Наша компания 1С-КПД уже 15 лет автоматизирует документооборот и бизнес-процессы. Обычно мы предлагаем клиентам начинать с предпроектного обследования (без него можно обойтись лишь в небольших по масштабу проектах автоматизации «из коробки»).
Часть клиентов возражают: с их точки зрения предпроект – это лишняя нагрузка на бюджет и потеря времени. Ведь система нужна им «еще вчера». Почему сразу не начать с внедрения? Зачем затягивать процесс, если они доверяют нашим компетенциям? Ведь мы наверняка разберемся со всеми подводными камнями, которые встретятся по пути!
Но, с нашей точки зрения, предпроектное обследование – отличная инвестиция, которая как раз и защищает заказчика от возможных потерь времени и денег. Она значительно снижает риски проекта внедрения и резко повышает шансы на успешную автоматизацию документооборота.
Назовем три причины, почему эта инвестиция выгодна компаниям, внедряющим 1С:Документооборот.
Заказчику становятся известны точные границы проекта
В буквальном смысле под этими границами подразумевается:
- информация о текущем состоянии документооборота (форматах документов, регламентах, процессах их обработки и т.д.);
- перечень документов и процессов, подлежащих автоматизации.
Одна из задач предпроектного обследования – собрать и обобщить эти данные, тем самым предотвратив неограниченное разрастание проекта.
Если такие границы не установлены, обычно происходит следующая история. Уже в ходе внедрения ИТ-служба начинает получать от функциональных заказчиков многочисленные предложения по доработке системы. Возникают споры, компромиссы. Проект перепланируется на ходу, теряет управляемость, выходит за рамки бюджета, затягивается. И только когда с опозданием наступает этап промышленной эксплуатации, выясняется, что многие доработки были, на самом деле, не нужны: базовый функционал системы позволяет без них обойтись.
Предпроектное обследование – лучший способ избежать этих потерь, ограничив автоматизацию реальными потребностями компании.
Заказчик получает точную оценку стоимости проекта
Эти данные особенно важны, если заказчик собирается передать внедрение подрядчику.
В ситуации неопределенности подрядчики стараются заложить свои риски в стоимость услуг. Объективная оценка стоимости проекта от авторитетного консультанта позволяет сторонам провести продуктивные переговоры и построить хорошие рабочие отношения. Подрядчик сможет заранее оценить свои возможности, а также спланировать и провести работы, оптимизируя использование своих ресурсов. А заказчик избежит переплаты за риски подрядчика.
Заказчик получает точное описание требований к системе
Лучший способ привлечь в проект подходящего подрядчика среди множества возможных – выложить в открытом доступе точные параметры проекта. Отчет по результатам предпроектного обследования содержит описание общих функциональных требований к системе. Заказчик может разместить его на конкурсе по выбору поставщика программного обеспечения. И выбрать лучшего подрядчика среди тех, кто не пройдет мимо.
О том, как мы обеспечиваем точность и качество предпроектного обследования и как его заказать – читайте на нашем сайте.