Нередко документы нижних чинов были испещрены различными пометками. Одни из них были сделаны чернилами, другие – карандашом. Несмотря на невыразительность и неприглядность эти пометки порой являются весьма ценными для современного исследователя, т.к. содержат дополнительную информацию о военной службе человека. В частности, о его призыве на службу в случае мобилизации (как это было, например, во время польских событий 1863 – 1864 годов).
Кто именно и с какой целью их делал?
Работа различных должностных лиц с документами нижних чинов в 60 - 70-е годы XIX века (как в полковой канцелярии, так и на местах в губерниях) имела ряд особенностей.
Первое. Послужные списки при увольнении нижних чинов в бессрочный и временный отпуски или отставку составлялись поначалу в виде «черновиков» со слов самих нижних чинов.
Потом, после многократных сверок с казёнными учреждениями и подтверждений вышестоящего начальства, превращались в подлинники, которые и отправлялись из воинской канцелярии в адрес Губернского Воинского Начальника.
Второе. Вместе с послужным списком нижнему чину вручался на руки билет на бессрочный или временный отпуск, в котором отмечались дата и место выдачи билета,
а также место, которое нижний чин избрал себе для постоянного жительства.
Об избрании места жительства ставилась отметка и на послужном списке.
Третье. Основная сверка производилась с ревизскими отделениями Казённых Палат тех губерний, откуда нижние чины поступали в военную службу. Они подтверждали точную дату принятия в рекруты. Это требовалось для того, чтобы солдата не отпустили раньше времени. Для этого в полковую канцелярию из Казённой Палаты присылалась копия формулярного списка, который составлялся при приёме рекрута. На время проведения набора в губернии при обычных наборах открывалось 2-3, а при усиленных или чрезвычайных 4-5 Рекрутских Присутствий.
Иногда запрос делали в связи с утратой подлинных документов.
Так, в запросе из Управления Рязанского Губернского Воинского Начальника в ревизское отделение Рязанской Губернской Казённой Палаты от июля 1869 года за № 22866, говорилось:
«… Числящийся в запасных войсках Рязанской губернии рядовой Л.-гв. Гатчинского полка Иван Тимофеев по послужному списку значится принятым в рекруты 16 февраля 1855 года из крестьян Рязанской губернии и уезда с. Ходынина. Управление просит Ревизское отделение Рязанской Казённой Палаты по справке уведомить на сём же: действительно ли Тимофеев значится принятым в рекруты 16 февраля 1855 года, и сколько имел от роду лет.
Справка эта требуется по случаю утраты подлинного рекрутского формулярного списка.
Правитель Канцелярии коллежский асессор (подпись)…».
Четвёртое. При прибытии нижнего чина в место, которое он себе избрал для проживания, тот был обязан явиться в Уездное Полицейское Управление, которое делало специальную отметку на послужном списке и на билете.
Так, на послужном списке рядового 97-го пехотного Лифляндского полка Сергея Иванова стоит отметка:
«… прибыл на родину 18 сентября 1864 года. Уведомление Раненбургского Полицейского Управления от 8 октября № 7107. с. Троицком…».
На билете того же Иванова ставилась похожая надпись:
«…1864 года Сентября 18 дня билет этот в Раненбургском Полицейском Управлении явлен и в книгу под № 10 записан. Столоначальник (подпись)…».
Пятое. Указ об отставке выдавался на руки, в результате на послужном списке ставилась отметка о выдаче.
Так, на послужном списке рядового 40-го пехотного Колыванского полка Дмитрия Иванова, составленном 8-го сентября 1864 года, есть следующая надпись:
«… Указ (об отставке) выдан января 1 дня 1869 года № 767 подлинном подписом Рязанский Губернский Воинский Начальник Полковник Карицкий.
Верно: Делопроизводитель поручик (подпись)…».
Шестое. Когда нижний чин выходил в отставку его билет на бессрочный отпуск погашался, перечёркивался.
Военный чиновник на местах, каким с 1862 года являлся Губернский Воинский Начальник, не имел возможности (и надобности) переписывать набело каждый раз документы нижних чинов. Проще было делать различные пометы на самих документах. К тому же, эти самые документы подлежали в итоге уничтожению в его же Управлении и силами подчинённых ему людей (срок их хранения не определялся).