Порой мне кажется, что это не Excel помогает бизнесу, а бизнес строится вокруг офисной программы.
Такое огромное количество табличек могут вести сотрудники предприятий, что диву даешься. Как бы то ни было, представить себе управление малым и средним бизнесом без Excel крайне сложно. Да девяносто процентов Управленческого учета ведется в Excel.
Вопрос в том, насколько эффективно эксплуатируется эта прикладная офисная программа? И вот здесь я выделяю три варианта использования Excel для Управления бизнесом. Давайте эти три варианта и рассмотрим. Поехали.
ТАБЛИЦЫ РАДИ ТАБЛИЦ.
Полным-полно экселевских файлов и таблиц. Каждый сотрудник делает их штук по пять. Данные в таблицах на восемьдесят процентов дублируют друг друга. Порой данные разнятся. Но это ничего.
Аналитику в таких таблицах ни кто никогда не видели. Однако, решения на основе этих данных принимаются. Намеренно не стал указывать, что управленческие решения. О каком управлении может идти речь? Мусор вошел-мусор вышел.
ОТЧЕТ.
Уже интереснее. Уже появляется аналитика. В отчетах присутствует визуализация данных. Спарклайны, диаграммы.
Приоритетным становится качество. Количество таблиц несравнимо меньше, относительно первого варианта. В таблицах появляется динамика.
Например, один из моих любимых отчетов PnL (прибыли/убытки). Строят на год с разбивкой по месяцам. Чем не динамика? Да еще и проценты по затратам от выручки могут добавить. Для планирования. Уловили суть?
И, если вы внимательно читали, то теперь знаете, как улучшить информативность своего PnL.
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ИНСТРУМЕНТ.
Продолжим с PnL-кой? Тогда двигаемся дальше. На этапе Отчета вы добавили в PnL динамику и процентовку от выручки. С помощью процентовки от выручки вы можете планировать затратную часть. И, как следствие, прибыль.
А что вам теперь мешает добавить план в ваш PnL? Правильно — ничего Добавляйте план. И у вас уже появляется ориентир, к которому вам надо двигаться. А вот этим движением уже можно управлять.
Если, например, план не выполнен, то необходимо разобраться по какой причине он не выполнен. Недобрали по выручке или перебрали по какой-то затратной статье? Ответ должен дать сотрудник, который отвечает за тот или иной показатель в PnL.
А в вашем бизнесе кто-то за что-то отвечает?
Если нет, то назначьте ответственного. И добавьте его фамилию в ячейку напротив соответствующей статьи. Здесь не будем углубляться в хитросплетения того, как назначить ответственного. Это тема отдельного разговора. Считаем, что сотруднику обозначили зону ответственности, наделили полномочиями и так далее.
И так, что у вас уже есть:
- показатели;
- план;
- ответственные.
Да вы получили полноценный Управленческий Инструмент. Вам остается только управлять своим бизнесом с помощью Excel, подобно дирижеру, который с легкостью руководит оркестром!
*** ***
Владислав Савушкин, Управленческий учет Производственных предприятий. Обращайтесь за советом.
#управленческийучет