Ну что ж, вы приняли решение и уже знаете, какой и, самое главное, зачем контент вам нужен. Если нет, можете начать здесь. И как же успеть все и получить лучшее из возможного? Сразу оговорюсь, мы работаем в сфере шоу и ивентов, поэтому сроки на производство всегда сжатые. Возможно, где-то не так, но для нас отсутствие “надо вчера" — это из области фантастики.
В чем же для студии и клиента означает вызов сроков? И в чем их давление на проект?
Мультимедийное производство, несмотря на прогресс, все же трудоемкий процесс. Задержки на стадии планирования и подтверждения критически крадут время на полировку и доведение контента до сияющего состояния. Ну и конечно же, не все студии (а особенно фрилансеры) сильны в управлении временем, поэтому клиенту важно понимать в этом, чтобы помочь себе справиться со стрессом, а подрядчику выполнить свою работу в срок и наилучшим образом.
Где же мы можем споткнуться, и самое главное, почему?
Задержка на старте
Наверное, самое распространенное — это эмоциональная привязанность к идее. Вот она, идея, сияет в вашей голове или выглядит просто сногсшибательно в презентации. И психологически очень сложно начать, потому что она (мы с вами честны) уже никогда не будет такой. Ни в коем случае не хочу сказать, что она будет плохой или некачественной, но выглядеть именно так и быть настолько эмоциональной она уже не будет. Ничего личного — просто законы психологии.
Еще одним врагом своевременности является то, что лицо принимающее решения не понимает, из чего состоит процесс производства и верит в его “мгновенность”. Это абсолютно нормально не знать процесс работы студии — у каждого свои компетенции и фокус внимания. В таком случае детальная консультация поможет понять, из чего будет состоять ваше путешествие и какие вехи вы пройдете. Не бойтесь, что это будет скучно, процесс одинаковый и для студий, создающих блокбастеры, мультфильмы и ваш контент. Так что интересные факты вам обеспечены. Это Вы лицо, принимающее решение? Отлично — тогда вы на волне, и вы не позволите себе лишних проволочек или смещения фокуса от основных элементов. А если это ваш руководитель, то вам предстоит донести все необходимое и до него. В таком случае абсолютно нормально попросить студию помочь вам в этом. Дизайн — это не секретные технологии, а общее взаимопонимание очень сильно поможет в дальнейшем. Так что студия ваш верный союзник и друг.
Проволочки в процессе
Проволочки на стадиях подтверждений это как песок, текущий сквозь пальцы. Вроде ничего не происходит, а раз и время уже пролетело. Подтверждение и ревизии — это этап, на котором часто возникают задержки из-за необходимости получения подтверждения от различных менеджеров или даже сторонних организаций. Это может случиться везде — на стадиях утверждение концепций, дизайна или других частей проекта. Почему? Разногласия, недостаточно проговоренные детали на старте, отвлеченность лиц, принимающих решения.
Следующей причиной потери времени является "попытка творить": Иногда возникают проблемы из-за попыток внесения изменений или улучшений на поздних этапах производства, когда уже были утверждены параметры проекта. Это может привести к дополнительным задержкам и конфликтам, особенно если изменения не согласованы заранее. Творчество это прекрасно, и новая идея, пришедшая под завершение проекта, просто замечательна, но давайте расставим приоритеты — мы хотим “идеального” или реально играющего контента во время шоу?
Вообще, чтобы предотвратить многие задержки как на стадии запуска, так и на стадии производства и эффективно управлять временем проекта, в первую очередь, нужно знать процесс производства шоу контента в его общем виде. К сожалению, я не успею раскрыть его здесь. Но вы всегда можете спросить или проконсультироваться у студии с которой вы работаете или тут в комментариях.
Понимание процесса производства даст вам базовую структуру плана по блокам и порядку их выполнения. На основе этого мы расставляем приоритеты и соподчинение процессов — что мы должны сделать первоочередным, какие моменты должны быть подтверждены, чтобы производство шло вперед, какие материалы мы должны предоставить, где участие клиента критично, а где это технические моменты, которые могут быть закончены внутри студии. Это еще не план и не график, а своего рода стены дома, в которых уже намного легче ориентироваться.
Следующий шаг — Как понять, сколько времени нужно на каждый блок?
Ответ лежит в этих словах - сложность, приоритеты, риски. Здесь важно прямое общение со студией и не только с ее фасадом (менеджером/продюсером), но и с кем-то из креативной и технической групп. Потому что именно их опыт и знания помогут в определении реалистичных сроков выполнения.
Ну и на основе блоков, сроков можно составить график выполнения. И… Сто процентов сроки будут превышать имеющиеся у вас время. Но предлагаю об этом поговорить в один из следующих разов.
Следующий этап это распределение задач/делегирование. Вы не будете делать контент для шоу, это задача студии. Но вам придется провести очень много времени в коммуникации и нужно будет предоставить множество информации и материалов. Я абсолютно уверен, что вы работаете не в одиночку и у вас есть команда. Делегируйте задачи со своей стороны. Отдайте техническую коммуникацию и передачу материалов вашим коллегам или подчиненным.
Как определить что именно? Конечно же на базе сложности и приоритетов. Эти два параметра ясно дадут понять, где ваше присутствие необходимо, а где вы можете отвлечься на другие аспекты вашего будущего шоу.
Участие в групповых чатах, подключение к приложениям, частота встреч и длина планерок — отличные темы о которых надо обговорить до начала проекта. Потому что именно разногласия в этих вопросах создают сложный фон и напряжение, которое усложняется стрессом и приближающимся дедлайном. Не забудьте проговорить, что вы ожидаете от материалов, предоставляемых студией на каждом этапе и выслушать о том, какое качество вам предоставят. Создание контента это процесс и ожидать финальное качество на ранних этапах черновиков, по крайней мере, странно.
В коротких и срочных проектах отличным способом контроля являются дейлиз — короткие (я проговорю наверное это пару раз - короткие короткие) планерки/созвоны, на которых дизайнеры показывают свой дневной прогресс. Сразу оговорюсь у дизайнера и студии не всегда будет время упаковать вам материалы красиво и отрендерить прекрасное превью. Очень часто это будет скриншот с экрана или стил фрейм. Но вы будете видеть прогресс производства, а ваш подрядчик получит важную обратную связь и не уйдет далеко в сторону от задумки. Почему короткие? Потому что все мы можем делать одно дело в один момент. И готовясь и участвуя в дейлись дизайнер не делает свою основную работу. Как говорится, краткость сестра таланта. В нашем случае таланта эффективного менеджмента.
Маленькая подсказка — многие студии пользуются приложениями для ведения проектов. Попросите добавить вас туда. Тогда вы сможете легко видеть ход выполнения задач, не отвлекая исполнителей от основной работы.
Возможно, это основные моменты, которые я хотел бы отметить в рамках этого поста. Надеюсь, они помогут вам сформулировать верную стратегию поведения при подготовке к вашему шоу или ивенту. Давайте в финале сделаем резюме и выделим список стратегий, которые помогут вам:
- Не откладывайте производство вашего конвента на последний минуту. Первый шаг важен и стоит его не затягивать.
- При планировании проекта опирайтесь на процесс производства, который расскажет ваш подрядчик, и выделите наиболее приоритетные и важные части.
- Оформите план в наглядный график. Мы живем в мире визуального, поэтому это будет прекрасным бонусом для всех.
- Работайте со списком задач и приоритетов, используя приложения Trello, Asana, Jira или специализированные для дизайна, такие как FTrack, Cerebro, Shotgun.
- Делегируйте задачи, чтобы сэкономить время и распределить нагрузку среди членов команды.
- Установите ясные рабочие процессы: время, продолжительность, формат звонков, формат передачи материалов, структура встреч.
- Установите стандарты качества и ясно определите, что вы ожидаете на каждом этапе проекта.
- Воспользуйтесь дейлизами (они не обязательно должны быть ежедневными) для отслеживания прогресса.
- Помогайте подрядчикам экономить время, устанавливая лимиты на планерки и коммуникацию, и строго придерживаясь их.
Надеюсь, эти стратегии будут полезны! Если у вас есть дополнительные вопросы или интересные моменты, не стесняйтесь писать. До новых встреч!