Благодаря планированию можно избежать хаоса в работе, просроченных дедлайнов и горящих проектов. Один из методов, правило «1-3-5», помогает не забрасывать важные задачи и успевать больше
Нерешённые задачи копятся, как снежный ком, который очень страшно разбирать. Когда у тебя куча проектов и не сделанных задач, рабочий день начинается с вопроса — «а за что вообще взяться?». И либо берёшься за самое лёгкое, откладывая важные и срочные задачи, либо делаешь всё подряд.
Как итог, просроченные дедлайны, горящие проекты и недовольные клиенты. Чтобы этого избежать, попробуй планирование и тайм-менеджмент. Например, метод «1-3-5», который улучшает рабочие процессы и повышает личную эффективность.
В чём суть правила «1-3-5»
Согласно исследованию SuperJob 28% работников тратят до половины рабочего времени непродуктивно — на переписки, игры или долгие разговоры с коллегами на кухне. Одна из причин — наш мозг не любит прилагать лишние усилия, поэтому старается их избегать. Чтобы решить сложную задачу или изучить тему, мозг напрягает память, рушит старые нейронные связи и строит новые. Если сложно долго фокусироваться и хочется позалипать в соцсетях — это твой мозг сопротивляется.
Держать концентрацию и оставаться продуктивным на работе помогает планирование. Когда у тебя куча задач, легко потеряться — не понимаешь, за что взяться, и фокус держать сложнее. Если аврал привести в порядок, понимаешь, что сделать в первую очередь. Для этого примени правило «1-3-5».
«1-3-5» — простой способ планирования дел на день. Согласно нему нужно заранее составить список задач и выделить 9 из них: 1 крупную задачу, 3 средние и 5 мелких. 9-ти задач на день достаточно, чтобы быть продуктивным в течение всего дня.
Главный принцип правила «1-3-5» — брать в работу на день важные и срочные задачи, даже если они мелкие. Если брать рандомные задачи и убирать неприятные задачи в дальний ящик, те соберутся в снежный ком из просроченных дедлайнов снова.
Почему стоит внедрить метод «1-3-5»
Я частенько использую «1-3-5» в работе и не нашла у него минусов — кроме того, что планирование занимает время. Но стоит потратить время на план, и это сократит время, которое мы тратим впустую на всё подряд. А преимуществ у метода больше:
- Растишь мотивацию. Попробуй планировать хотя бы день — заметишь, какое приятное облегчение вызывает вычёркивание выполненной задачи. Это заряд дофамина от законченной задачи поднимает настроение. Впоследствии это повышает мотивацию — ведь хочется ощутить радость вновь.
- Расставляешь приоритеты. Избежать ступора и непонимания, за какую задачу взяться, помогает приоритизация. Это оценка задачи на её важность в текущий момент.
Концепция правила «1-3-5» в том, что ты не делаешь всё подряд, а фокусируешься на важном сейчас. Расставляя приоритеты, эффективнее управляешь временем и реже пропускаешь дедлайны.
- Добиваешься целей. Желание стать крутым дизайнером остаётся мечтой, пока не начать делать маленькие шаги к её воплощению. Эти маленькие шаги — краткосрочные планы, которые превращают желание в реализуемую цель. «1-3-5» помогает медленно, но верно к ним приблизиться.
- Концентрируешься надолго. Правило мотивирует сделать как можно больше, что подстёгивает не отвлекаться на бесполезные занятия. Хочется успеть сделать все 9 задач, а не прокрастинировать.
- Видишь результат своей работы. Планируя, понимаешь, сколько задач выполняешь и с какой скоростью — так можешь анализировать свою продуктивность и делиться ею с руководством.
Как использовать правило «1-3-5»
Шаг 1: Выпиши всё
Сначала вспомни все задачи по всем проектам, которые нужно сделать. Если пользуетесь с командой таск-менеджером, посмотри, какие задачи там есть, или изучи старые переписки в рабочем чате. Мы частенько забываем о задачах, которые нам поставили через мессенджеры — они теряются в потоке переписки.
Выпиши все задачи в список. Не редактируй, не распределяй — просто выписывай потоком всё, что придёт в голову.
Шаг 2: Приоритизируй
Теперь определи важность и срочность каждой задачи. Для обозначения приоритетности можно использовать маркеры разных цветов. Один цвет — очень важная задача, второй — средней важности, третий — несрочная.
Расставить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра. Возьми лист бумаги и раздели его на четыре блока, в которые будешь распределять задачи:
- Важно и срочно: те задачи, которые нельзя откладывать и нужно выполнить в ближайшее время.
- Важно, но не срочно: задачи, которые нужно выполнить, но не горит.
- Не важно, но срочно — дела, которые не влияют на продуктивность, но их нельзя отложить. Например, подготовка корпоратива.
- Не важно и не срочно — то, что не горит и можно отложить, фокусируясь на том, что действительно важно.
Когда определишь приоритетность задач, поймёшь, какие взять в работу сейчас.
Шаг 3: Определи объём задач
Теперь надо определить, какие задачи крупные, средние и мелкие — чтобы потом собрать из них расписание на день.
Советую перевести дальнейшую работу в таск-менеджер, чтобы не переписывать с одного листочка на другой. Например, в WEEEK можешь выписать списком задачи на день, распределить приоритеты разными цветами и проставить теги.
Зарегистрируйся в WEEEK и попробуй улучшить продуктивность.
Чтобы определить масштабы работы над задачей, ответь на 4 вопроса:
- Сколько шагов нужно сделать, чтобы выполнить задачу?
- Сколько времени займёт работа над каждым шагом?
- Какие сложности могут возникнуть в процессе? Что замедлит работу над задачей?
- Нужно ли привлечь к работе кого-то дополнительно?
Когда ответишь на все вопросы, поймёшь, сложная ли задача. Если для выполнения задачи её нужно разбивать на подзадачи или прилагать дополнительные усилия – её можно отнести к крупной. И наоборот.
Шаг 4: Выбери 9 задач
Переходим к планированию рабочего дня и определяем те самые 9 задач — 1 крупную, 3 средние и 5 мелких. Бери самые приоритетные и срочные задачи, а остальное убирай на следующие дни.
Создай сразу расписание на день — не просто выдели задачи, а поставь их на определённое время. Например, логичнее ставить крупные и средние задачи на утро или день, когда у тебя больше энергии. А если поставить сложную задачу на конец дня — рискуешь попросту её снова отложить.
Поизучай себя и свой пик активности — часть людей охотнее работают с утра, а кто-то продуктивнее вечером. На это время ставь крупные задачи, а как энергия пойдёт на спад — займёшься мелкими.
Старайся не менять расписание и не брать новые задачи в течение дня. Согласно концепции задач должно быть строго 9 в определённых пропорциях, иначе теряется весь смысл правила «1-3-5». Если босс или коллеги подкидывают новые задачи, бери в работу завтра.