Представьте, что ваш бизнес растет, но вместе с ним увеличиваются и затраты на персонал, оборудование, программное обеспечение. Как оптимизировать расходы, не жертвуя качеством работы? Ответ прост – аутсорсинг. Давайте разберемся, что это такое и какие проблемы он решает.
Что такое аутсорсинг и для чего он предназначен
Аутсорсинг – это передача определенных функций или целых бизнес-процессов сторонней компании, специализирующейся в данной области. Цель аутсорсинга – освободить ресурсы предприятия для основной деятельности, снизить затраты и получить качественные услуги от профессионалов своего дела.
Как устроен аутсорсинг и какие функции можно передать сторонней компании
Аутсорсинговая компания берет на себя выполнение определенных задач клиента на основании долгосрочного договора (обычно от года). Это могут быть как отдельные функции (например, бухгалтерский учет или IT-поддержка), так и целые бизнес-процессы (логистика, производство, клиентский сервис).
Важно, чтобы передаваемые на аутсорсинг функции не были ключевыми для бизнеса. То есть аутсорсить можно вспомогательные процессы, но не основную деятельность компании. В отдельных случаях аутсорсинг может проводиться вахтовым методом.
Какие компании пользуются аутсорсингом
Аутсорсинг востребован среди самых разных предприятий – от небольших фирм до крупных корпораций. Малый и средний бизнес таким образом оптимизирует расходы на неосновные функции. Стартапам аутсорсинг помогает быстро запустить проект без найма большого штата. А компании с неравномерной загрузкой (например, в ритейле) решают проблему сезонного спроса.
Виды аутсорсинга
По объему услуг аутсорсинг бывает:
- полным – сторонняя организация берет на себя бизнес-процесс целиком;
- выборочным – делегируется только часть функций;
- консультационным – бизнес сам занимается процессом и советуется с аутсорсинговой компанией только по определенным вопросам.
По функциям выделяют:
- бухгалтерский аутсорсинг – внешним специалистам передают функции бухгалтера;
- юридический аутсорсинг – подрядчики готовят договоры, проверяют надежность контрагента, помогают пройти проверку или защитить интересы компании в суде;
- маркетинговый аутсорсинг – делегируются исследования рынка, разные виды рекламы и продвижения, PR;
- HR-аутсорсинг – HR-специалисты подбирают сотрудников, помогают им адаптироваться, проводят тренинги и аттестации;
- аутсорсинг производства – передача одного или нескольких этапов производства подрядчику;
- логистический аутсорсинг – для организации хранения и доставки товаров заключают договор с логистическим оператором;
- IT-аутсорсинг – сторонним исполнителям поручают создание, обслуживание и модернизацию IT-инфраструктуры компании.
Отличие аутсорсинга от дропшиппинга, фриланса и аутстаффинга
Аутсорсинг часто путают со смежными понятиями. При дропшиппинге посредник продает товар поставщика, не имея его в наличии. Фрилансер выполняет разовые проекты без трудоустройства. А аутстаффинг – это вывод персонала за штат и оформление его в компании-провайдере.
В отличие от них, аутсорсинг предполагает передачу постоянных функций специализированной компании на основе длительного контракта.
Преимущества и недостатки аутсорсинга
Плюсы аутсорсинга:
- Сокращение расходов – заказчику не нужно платить работникам зарплату, оплачивать отпуск, больничный, выдавать выходные пособия при увольнении, тратить деньги на обучение персонала.
- Удобное масштабирование бизнеса – в периоды уменьшения спроса аутсорсинг позволит безболезненно сократить лишние рабочие места. А если нужно выйти на новый рынок, он поможет быстро нарастить ресурсы.
- Улучшение результатов – аутсорсинговые компании работают со многими клиентами, и у них есть готовые решения для разных сфер бизнеса. Доверять задачи опытным партнерам эффективнее, чем пытаться решить их самостоятельно.
- Простой контроль – аутсорсинг почти полностью освобождает заказчика от ответственности за бизнес-процесс. Не нужно беспокоиться из-за возможного срыва сроков, внезапного увольнения важного сотрудника, сбоя в программе. Любые проблемы решает исполнитель.
Минусы аутсорсинга:
- Риск утечки информации – привлекая к работе третьих лиц, не всегда можно быть уверенным в сохранности коммерческой тайны.
- Риск некачественной работы – поскольку заказчик не контролирует процесс, он не может вовремя отследить ошибки.
Как вашей компании перейти на аутсорсинг
Процесс делегирования бизнес-функций состоит из трех этапов.
Подготовка
Руководитель компании решает, какие функции и в каком объеме нужно передать на аутсорс, каких результатов и в какой срок нужно добиться, как измерять и оценивать эти результаты, сколько денег готова выделить компания. По данным анализа составляют техническое задание для подрядчика.
Выбор аутсорсера
Выбор лучше начать со сравнения предложений в нужной отрасли. Чтобы убедиться в надежности выбранного поставщика, соберите полную информацию о нем. Узнайте, сколько лет компания работает на рынке, почитайте отзывы, изучите рейтинги. Если есть возможность, лично посетите офис.
Организация работы на аутсорсе
После того как стороны договорились о сотрудничестве, они заключают договор. В нем прописывают условия, сроки, стоимость услуг, результаты, ответственность за нарушения. Компания-аутсорсер назначает менеджера, который курирует весь проект и общается с заказчиком. Он подбирает команду сотрудников, ставит им задачи, контролирует результаты на каждом этапе и готовит отчеты. Заказчик оплачивает услуги подрядчика по договору и следит за качеством работы в целом.
Выводы
Аутсорсинг – действенный инструмент оптимизации бизнеса за счет передачи непрофильных функций специализированным компаниям. Он помогает сократить издержки, получить профессиональные услуги и сфокусироваться на развитии своих сильных сторон. Но чтобы аутсорсинг принес пользу, нужно ответственно подойти к выбору провайдера и организации сотрудничества.
А как вы считаете, какие функции вашей компании было бы выгодно отдать на аутсорсинг? Поделитесь своим мнением в комментариях.
Читайте больше по теме на нашем сайте.