Мы часто с головой ныряем в социальные сети в поисках интересной информации. Только вся ли она там правдивая? Недавно я и сам натолкнулся на совершенно противоречивые утверждения о подписании документов в нерабочее время. С этим сталкиваются многие, но не все знают как поступать правильно. Попробуем рассмотреть, какие правила следует соблюдать при подписании документов в нерабочее время, особенно если речь идет о финансовых документах.
Подписание документов в нерабочее время: правомерно ли?
Существует распространённый миф, что подписать важный документ в нерабочее время нельзя, так как это идёт вразрез с трудовым законодательством. Однако это утверждение не совсем верно. Давайте разберёмся, какие документы можно подписывать в нерабочее время, а какие – нет.
Нерабочее время регулируется различными нормативными актами, включая Трудовой кодекс, внутренние положения компании, коллективный договор и другие документы, определяющие рабочий процесс и правила работы. В Трудовом кодексе РФ в статье 100 регулируется продолжительность рабочего времени и определяются рамки рабочего дня.
Рабочим временем считается период, в течение которого работник обязан исполнять свои трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором. Нерабочим временем является всё время, кроме рабочего. Здесь вроде бы всё ясно и понятно.
Можно ли подписывать документы в нерабочее время?
Ответ на этот вопрос зависит от типа документа и его важности. Если документ не требует утверждения руководством и не влечёт за собой финансовых или юридических последствий, его можно подписать в нерабочее время. Например, это может быть:
- внутренние документы: заявления, докладные записки, отчёты;
- документы для подачи в сторонние организации: запросы, письма;
- личные документы: дарственные, завещания.
Финансовые документы, которые требуют утверждения руководством или могут повлечь финансовые обязательства, нельзя подписывать в нерабочее время. Сюда относятся:
- договоры,
- акты приёма-передачи,
- счета,
- платежные поручения.
Подписание документов в отпуске или на больничном
Нахождение в отпуске или на больничном не является рабочим временем. В этот период действует запрет на выполнение трудовых обязанностей, в том числе на подписание документов. То есть, если вы отвезёте в больницу сломавшему ногу бухгалтеру на подпись финансовые документы, а тот пошлёт вас далеко, то не обижайтесь, потому что вы пытались подставить этого человека под ответственность, хотя наверняка исходили из каких-то благих намерений или из производственной необходимости.
Решается всё очень просто: руководитель должен на время нахождения подписанта в больнице назначить на его место исполняющего обязанности с приданием ему всех необходимых функций, в том числе, и подписание финансовых или других документов.
Последствия нарушения
Если работник подписывает финансовый документ в нерабочее время, это может быть расценено как нарушение трудовой дисциплины. Последствиями могут быть:
- замечание,
- выговор,
- увольнение.
Подведём краткий итог
Подписание обычных документов в нерабочее время, как правило, допустимо. Однако подписывать финансовые документы или документы, требующие утверждения руководством, в нерабочее время нельзя. Это может повлечь за собой негативные последствия для работника.
Если у вас возникают сомнения, можно ли подписать тот или иной документ в нерабочее время, лучше проконсультироваться с руководством или юридическим отделом компании.