Процедура, предшествующая непосредственному увольнению нижних чинов в бессрочный отпуск, была прописана в «Положении об увольнении нижних чинов военно-сухопутного ведомства в бессрочный отпуск», Высочайше утверждённом 30-го августа 1834 года, в частности, в Главе III.
Так, в первом квартале, именуемом «январской третью года», всем нижним чинам, выслуживающим беспорочно к 1-му сентября 20-летний срок, в резервных батальонах, эскадронах и батареях составлялись полные формулярные списки по определённой форме, утверждённой Положением «О сокращении переписки в войсках» от 15-го августа 1833 года.
На списках нижних чинов, увольняемых в бессрочный отпуск, надписывалось: «кто именно куда намерен отправиться в отпуск, т.е. в место ли родины, или в другую Губернию».
Командиры полков, отдельных резервных батальонов и артиллерийских батарей обязаны были строго поверять списки, «дабы отнюдь не могли воспользоваться бессрочным отпуском чины, коим оный не следует».
Поверка списков заключалась в двух видах. Первый осуществлялся непосредственно в воинских частях, где командиры «чрез справки с делами и формулярными списками» удостоверялись, что нижние чины не подвергались штрафам, лишающим их права на отставку. Второй заключался в «в удостоверении, что нижние чины, предназначаемые к увольнению в бессрочный отпуск, действительно состоят в службе 20 лет». Этот вид производился «чрез сношение» с Казёнными Палатами тех губерний, откуда нижние чины поступали на службу, и состоял «в засвидетельствовании Палат: точно ли нижние чины отданы в рекруты того года, месяца и числа, как показано в формулярных списках».
Эти сношения с Казёнными Палатами должны были совершаться за год до увольнения нижних чинов, чтобы «в определённое на то время, не могло встретиться остановки». За этим наблюдали гражданские Губернаторы на местах.
Списки эти должны быть проверяемы Командирами полков, отдельных резервных батальонов и артиллерийских батарей, после чего отправлялись на проверку в бригадные и дивизионные штабы и, наконец, в штабы корпусов и резервных дивизий.
Начальственная поверка должна была заключаться «в исчислении службы нижних чинов, то есть, действительно ли они с поступления в оную прослужили определённые 20 лет, и в рассмотрении, не подвергались ли штрафам, лишающим права на отставку и на награждение знаком Св. Анны».
По окончательной поверке списков в корпусных штабах и штабах резервных дивизий, Корпусные Командиры и Командующие резервными дивизиями, разрешали увольнение нижних чинов в бессрочный отпуск.
****
О том, в чём именно заключалась поверка вышестоящего начальства, повествует приказ Командира 18-й Артиллерийской бригады подполковника Силуанова Командиру Резервной № 3 батареи капитану Радзишевскому от 14-го июня 1835 года, к которому прилагалась «выписка найденным при поверке в бригадном штабе 18-й артиллерийской бригады в формулярных списках нижних чинов, подлежащих в сём году в бессрочный отпуск и отставку неверностям» .
В частности, эти неточности были следующими -
В батарейной № 4-го батарее
1., У фейерверкеров Семёнова и Яковлева засвидетельствованы бывшие пропуски и подчистки.
2., Название уезда в формуляре Семёнова неправильно.
3., Переформирование 17-й бригады в 13-ю показано ненадлежащее и есть ли дети – не упомянуто.
4., У фейерверкера Амелина пропущено в какой роте переименован в канониры и где находятся жена и дочь.
5., У цирульника Кавки верхний лист от сургуча и чернил запачкан.
В лёгкой № 7-го батарее
1., У младшего канонира Никитина не прописано, куда он желает быть уволен в отставку.
2., Дело Смоленской Казённой Палаты показано, что отбито, а из отзыва Смоленской Палаты за № 643 значится, что оные истреблены нашествием неприятеля.
3., Заголовок формулярного списка об отпускных написан неясно.
В лёгкой № 8-го батарее
1., Без всякой надобности представлено формулярных списков 5 экземпляров.
2., У Васильева переводы подчищены на вскос бумаги и сделаны латки. У Хазова в походе переправка не аккуратная, и черницы расплылись, у Зазучи чин помещицы никак нельзя разобрать.
В резервной № 3-го батарее
1., У фейерверкера Волкова бытность в Варшавском герцогстве показана с 8-го сентября 1813 по 30-е октября 1834 г.г.
2., У Терентьева пропущено в походе княжество Силезия.
Против каждого замеченной неточности ставилась пометка начальства: «исправить как следует», «переписать чисто» или «исправить и пояснить».