автомобиля плановое техническое обслуживание, чтобы автомобиль служил долго и не ломался. Подобные аудиты - это путь к постоянному развитию компании, это путь к высоким доходам и свободе владельца.
В этой статье я постарался максимально подробно освятить что такое бизнес-аудит, как он проводится и к каким результатам в компании приводит проведение подобных аудитов. Если у вас остались вопросы, вы можете задать их мне, написав на электронный адрес 89237250000@mail.ru или позвонив по телефону 89237250000 Науменко Кирилл. Я желаю вам уверенного развития вашего бизнеса и меньше проблем.
Подписывайтесь, чтобы читать дальше полезные статьи. Ставьте лайки и пишите комментарии, задавайте вопросы!
Подписывайтесь на наши соц.сети и оставайтесь с нами:
Tg-канал: Kirill_Naumenko_order
E-xecutive: Кирилл Науменко