В этой статье расскажу, как наша команда сделала то, что в сфере HR некоторые коллеги считают невозможным — автоматизировали расчет KPI в программе, в которой вы наверняка считаете зарплату. Таким образом, мы помогли бизнесу — отладили процесс по расчету KPI в компании, сэкономили ФОТ и отказались от небезопасных гугл-таблиц и excel.
Мы автоматизировали расчет KPI с помощью программы 1С: ЗУП. Этот кейс получил признание экспертов Премии «Лучшие HR-департаменты 2022» и победил в номинации «Эталонная мотивация».
Автоматизацию решили внедрить, чтобы снизить риски, которые несет «человеческий фактор». Раньше все расчеты проводили как большинство коллег — с помощью excel. Но этот способ небезопасный: данные о премиях могут стать общедоступными, а работники могут скорректировать показатели, как им нужно, или банально совершить ошибку. Кроме того, каждый раз собирать показатели по всем работникам в одну таблицу и делать проверку C&B специалистам было непросто. Дальше расскажу, что мы делали и к чему пришли.
Переделали модуль системе по расчету зарплаты
Мы используем 1С: ЗУП КОРП. В этой версии программы в качестве опции уже есть модуль KPI. Перед тем, как приступить к проекту, изучили аналогичные продукты на рынке. Но в итоге убедились, что реализовывать проект надо на той программе, которая уже есть. Ведь основной учет мы ведем в ней. Если бы стали внедрять другую программу и синхронизировать ее с уже существующей системой привело бы к багам, потере времени и не- нужным тратам.
Для начала нужно было переработать модуль KPI. В стандартном виде он не подходил из-за особенностей расчета зарплат в нашей компании.
Техническое задание разрабатывали специалисты отдела компенсаций и льгот — C&B, а разработкой — штатные программисты. В итоге на базе модуля KPI сформировали модуль «Расчет сдельной оплаты труда», который и помогает автоматически рассчитывать показатели эффективности.
Дальше расскажу об основных фичах этого модуля, с которыми мы работаем в настоящий момент.
Внедрили раздел «Настройка расчета ПОТ»
Это основной раздел, который позволяет нам: вносить в систему KPI, установить для них формулы расчета, назначить эти показатели и их веса для сотрудников.
Из-за специфики бизнеса, мы меняем схемы материальной мотивации почти каждый квартал. Все изменения нужно отражать и в положении об оплате труда — ПОТ. После утверждения и подписания нового положения мы вносим данные из ПОТ в 1С: ЗУП. Таким образом, изменения мотивации происходит через раздел «Настройка расчета ПОТ». Кстати, этим разделом сейчас занимаются только отдел компенсации и льгот, в том числе техническими вопросами.
Для чего нужен раздел «Настройка расчета ПОТ». В данном разделе специалисты C&B задают формулы для расчета показателей. Само положение действует в определенном временном периоде.
В момент проведения положения в системе, происходит синхронизация — проверка, цель которой исключить пересечение документов по периодам — для одинаковых видов расчета заработной платы и подразделений. При про- ведении также происходит проверка формул.
Как выглядит раздел «Настройка расчета ПОТ»
В системе всегда отражаются только реальные показатели KPI для каждого сотрудника, который участвует в системе мотивации. Так мы исключили риск того, что руководители на местах могут посчитать премию на основании устаревших показателей.
В случае, если меняется система мотивации сотрудников или появляется новый показатель, который будет входить в KPI, отдел по компенсациям и льготам совместно с IT вводит его в систему в разделе «Показатели /Источники данных».
Далее специалист C&B вносит изменения в документ «Настройка источников данных». Это дает возможность руководителям проставлять плановые значений по новым показателям. Все плановые показатели они вносят через свой «Личный кабинет» в системе. О «Личном кабинете руководителя» рас- сказала дальше в статье.
Кто и как вносит формулы для показателей. Формулу для каждого показателя в систему вносят только специалисты C&B. Поэтому изменить расчет KPI никто из сотрудников и руководителей в самой программе не может.
Со стороны архитектуры программы это выглядит следующим образом. Для каждой должности присваивается свой KPI. В 1С: ЗУП он отражается как уравнение — один показатель складывается с другим. Но программе, чтобы рассчитать конечную сумму, нужно знать, когда учитывать показатель, а когда нет. Поэтому для каждого показателя прописываем отдельную формулу, которая поможет системе определить выполнил ли сотрудник установленный план или нет. Если выполнил, то программа будет учитывать этот показатель в расчетах, если нет, то не будет.
Как вносят новый показатель KPI в систему
Отдельно в разделе «Настройка расчета ПОТ» в карточку сотрудника добавили подраздел «Вид начисления ЗП». Он необходим, чтобы разделить две группы сотрудников: тех, кто на сдельной оплате труда, и тех, кто на окладно-премиальной. Зарплата первого полностью зависит от выполнения установленных плановых показателей. У второго же типа есть постоянный оклад и премиальная часть, которая зависит от выполнения KPI. Формула показателя зависит от вида расчета, и это мы учитываем, когда вносим данные в систему.
Внедрили «Отчет по критериям ЗП», чтобы в реальном времени отслеживать выполнение KPI
Для того, чтобы каждый руководитель смог отследить выполнение KPI своих сотрудников в режиме «реального времени», мы используем специальную вкладку «Отчет по критериям ЗП». Он также реализован в разделе «Настройка расчета ПОТ».
В отчете можно увидеть все подразделения компании с указанием сотрудников, которые там числятся. При выборе сотрудника открывается его карточка, в которой видно: из каких показателей состоит KPI и как формируется
Где и как отражается формула расчета показателя
каждый показатель. Также в карточке указывается, насколько сотрудник уже выполнил свои показатели.
Например, если посмотрим на критерии оценки менеджера по продажам, то видно: сколько машин он уже продал, какой марки эти автомобили, на какую сумму он совершил продажу, сколько уже смог заработать по показателям KPI.
Разработали личный кабинет руководителя
1С ЗУП «Личный кабинет руководителя» — это личный кабинет для руководителей направлений, о котором я говорила ранее. Он также реализован в качестве раздела в модуле «Расчет сдельной оплаты труда».
В личном кабинете руководители в начале каждого месяца проставляют KPI для одной должности. Смотрите рисунки 5 и 6. Например, для слесарей, механиков, продавцов. Показатели они берут из положения по компенсациям и льготам. В этом же разделе в конце месяца они проверяют, правильно ли выгрузились показатели. В личном кабинете есть отдельный подраздел — выгрузка данных из программы. Здесь в каждом месяце выгружается информация по всем сотрудникам.
Руководители проверяют, все ли показатели проставлены верно. Если находят фактическую ошибку, то создают инцидент в программе Jira, где наблюдателями ставят отдел компенсации и льгот. Проблемы могут возникать как по ошибке человека, например, руководитель подразделения неправильно вбил данные.
Отработали алгоритм расчета зарплат и КПЭ
Когда смогли внедрить все необходимые нам изменения, стали отрабатывать сам алгоритм работы в программе. В настоящий момент процесс расчета показателей KPI выглядит так.
Как выглядит «Отчет по критериям ЗП»
Каждый руководитель подразделения в начале месяца выставляет плановые значения KPI для своих подчиненных через личный кабинет в системе 1С ЗУП. Например, для отдела продаж установленные показатели KPI — это количество выполненных заказов на автомобили и финансовый результат.
МОГУТ ЛИ ЛИНЕЙНЫЕ СОТРУДНИКИ ВИДЕТЬ ЭТАП И ПРОЦЕНТ ВЫПОЛНЕНИЯ ПЛАНА
В зависимости от иерархии руководитель направления может открыть отчет «Отчет по критериям» в 1С ПП и посмотреть, сколько его сотрудник заработал за определенный период времени. Для сотрудников доступ к этой информации закрыт, по причине психологического восприятия. Например, если рядовой менеджер откроет свой отчет в программе и увидит, что на сегодня он уже выполнил план продаж, то дальше он работать не будет, так как у него полностью пропадет мотивация. Соответственно, результаты работы и процент выполнения плана могут видеть только руководители отделов.
В компании внедрена каскадированная система мотивации, при которой руководитель получает свой KPI только в том случае, если менеджер выполнил свой установленный план.
В конце следующего месяца за отчетным, когда закрываем расчет зарплаты, робот рассчитывает сдельную часть. Роботом называется сам процесс
Где и как руководители проставляют показатели для работников
автоматического закрытия зарплаты и КПЭ. В конце месяца в специальной графе ответственного за расчет появляется надпись: «Робот закрытие месяца». Как это выглядит в программе, можете посмотреть ниже. Это значит, что все расчеты произвела сама система 1С, а нам осталось только вручную проверить конечную сумму и выплатить ее. На следующий день бухгалтер по зарплате рассчитывает окладную часть. Отдел компенсации и льгот вручную проверяет, чтобы изначально все данные для робота были выгружены верно.
В начале месяца, следующего за расчетным, робот системы отправляет каждому руководителю подразделения «Отчет по критериям» о факте выполнения планов и заработку по каждому сотруднику подчиненного подразделения. Отчет по критериям формируется по подразделению, соответственно руководитель видит данные не только по своим сотрудникам, но и личные показатели по выполнению плана.
КАК ПРОИЗВОДИТСЯ РАСЧЕТ КПЭ
Менеджер продал автомобиль за установленную стоимость. Данные о покупателе, марке машины, дополнительных услугах, времени и дате продажи отражаются в 1С. Дальше эти данные автоматически подгружаются в 1с ЗУП в карточку менеджера, продавшего авто.
Так, сотрудник за месяц может продать 10 машин, каждую из которых можно посмотреть в системе 1С ЗУП. Когда приходит время расчета KPI, система в соответствии с установленными показателями для должности «менеджер», берет все данные из карточки конкретного менеджера и рассчитывает его фактические показатели. Робот начинает свою работу с того, что определяет, выполнен план или нет. Если выполнен, то рассчитывает по формуле, если нет, то процесс на этом останавливается и сумма не начисляется.
Получили первые результаты
Автоматизация расчета KPI принесла следующие результаты. Мы сократили время на закрытие расчета заработной платы. Если раньше на это компания тратила неделю, то сейчас все происходит за три дня. Добились экономии ФОТ за счет оптимизации функционала отделов компенсации и льгот и бухгалтерии. Кроме того, появилась прозрачность системы расчета KPI и возможность увидеть факт выполнения в любой период текущего месяца расчета.
#мотивация #автоматизация #премии #расчетзарплаты #c&b #hr #бизнес