Преамбула
В последний год бакалавриата в Вышке главной проблемой всего студенческого сообщества было решение, на какое направление магистратуры пойти. В тот момент я для себя решил пойти на страт-менеджмент. Программу управления проектами я считал скучной и малоприменимой. Большая ошибка!
На своем канале я уже писал, что за свою карьеру успел попробовать себя на разных позициях и роялях. Штука в том, что независимо от того, в какой функции и роли я работал, изрядную долю времени занимали именно проекты: новые запуски, тесты материалов, стройки века, интервенции с поставщиками. Жизнь меня быстро научила, что или ты оперативно познаёшь искусство проджект-менеджмента, или будешь болтаться в неуправляемом хаосе задач, который рано или поздно выйдет из-под контроля и даст тебе по затылку.
Сила ума против силы мышц
Что меня поражает, так это то, что многие мои коллеги и партнёры упорно игнорируют простые и доступные инструменты и стараются управлять проектом силой «мышц». Как итог: безумные трудозатраты, отсутствие ясности действий, сорванные сроки и ярость вовлечённой команды.
От своих команд я стараюсь добиться использования простых базовых инструментов:
- Project charter
- Диаграмма Ганта
- Драмбит
Эти инструменты позволяют держать проект под жёстким контролем, адаптироваться под изменения и избежать излишнего стресса как исполнителя, так и всей команды. Причем не силой мышц, а исключительно мозгом
Charter (или устав) проекта
Хорошо составленный, продуманный и одобренный чартер сильно помогает разрулить проблемы до их возникновения. Из моего опыта — есть обязательный набор элементов, которые должны быть в любом чартере:
- Название. Заморочься и придумай что-то классное и вдохновляющее.
- Лидер. Чтобы всем было понятно, кто отвечает за проект end to end. Главное контактное лицо и точка сбора всей информации. По факту — временный директор всего мероприятия, которому должны подчиняться участники.
- Участники и их роли. Дарует понимание, кого вовлекать, когда и зачем. Позволяет максимально эффективно распределить задачи и не получить «сюрприз» в последний момент.
- Цели, деньги и KPI. Зачем мы всё это делаем? Сколько стоит? Краткая формулировка и цифровые измеримые показатели. Не можешь сформулировать — не начинай делать.
- Стратегия коммуникаций. С кем, как часто и о чём будете говорить. Как часто давать отчёт топ-менеджменту. В больших проектах чёткое расписание коммуникаций необходимо. Иначе будут приходить все подряд с вопросами «ну чё там».
- Риски. Указание слабых мест и как с этим бороться. Важно подсветить на берегу.
- Кто одобряет. Секция для того, чтобы большие начальники дали своё ОК на всё вышеизложенное. Они решают: выделят или нет запрашиваемый ресурс, радуют ли их KPI, согласны ли с бюджетом. Получи их подтверждение и в любой спорной ситуации с командой на руках будет козырь.
Документ однозначно очень нужен до старта любого проекта, чтобы определить правила игры и чтобы всё пошло гладко, а не через немогу (как чаще всего случается).
Диаграмма Ганта и магические принципы драмбита заслуживают отдельной статьи. А больше про бизнес и менеджмент пишу в своём канале