Эйчары, они же менеджеры по управлению персоналом, работают с человеческими ресурсами:
- отбирают из претендентов на вакансию подходящих кандидатов;
- знакомят новичков с должностными обязанностями и помогают освоиться на новом рабочем месте;
- разрабатывают механизмы оценки компетенций персонала и подбирают методы развития;
- ведут кадровый документооборот.
И это далеко не весь список обязанностей HR-специалиста. Чем больше штат, тем больше задач ему приходится выполнять. Значительно упрощает процесс внедрение корпоративного портала для сотрудников. В этой статье мы расскажем о том, как он может быть устроен, чтобы оптимизировать HR-процессы. Преимущества ощутят не только кадровики, но и рядовые сотрудники.
ЧТО ТАКОЕ ВНУТРИКОРПОРАТИВНЫЙ САЙТ: ОСОБЕННОСТИ И ПРЕИМУЩЕСТВА
Речь об информационной корпоративной сети, доступной только внутри компании. В зависимости от наполнения, это и объёмная база данных, и интерактивный справочник, и что-то вроде социальной сети. Иными словами, это хорошо защищённый сайт, предназначенный для конкретной аудитории. Корпоративный сайт для сотрудников может содержать любые данные, необходимые для осуществления деятельности компании. Например, в одном разделе будет описана структура с указанием должностей и адресной книгой (контакты отделов и конкретных сотрудников). В другом размещают теоретическую информацию, необходимую в работе. В третьем — образцы документов (заявление на отпуск, перевод на другую должность).
У каждого сотрудника свой уровень доступа, алгоритм разрабатывается для каждой отдельной должности. Например, разработка корпоративного портала для сотрудников предполагает наличие кабинета эйчара. Функционал может быть следующим:
- база резюме;
- справочник персонала;
- планировщик событий;
- документы (отдельно образцы и рабочая документация);
- сервисы — например, бронирование аудиторий для разных активностей, заказ пропусков и прочее.
Словом, возможности безграничны. Для удобства внутрикорпоративный портал можно выпустить и в виде мобильного приложения. Если нужно, его функционал можно ограничить по сравнению с десктопной версией.
Каковы преимущества разработки портала для эйчара? Автоматизация здорово экономит время при решении рутинных задач, ведь позволяет:
- публиковать любые приказы руководства, оповещения и новости из жизни компании;
- проводить опросы, голосования, срез знаний;
- вводить новичков в курс дела — начиная от бытовых вопросов до обучения;
- вести документооборот;
- организовывать совместную работу нескольких подразделений;
- собирать обратную связь по любым вопросам.
Внутренний корпоративный сайт полностью ориентирован на работу конкретной компании, его затачивают под бизнес. Это позволяет сэкономить время, деньги и человеческий ресурс. С помощью этого инструмента удобно ставить цели, следить за их достижением и управлять развитием, формировать корпоративную культуру и повышать вовлечённость персонала.
КАК ПОНЯТЬ, ЧТО ПОРА ЗАДУМАТЬСЯ О РАЗРАБОТКЕ КОРПОРАТИВНОГО ПОРТАЛА?
Вопрос автоматизации остро встаёт при масштабировании бизнеса. Однако хаос и снижение результативности работы возможны и в других ситуациях, например, при выходе на новый рынок или внешних изменениях. Разработка портала необходима, если:
- сотрудники работают удаленно или в штате 100+ человек;
- документы не систематизированы;
- график работы и отпусков существует, но постоянно возникают вопросы на его счёт;
- коммуникация между отделами не налажена, сотрудники до конца не понимают, кто за что отвечает;
- эйчары не справляются с нагрузкой, им попросту не хватает времени.
Если создать корпоративный портал и обучать персонал им пользоваться, выиграют все: и рядовые сотрудники, и кадровый менеджмент, и руководство компании.
КАК СОЗДАЮТСЯ КОРПОРАТИВНЫЕ САЙТЫ: ПРОЦЕСС ПОЭТАПНО
Допустим, стало очевидно: бизнесу нужна разработка корпоративного портала. Если потребность назрела, встаёт вопрос: как с этой задачей справляются профессионалы? Последовательность такова:
- Составление технического задания. Исполнители должны четко понимать, как вы видите сайт, какие задачи будут решаться с его помощью, какие «фишки» облегчат работу команды эйчаров.
- Разработка прототипа корпоративного портала для сотрудников. На уровне макета вырисовывается четкая структура, упорядочиваются инструменты, выбирается дизайн (а это, как мы помним, элемент корпоративного стиля).
- Выбор системы управления контентом, или содержанием портала. От этого зависит, как именно будут добавляться, редактироваться или убираться элементы структуры: разделы, статьи. Существуют бесплатные и платные CMS, разница в функционале. Среди самых популярных Битрикс, но это не единственное возможное решение.
- Следующий шаг создания корпоративного портала — работа с дизайном. Не стоит недооценивать этот этап, удачный визуал — не только элемент фирменного стиля, но и инструмент взаимодействия с аудиторией.
- Финальный этап — удобство использования. Внедрение внутрикорпоративного портала возможно только после поиска багов и неоднозначных решений. Цель разработки — сделать виртуальное пространство интуитивно понятным для пользователей, максимально упростить поиск необходимой информации.
Как видим, при внедрении корпоративного сайта для сотрудников нужно учесть массу факторов. Важно не только продумать, какой функционал пригодится эйчарам и персоналу, но и позаботиться о логическом расположении блоков, доступности нужных блоков, скорости загрузки страниц, возможности параллельных сессий на разных устройствах — в одном предложении нюансов не перечесть. Вёрстку и программирование лучше доверить сторонним специалистам, а к наполнению сайта контентом привлечь штатных сотрудников. По завершении этого этапа можно запускать внутрикорпоративный портал для сотрудников.
