В интернете огромное количество статей на тему как выбрать офис для вашей компании и на что обращать внимание. В этой статье я дам советы, которые позволят вам более глубоко и тщательно подойти к этому процессу, а главное они имеют очень простую пошаговую структуру. То есть вы по сути можете скопировать их себе в таблицу и идти по ним последовательно, отмечая выполнение каждого шага.
Для удобства я объединю ряд шагов в группы, в результате каждой такой группы вы будет получать готовый документ, который сможете использовать в своей работе.
А. Составьте задание на поиск будущего офисного пространства.
1. Определите количество сотрудников, которые будут в нем размещаться.
2. Определите тип работы сотрудников: все закрепленные места, часть закреплённых мест, часть гибридных. Определить норматив использования рабочих мест при гибридном формате работы. Подумайте, нужны ли вам какие-то дополнительные места (коворкинги, места для стажеров и т.д.)
3. Примите во внимание прогнозируемый рост количества сотрудников в горизонте минимум 3-5 лет.
4. С учетом форматов работы и прогноза роста численности сотрудников рассчитайте требуемое количество рабочих мест.
5. Определите диапазон норматива площади на 1 рабочее место в рабочих пространствах (опен-спейсах и кабинетах). Здесь я говорю непосредственно о той площади помещений, где будут расположены рабочие места, без учета дополнительных инфраструктурных пространств. Согласно практике рынка, для комфортного размещения этот диапазон находится в интервале от 6 до 10 кв.м.)
6. Рассчитайте площадь, необходимую под рабочие места.
7. Определите требуемые дополнительные инфраструктурные пространства их параметры (количество переговорных и их площади, лектории, конференц-залы, кофе-поинты и т.д.). Оцените площадь, необходимую под эти пространства.
8. Сложите площадь на рабочие пространства и дополнительную инфраструктуру. Заложите коэффициент запаса 10-15% под технологические и вспомогательные помещения.
9. Оцените набор оборудования, которое будет работать в офисе и предварительно рассчитайте требуемую электрическую мощность. Особенно важно это, если у вас предполагаются мощные серверные, ЦОДы или другое электроемкое оборудование.
10. Определите максимальный совокупный бюджет, который ваша компания готова тратить на аренду и эксплуатацию офиса, от этого будет зависеть в каком диапазоне арендных ставок вы будете искать помещение.
11. Определите максимальный бюджет, который компания готова потратить на ремонт и оснащения офисов. От этого зависит, будете ли вы искать офис с готовой отделкой, с частичной отделкой или можете строить его из shell&core.
12. Определите принципы размещения, которые вас устроят: преимущественно кабинетная рассадка или открытые пространства, может комбинированный тип.
13. Определите тип бизнес-центров, которые устроят вашу компанию. Я не советую делать деление между классом А или В, так как часто различия между ними очень тонкие. Но вы должны точно понять, готовы ли арендовать в исторических зданиях и особняках, в небоскребах и т.д. Эти пожелания тоже зафиксируйте.
14. Локация. Определите районы, в которых вы готовы рассматривать бизнес-центры.
15. Транспортная доступность. Прежде всего здесь нужно смотреть на удаление офисов от остановок общественного транспорта. Если же вы готовы на удаленные локации, то смотрите на наличие шатл-басов и интервал их движения.
15. Определите потребность вашей организации в парковочных местах и зафиксируйте диапазон, который вас устроит.
Теперь у вас есть готовое полное техническое задание на подбор офисного пространства для вашей компании.
Б. Привлеките профессиональную компанию для поиска офиса. Занимаясь самостоятельным поиском офисов, вы потратите значительно больше времени на сбор информации, поиск нужных контактов и организацию встреч. Сразу зафиксируйте диапазоны параметров, по которым вы будете сравнивать различные варианты.
Советую вам сделать таблицу, где вы будете сравнивать различные варианты. В ней, помимо описанных выше параметров в следует добавить:
· Тип парковки (наземная крытая \ некрытая, подземная)
· Категория энергоснабжения (отдельно изучите особенности этого аспекта и определите, какая нужна вам)
· Доступная электрическая мощность на арендуемые помещения, кВт
· Суммарная возможность системы вентиляции по воздухообмену и воздухообмен, предусмотренный для арендуемых помещений, м3/час
· Наличие системы увлажнения воздуха
· Количество холода, отпускаемого на арендуемые помещения, кВт
· Нагрузка на межэтажные перекрытия (учтите, что даже обычная телефонная кабина площадью 1 кв.м весит почти 400 кг), кг\кв.м
· Количество интернет-провайдеров
· Наличие фальш-пола (фальш-пол вам позволит в будущем легко и просто менять расстановку рабочих мест без дополнительных затрат на прокладку новых кабель-каналов, штробления стен и полов)
Посоветуйтесь также с вашими ИТ-специалистами и службой корпоративной безопасности, которые также возможно добавят для вас критические параметры для поиска офиса.
В. Из предложенного списка выберите 3-4 варианта, которые наиболее подходят под ваши параметры и отправляйтесь на их просмотр. При осмотре БЦ особенно обращайте внимание на такие параметры как:
· Наличие профессиональной управляющей компании, опыт управляющей компании, какие услуги она оказывает и по какой цене, в том числе, на ваших, арендованных, площадях, такие, например, как уборка
· Лифты. Их количество, скорость, наличие очередей у лифтов в час пик
· Общая инфраструктура: столовые, кафе, социально-бытовые услуги
· Лобби и отделка общих зон. Соответствует ли он статусу и ожиданиям вашей компании
· Как организована система безопасности в офисе, насколько это соответствует вашим требованиями
· Видовые характеристики из окон
Г. Выбрав наиболее подходящие 1-2 варианта, вам необходимо запросить тестовую рассадку. Если вы работаете с профессиональной брокерской компании, то они сделают вам данную услугу бесплатно. Однако настаивайте на том, чтобы они сделали ее хоть и примерно, но по вашему заданию. Это нужно, чтобы вы убедились, что в выбранном помещении умещаются все рабочие места и необходимые помещения.
Если вы ищите самостоятельно, то за данной услугой придется обратиться к архитекторам. Еще один совет. Часто, крупные мебельные компании, специализирующиеся на офисном сегменте, тоже смогут вам бесплатно помочь, конечно если вы пообещаете рассмотреть их в рамках конкурса на закупку столов и стульев.
Д. Убедившись, что все ваши требования могут быть удовлетворены в одном из выбранных вариантов, приступайте к формальной стороне дела. Запросите официальное коммерческое предложение.
Скорее всего, арендодатель готов к небольшому торгу, поэтому проведите с ним переговоры и направьте ему официальное конт-предложение, где вы ему укажите ваши пожелания по коммерческим условиям. Не бойтесь торговаться и не соглашайтесь сразу на первое предложение.
Кроме того, помимо арендной ставки вы также должны обращать внимание на такие коммерческие условия как:
· Стоимость эксплуатационных расходов
· Наличие (значение) коэффициента общих площадей (это напрямую завышает вашу площадь, за которую вы будете платить)
· Ежегодная индексация арендной ставки
· Размер обеспечительного платежа
· Условия расторжения договора
· Стоимость аренды парковочных мест.
Для удобства постройте несложную финансовую модель стоимости совокупного владения офисом на весь срок аренды, где сравните итоговый ваш вариант с конкурентами. Часто так бывает, что наиболее привлекательный вариант после расчета такой модели получается сильно дороже по сравнению с другими офисами, так как имеет большой коэффициент общих площадей, высокую индексацию и т.д.
Е. Теперь, когда вы уверены, что вы выбрали экономически рациональный вариант офиса и готовы приступать к подписанию договора, запросите проект договора аренды и необходимые юридические документы. Основными являются: свидетельство о праве собственности, документы о компании-собственники, чтобы вы могли убедиться, что ваш контрагент вправе совершать сделку и вы «не окажитесь на улице через полгода».
Ж. При анализе договора аренды обращайте внимание на разграничение эксплуатационной ответственности (кто что и как будет эксплуатировать), на пункты про состояние офиса, в котором вы должны вернуть помещения, условия досрочного расторжения договора и т.д. Я не говорю о базовых параметрах, таких как порядок начисления арендой платы.
Д. Подписывайте договор, и читайте мою статью, как построить офис, где я рассказываю о привлечении архитекторов, консалтинговые и строительные компании, а также о том, чего лучше не забывать делать, чтобы построить классный офис.