У логистов транспортных компаний возникает частая проблема — как собрать задолженность с заказчика за уже организованную перевозку. Полностью отказаться от отсрочки нельзя — грузовладельцы привыкли работать именно так.
Разбираемся, что делать, если заказчик не хочет возвращать задолженность.
1. Контролировать задолженность с первого дня
Для контроля можно создать обычную таблицу в Excel и добавить несколько столбцов: клиент, сумма, непогашенные задолженности, причина задержки и предполагаемые даты оплаты. С этой таблицей работать так, как нужно в моменте. Например, с помощью фильтров отобразить данные по конкретному клиенту, посчитать всю дебиторку и решить, что делать дальше.
Если вы не хотите тратить время и силы на создание этой таблицы и/или понимаете, что ее довольно легко потерять, можно использовать готовое решение. В Умной Логистике, например, есть отчет о просроченных платежах, который формируется автоматически и включает всю необходимую информацию о ваших клиентах: актуальные задолженности, условия оплаты, статусы документов по перевозке и прочее.
2. Отправлять клиенту оформленные претензии
Логист может названивать клиенту каждый день, но намного эффективнее будет отправлять юридически грамотно составленные претензии. Это могут быть информационные письма, уведомления о приостановлении перевозок, предарбитражные уведомления и другие документы. Так клиент поймет серьезность ваших намерений и скорее всего попытается договориться.
Можно готовить такие документы с юристом, а можно воспользоваться системой выписки претензий в Умной Логистике. Нужно выбрать заказчика, рекомендуемый тип претензии и в один клик отправить готовый документ на почту грузовладельца.
3. Отказываться от сотрудничества с должниками
Установите для каждого клиента лимит задолженности. Если он исчерпан, обсудите с руководством возможность приостановить сотрудничество с данным заказчиком.
Когда заказчиков много и контролировать суммы задолженностей от каждого сложно, на помощь опять приходит Умная Логистика. С ее помощью можно установить лимит для каждого грузовладельца — таким образом, система не позволит логисту выйти за рамки выделенного ограничения.
Безусловно, важно сохранять отношения с клиентами, но если они идут в ущерб компании — их стоит поставить на паузу или прекратить.
___________________________
💭 Поделитесь опытом — как боретесь с дебиторкой?