В Битрикс24 по умолчанию работа начинается со страницы Старт. Старт очень удобен и информативен. В нем находятся виджеты, которые предоставляют отчеты в графическом виде - в диаграммах и графиках. Так как виджетов довольно много, их можно настраивать под конкретные персональные запросы или вовсе скрыть часть из них. Руководителю отдела продаж, как никому, нужны наглядные данные по результативности работы менеджеров и по коммуникации с заказчиками.
Давайте рассмотрим, какие настройки можно “подкрутить”, что убрать или изменить, как это сделать, чтобы виджеты стали еще удобнее и полезнее.
Отчетный период
Давайте начнем с умного фильтра, где можно указать временной интервал: месяц, неделя, текущее полугодие, последний квартал и т.п.
Но в виджетах отчеты все равно продолжат показываться по своим установленным настройкам, если этого не изменить. Поэтому для собственного удобства можно сразу же произвести настройку отчетных периодов в каждом виджете “по фильтру”.
Контроль коммуникаций
Стандартно в начале страница Старт открывает виджет “Контроль коммуникаций”.
Данный виджет показывает информацию о том, сколько входящих и исходящих обращений производится и по каким каналам связи идет коммуникация с клиентами. На приведенном рисунке, например, большая часть общения с клиентами идет по открытой линии (сообщения из разных каналов). Также клиенты активно используют CRM-форму. По электронной почте переписка ведется в меньшей степени. Такие полученные данные несомненно полезны для руководителя по продажам.
Нагрузка по менеджерам
Этот виджет очень помогает для оценки результативности работы отдела продаж. Здесь можно наглядно посмотреть количество контактов с клиентами каждого менеджера. Благодаря чему, можно в среднем оценить зависимость заключенных сделок от количества произведенных коммуникаций - все-таки, возможность успешной сделки больше, когда менеджер активно поддерживает связь с клиентом, консультирует его, отправляет напоминания и т.д. В данном виджете также видно, по каким каналам вел коммуникацию конкретный менеджер.
Если в компании много менеджеров, то они все не поместятся в главную строку, а только отобразятся на диаграмме при наведении мышки на нее. Поэтому предпочтительно вынести этот виджет отдельно на весь экран. Потяните виджет в сторону, и сверху появится сетка из трех полей. Перенесите отчет на нижнее широкое поле. Теперь все (ну, или почти все) менеджеры помещаются на графике.
Количество новых лидов
Полезный и определенно нужный виджет, но выглядящий в первоначальном виде довольно странно и непонятно.
Например, здесь справа видим новых клиентов за сегодня. А в другом столбике неясно за какой период указано количество новых клиентов. Предлагаем изменить название, а также для удобства сделать столбцы разных цветов. Все это выполняется в настройках каждого столбика. Теперь получается, что данные в первом столбце показывают число клиентов за период, указанный в фильтре. Сама цифра является ссылкой, по которой можно перейти на страницу с отфильтрованными клиентами.
Лиды - это потенциальные заинтересованные клиенты, соответственно, не все лиды становятся реальными заказчиками и переходят к сделке. Для руководителя продаж хорошо бы знать конечные результаты. По умолчанию такой отчет не предоставляется, поэтому добавляем его. Нажимаем кнопку “+ добавить отчет”. Далее выбираем для кого делаем отчет (Лид) и в каком формате (например, числовой блок). Производим настройки виджета, вписываем заголовки. Выводятся три отчета с количественными данными за указанный период:
- новые лиды;
- сконвертированные лиды;
- забракованные лиды.
Полученный виджет можно уменьшить для удобства пользования. Перетаскиваем его в сетку к другим числовым виджетам. Теперь возникло дублирование данных, удалим копию.
Аналогичную последовательность шагов выполняем и при добавлении виджета по сделкам:
- “+ добавить отчет”
- “Сделка”
- выбираем формат
- настраиваем параметры
- выбираем цвета
- задаем период
Эта емкая и лаконичная информация будет очень полезна для руководства. Также можно создать несколько виджетов с разными периодами, что позволит руководителю видеть наглядные данные за квартал или, вообще, целый год.
Счетчики по менеджерам
В этом виджете показываются только общие долги по делам: клиентам, компаниям, сделкам. Нет никакой подробной информации о сделанных звонках, рассылках, подготовленных коммерческих предложениях и т.д. Данный виджет отображается на странице Старт по умолчанию, но если для вас он неудобен и не несет полезной информации, то можете его удалить.
План продаж и рейтинг по сумме выигранных сделок
Здесь можно настроить цель для отдела продаж целиком или для отдельных работников. Выразить цель можно в деньгах и в других числовых показателях. Установка планов для определенных менеджеров позволяет исключать из них директоров и руководителей.
Индивидуальная доработка страницы Старт
Коробочный вариант Битрикс24 можно доработать под индивидуальные запросы, и это дает множество возможностей. Можно дополнить отчеты, создать персональную стартовую страницу, добавить необходимые виджеты или сделать их более удобными и информативными. Фирмы разные и под каждую требуются свои настройки. Вот несколько наглядных примеров, где абсолютно точно требуется исправление программы.
- В виджете “Контроль коммуникаций” базово содержатся все сотрудники без исключений. Но руководитель продаж выполняет другие задачи и он не должен здесь учитываться. При попадании в отчет он будет автоматически худшим работником. В данном случае требуется настроить систему и произвести выборку по персоналу.
- Виджет “План продаж” плох для оценки продуктивности работы менеджеров. Здесь помимо продаж учитываются и сторонние сделки, например, закупки. Можно доработать программу так, чтобы самостоятельно выбирать тип сделки. Тогда отчет будет показательным.
- Иногда работа с клиентом не завершена совсем, а приостановлена на какой-то срок и вероятно в дальнейшем продолжится. Но в отчетах такой лид будет портить общую статистику. В CRM для этого клиента можно применить статус “пауза” и сделать в настройках соответствующую выборку.
Так, все эти и подобные исправления и доработки помогут руководству видеть общую картину и пользоваться корректными данными. Получаются более точные и наглядные отчеты, в которых отображается только нужная информация.