Наши постоянные читатели знают, что работодатели мигрантов сталкиваются с обязанностью заполнения множества документов. Одним из них является уведомление о заключении/расторжении договора с иностранцем, которое обязательно нужно подавать в МВД. И это крайне ответственный процесс, так как любая ошибка повлечет за собой штраф. И когда мы говорим об ошибке, мы имеем в виду не только правильность заполнения, но и прошивку документа. О требованиях к уведомлению и о том, как упростить ведение документации по иностранным сотрудникам расскажут в этой статье эксперты ЦенТрМиг.
Требования к уведомлениям
Все требования к заполнению и подаче уведомлений в МВД прописаны в соответствующих Приказах. Так форма и правила для уведомлений о заключении или прекращении договора с иностранным работником содержатся в Приказе МВД России от 30.07.2020 N 536 с изменениями от 22 ноября 2023 года. Вот полный список требований к такому уведомлению:
· Уведомление можно заполнять как от руки, так и на компьютере;
· Зачеркивания и исправления указанных в уведомлении сведений недопустимы;
· Наличие в документе ошибок или опечаток признается нарушением;
· В качестве сокращений допускаются только официальные аббревиатуры;
· Добавлять строки или клетки для заполнения нельзя – это считается нарушением. Лучше взять дополнительные листы по утвержденной форме;
· Каждый лист обязательно нужно пронумеровать, затем сшить и заверить.
Сама форма уведомления состоит из четырех страниц на двух листах, поэтому даже если вам не пришлось добавлять дополнительные листы, документ придется сшивать. Для сшивания листов бланка уведомления применяются стандартные правила сшивания документов:
· Разложите листы в нужном порядке: верхние – основные, нижние – дополнительные. Последним должна идти копия договора с иностранцем, если в вашем регионе это требуется;
· Все листы нумеруются – исключений нет;
· На листах не должно быть лишних предметов – скрепок, зажимов, скоб и тд;
· Сделайте иголкой три отверстия посередине левого края сложенных в стопку листов и пропустите через них нитку так, чтобы оба ее конца были позади листов;
· Поверх ниток приклейте небольшой белый лист бумаги, на котором нужно написать «В документе прошито и пронумеровано ___ листов.», а также должность, фамилию и инициалы директора или ответственного сотрудника, после чего указанное лицо должно поставить рядом с ФИО свою подпись;
· Проставьте дату сшивания документа, а сверху надписей не забудьте поставить печать организации, которая должна частично находиться и на листе с заверительными надписями, и на самом листе бланка уведомления.
Обратите внимание! За любое нарушение правил заполнения и подачи документов в МВД работодатель будет оштрафован. В некоторых случаях наказание за ошибки при подаче уведомлений доходят до 1 млн. рублей или заменяются на приостановку деятельности организации на срок до 90 дней.
Как упростить документооборот по иностранным сотрудникам?
Далеко не все могут себе позволить содержать в штате дополнительного специалиста, следящего исключительно за документами мигрантов и за изменениями миграционного законодательства. Лучшим выбором в таком случае станет аутстаффинг иностранных работников от компании ЦенТрМиг. Аутстаффинг иностранных работников дает ряд преимуществ:
• Разгрузка собственных кадровых и бухгалтерских служб – весь кадровый, бухгалтерский и налоговый документооборот по привлеченным сотрудникам мы берем на себя;
• Исключение риска нарушений миграционного законодательства – в нашей компании работают высококвалифицированные миграционные специалисты с большим опытом работы, которые тщательно следят за документами иностранных сотрудников, в том числе и за их патентами;
• Сокращение расходов – аутстаффинг персонала дешевле чем найм сотрудников в собственный штат.
Воспользоваться услугой можно, заполнив специальную форму на нашем сайте.