Что важно учесть при составлении своего чек-листа для выбора хорошего организатора для проведения вашего мероприятия, разберемся вместе со мной.
Пропишу вам пункты, которые важно включить, при желании можете добавить и свои или даже поделиться ими в комментариях (очень буду вам признательна за такую активность).
Итак, начнем.
Пункт №1 - портфолио организатора. Подойдет любое - и профессионально оформленное, и ссылка, ведущая на награды, благодарственные письма, фотоальбом организованных событий, и сообщество в соц. сетях.
Пункт №2 - соблюдение дедлайнов. Проверьте организатора - договоритесь о сроках созвона, отправки письма или встречи - пунктуален ли он? Если да, то это верный знак того, что он ответственно подойдет к организации.
Пункт №3 - релевантный опыт организатора. Вам нужно провести мероприятие для бизнесменов, а организатор имеет опыт только в проведении детских утренников и составлении аниме-программы? Не стоит рисковать и полагаться на теоретические знания, куда важнее опыт и практика.
Пункт №4 - наличие грамотных вопросов, блиц-опроса или анкетирования со стороны организатора. Обратите внимание, какие вопросы задает организатор, есть ли открытые вопросы, есть ли вопросы о целях, задачах, которые вы хотите достичь, образе результата, говорит ли он о том, каким должно быть ваше эмоциональное состояние до, во время и после мероприятия.
Пункт №5 - организатор должен быть понятным. Знает, что от него требуется, предоставляет отчеты, есть понимание, на что расходуются деньги заказчика. На вопросы он отвечает четко, не юлит.
Пункт №6 - приятный и душевный, еще и с эмпатией. Вести дело с такими людьми куда приятнее, пусть эти качества присутствуют.
Пункт№7 - проверка сценария. Сценарий должен быть готов заблаговременно, проверен заказчиком. После внесения дополнений и корректировок, финально согласован.
Пункт№8 - генеральная репетиция. Запланируйте выезд на площадку проведения, пусть прорепетирует все моменты со своей командой.
Пункт№9 - наличие плана Б, а лучше и В)) Мероприятие на открытом воздухе? Узнайте, что предусмотрел организатор из разряда "что если.." Что если пойдет дождь? Что если будет сильный ветер? На все нестандартные вопросы должны быть подготовленные ответы.
Пункт№10 - наличие наработанных связей с проверенными подрядчиками, предоставление спец. условий и привилегий. Организатор со связями - это находка! Он и договорится, с кем угодно, и условия предоставит вам отличные от конкурентов.
Конечно, не забываем, что организатор во время подготовки должен быть на связи с вами, а после своей работы - запрашивать обратную связь.
И напоследок, один лайфхак - добавьте балльную систему своему чек-листу, оцените в баллах каждый пункт и поймите, какой итоговый результат соответствует вашим требованиям.