Что такое акт выполненных работ
Акт выполненных работ — это ключевой документ, который подтверждает, что исполнитель полностью выполнил свои обязательства по договору. Он используется для формализации приемки работ или услуг, заказанных клиентом.
Иногда этот документ называют «акт сдачи-приемки выполненных работ/оказанных услуг». Важность таких документов особенно велика в контексте арбитражного судопроизводства, где они могут служить доказательством выполнения условий договора. Поэтому крайне важно тщательно и корректно оформлять эти акты.
Акт выполненных работ не является самостоятельным документом и должен быть тесно связан с договором, часто выступая в качестве одного из его приложений. В этом акте должны быть четко отражены условия сделки и требования к работе, выполнение которой ожидается от исполнителя.
В акте также важно зафиксировать факт передачи работы, её качество и возможные дефекты. При приемке работы заказчик может указать на полное или частичное исполнение требований договора, заявить об отсутствии претензий или составить список недочетов с указанием сроков для их устранения. Для исполнителя акт является возможностью подтвердить выполнение работ и получить оплату согласно условиям договора.
Например, договор может содержать положение: «Заказчик обязуется оплатить работу в течение 10 календарных дней после подписания акта выполненных работ». Это позволяет исполнителю планировать время поступления платежа после сдачи работы.
В каких случаях нужно составлять акт
Акт выполненных работ или оказанных услуг необходимо составлять в следующих случаях:
1. Когда заказчик и исполнитель заключили договор подряда, как это предусмотрено пунктом 2 статьи 720 Гражданского кодекса (ГК).
2. Когда исполнитель выполняет работы строительного характера, в соответствии с требованиями пункта 4 статьи 753 ГК.
3. Когда составление акта прямо предусмотрено условиями договора или требованиями законодательства. Например, Минфин России в письмах от 13.11.2009 № 03-03-06/1/750 и от 20.08.2007 № 03-03-06/1/576 дал разъяснения по этому вопросу
Важно, чтобы акт содержал все существенные сведения о выполненных работах или услугах, чтобы обеспечить юридическую защиту интересов обеих сторон.
Если стороны заключили договор купли-продажи или поставки товаров, работ, услуг, то составление акта выполненных работ не требуется. Вместо этого может использоваться товарная накладная ТОРГ-12.
Индивидуальные предприниматели не обязаны выписывать акт после оказания услуг или выполнения работы. Однако наличие такого документа может быть полезным при сотрудничестве с юридическими лицами. Например, компании типа ООО предпочитают вести дела с предпринимателями, которые регулярно выписывают акты выполненных работ, так как это упрощает отражение данных операций в бухгалтерских книгах и обеспечивает необходимую документацию для предоставления в налоговую инспекцию по запросу.
Акт выполненных работ также помогает компании подтвердить затраты или факт целевого использования бюджетных средств. Например, для бизнеса, применяющего упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «доходы минус расходы» или единый сельскохозяйственный налог, расходы на выполненные работы могут быть включены в себестоимость продукции, что позволяет снизить налоговую базу по налогу на прибыль.
Как составить
Хотя закон не предписывает строгой формы акта выполненных работ, организации вольны разработать собственный шаблон документа. Однако, в соответствии с пунктом 2 статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», определены обязательные реквизиты, которые должны быть включены в любой акт выполненных работ:
- - Название документа и дата его составления;
- - Полное наименование юридического лица или ФИО предпринимателя;
- - Детальное описание события хозяйственной жизни, включая вид и количество выполненных работ или оказанных услуг;
- - Качество и сроки выполнения работ или оказания услуг;
- - Единицы измерения, как количественные, так и денежные;
- - Должность и подпись лица, ответственного за оформление акта и приемку работ;
- - Должности и подписи руководителей сторон, участвующих в договоре.
Эти элементы должны быть четко указаны для обеспечения соответствия бухгалтерскому учету и юридической действительности документа.
Действительно, требования к оформлению акта выполненных работ распространяются также на индивидуальных предпринимателей (ИП), если они решают использовать такие акты в своей деятельности.
Рекомендуется оформлять акт выполненных работ, включая в него реквизитную и табличную части, чтобы обеспечить полноту и юридическую значимость документа.
В реквизитной части акта целесообразно указать ссылку на соответствующий договор, например: «Акт выполненных работ по договору оказания услуг № 1 от 11.01.2023». Это обеспечивает четкую привязку акта к конкретному договору и его условиям.
В табличной части акта следует отразить не только количество и стоимость выполненных работ, но и сроки их выполнения, а также требования к качеству выполненных работ или оказанных услуг. Это поможет детально документировать выполнение договорных обязательств и будет служить надежной основой при возможных спорах или проверках.
При оформлении акта выполненных работ важно включить следующие элементы:
- - Количество работ: следует указывать с точным обозначением единиц измерения (например, часы, единицы, килограммы).
- - Стоимость работ: можно указать общую стоимость с включенным НДС или выделить НДС в отдельную колонку, что обеспечит ясность в расчетах и соответствие бухгалтерским требованиям.
- - Срок выполнения: можно указать конечную дату выполнения или использовать формулировку, например, «в течение 10 календарных дней с момента заключения договора». Это предоставляет четкую временную рамку для исполнения обязательств.
- - Требования к качеству: заказчик может указать, что претензии к качеству выполненных работ отсутствуют, или же подробно перечислить обнаруженные недостатки, указав сроки для их исправления. Это помогает формализовать ожидания от качества выполненных работ и обеспечивает основу для возможных будущих претензий.
Форма КС-2, часто используемая в строительстве для оформления актов выполненных работ, была утверждена постановлением Госкомстата от 11 ноября 1999 года № 100 и по-прежнему актуальна. Однако, чтобы использовать эту форму, важно прописать соответствующее условие в договоре.
Законодательство допускает модификацию формы КС-2, например, путём включения более детального описания выполненных работ, сроков приемки и других примечаний. Однако любые такие изменения должны быть официально утверждены в тексте договора, и модифицированный образец акта должен быть приложен к договору как его неотъемлемая часть. Это требование соответствует положениям части 4 статьи 9 закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Необходимо оформить акт выполненных работ или оказанных услуг в двух копиях, по экземпляру для каждой стороны договора. В случае, если заказчик не удовлетворен объемом или качеством выполненных работ, он имеет право отказаться от подписания акта и запросить исправление выявленных недочетов. После внесения необходимых корректировок следует составить новый акт с обновленной датой.
Эксперты ПЭБ помогут подготовить и отправить акт выполненных работ. Квалифицированные бухгалтеры и юристы также предложат варианты для оптимизации налогов. Рассмотрите возможность аутсорсинга: первый месяц обслуживания предоставляется бесплатно.
Промежуточный акт выполненных работ
Заказчик имеет право принимать выполненные работы поэтапно, особенно в строительстве, что не противоречит пункту 1 статьи 708 Гражданского кодекса. Для каждого этапа следует составлять промежуточный акт выполненных работ, а по завершении всех этапов — итоговый акт.
Процесс составления итогового акта аналогичен оформлению обычного акта, включая все необходимые реквизиты, о которых было упомянуто ранее.
Важно! В договоре обязательно должна быть указана возможность поэтапного приема работ с оформлением промежуточных актов. Это условие позволит компании-заказчику принять к вычету НДС, начисленный на основании промежуточных актов. В противном случае налоговые органы могут оспорить правомерность таких вычетов.
Сопроводительное письмо к акту
При отправке акта выполненных работ контрагенту по почте полезно приложить сопроводительное письмо. Этот вспомогательный документ предоставляет дополнительную информацию получателю и выполняет несколько важных функций:
- Служит описью отправляемых документов и подтверждает факт их своевременной отправки. Это может быть критически важно при разрешении спорных ситуаций в суде.
- Предоставляет дополнительные сведения, например, может содержать уточнения относительно фактического адреса, на который следует направить ответное письмо.
Таким образом, сопроводительное письмо укрепляет юридическую сторону отправления документов и способствует более эффективному и точному обмену информацией между сторонами.
Поскольку унифицированная форма сопроводительного письма не существует, его можно оформить в виде обычного делового письма. Важно указать ФИО руководителя организации или лица, которому предназначается письмо.
Пример содержания сопроводительного письма может выглядеть следующим образом: «ООО «Лето» направляет Вам акты выполненных работ от 11.01.2023 № АВР-01 по договору оказания услуг от 12.12.2022 № 6-ПП для подписания с Вашей стороны. Просим вернуть подписанный нами экземпляр по адресу…».
Такой формат письма помогает обеспечить четкую и структурированную коммуникацию между сторонами, а также служит подтверждением отправки и содержания важных документов.
Как внести изменения в акт
При обнаружении ошибок в актах выполненных работ важно вносить корректировки должным образом, чтобы избежать возможных налоговых претензий со стороны Федеральной налоговой службы (ФНС). Неправильно оформленные документы могут быть интерпретированы как попытка уклонения от уплаты налогов.
Вот как правильно исправить ошибки в актах:
1. Не исправлять напрямую в уже существующих актах: Вместо исправлений в уже оформленных документах следует составить корректировочный акт. Для этого можно использовать стандартную форму акта, добавив в заголовок слово «корректировочный».
2. Утвердить процедуру корректировок во внутренних документах: Процесс внесения изменений должен быть четко регламентирован внутренней политикой компании и соответствующими регламентирующими документами, чтобы гарантировать правильность и единообразие подхода.
3.Согласовать изменения между сторонами договора: Любые корректировки должны быть согласованы с контрагентом. Обычно это делается путем составления дополнительного соглашения к основному договору, в котором должны быть четко указаны все изменения, такие как стоимость и объем выполненных работ.
Такой подход не только упрощает документооборот и укрепляет деловые отношения, но и обеспечивает юридическую защиту интересов компании в случае проверок со стороны налоговых органов.
Электронный акт выполненных работ
С 17 октября 2022 года компании получили возможность оформлять электронные акты о приемке выполненных работ. Федеральная налоговая служба (ФНС) выпустила соответствующий приказ от 28 июля 2022 года № ЕД-7-26/691@, в котором также рекомендованы два формата для электронных актов:
1. Согласно приказу ФНС от 19 декабря 2018 года № ММВ-7-15/820@.
2. Согласно приказу ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@.
Эти акты можно сформировать с помощью онлайн-сервисов бухгалтерии или программы 1C, что значительно упрощает процесс документооборота и ускоряет процедуру приемки работ.
Как создать акт выполненных работ в 1С
· Чтобы сформировать документ, перейдите в раздел меню «Продажи», затем выберите вкладку «Реализация (акты, накладные, УПД)».
· В пункте «Реализация» добавить новый документ «Услуги (акт, УПД)».
· При выборе соответствующего пункта открывается новый документ, в котором необходимо заполнить поля «Контрагент» и «Договор». Информация для поля «Контрагент» выбирается из предоставленного справочника. Сведения для поля «Договор» загружаются автоматически. Для заполнения табличной части документа используйте кнопку «Добавить».
· При заполнении документа откроется раздел «Номенклатура», который содержит два поля:
1. Наименование номенклатуры из договора — это поле заполняется автоматически на основе данных договора.
2. Поле для текстового описания услуги — здесь вы можете вручную добавить более детализированное описание оказываемой услуги. Всё, что вы введёте в это текстовое поле, будет отображено в акте. Чтобы сохранить введённые данные, необходимо нажать кнопку «Записать».
· После этого — создать «Счет-фактуру», если она нужна.
· Чтобы распечатать акт с введенными данными — надо нажать кнопку «Печать» и выбрать «Акт об оказании услуг».
Что еще стоит знать
1. Универсальный передаточный документ (УПД) может использоваться вместо акта выполненных работ и счет-фактуры. Однако, если в договоре прямо указана необходимость счет-фактуры или прилагается образец акта, то использование УПД должно быть оформлено через дополнительное соглашение.
2. Организации могут запросить акт выполненных работ от самозанятых или физических лиц. В акте важно указать реквизиты участников, сослаться на договор, в рамках которого оказаны услуги, описать наименование услуг и сроки их выполнения. Физические лица или плательщики налога на профессиональный доход должны включить в реквизиты свой ИНН и паспортные данные.
3. Даже подписанный акт выполненных работ может быть оспорен в суде. Например, если заказчик подписал акт «без замечаний», но затем в процессе использования выявил значительные дефекты. В таком случае рекомендуется сначала провести независимую экспертизу, чтобы оценить объем, ущерб и качество работы. С результатами экспертизы можно обратиться в суд, предварительно попытавшись урегулировать вопрос с исполнителем, направив ему досудебную претензию с данными экспертизы.
Образец акта выполненных работ
Образец акта выполненных работ можете скачать на сайте
Связаться (позвонить/написать) адвокату:
Whatsapp: Написать сообщение
Telegram: Написать сообщение
Telegram канал: @Lawyermoscow
Instagram: @jur.moscow
E-mail: 6333991@mail.ru
youtube канал: ссылка