Чтобы сотрудники на должном уровне справлялись со своими возможностями и непрерывно развивались, даже бизнесу с немногочисленным штатом нужна система управления знаниями, или knowledge management,. Это действенный инструмент онбординга, ведь суть адаптации как раз состоит в том, чтобы влиться в процессы: новичкам нужно изучить теоретический материал, научиться пользоваться программным обеспечением и другими инструментами, освоить разные способы выполнения задач.
Более того, система избавит бизнес от незаменимых специалистов. Если один сотрудник покинет компанию, уйдёт в отпуск или заболеет в разгар работ, можно оперативно подготовить замену — это не скажется негативным образом на качестве готового продукта или услуги.
ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ В КОМПАНИИ?
Фактически это инструмент, без которого сложно представить нормальное функционирование предприятия. Нет упорядоченных знаний — нет качественных товаров или услуг. Для эффективного управление знаниями в организации понадобятся виртуальные хранилища с лёгким доступом персонала к нужной цифровой информации. Наполнение и структура базы данных могут быть разными, всё зависит от того, как и с чем работает конкретная компания.
Например, можно добавить такие модули:
- «О компании» — история, миссия, глобальные цели;
- «Документы» — справочники, должностные инструкции, образцы заявлений;
- «Тестирование» — площадка для среза знаний или опросов;
- «Календарь» — график предстоящих событий, в том числе торжеств, расписание смен, выходных и отпусков;
- «Проекты» — общие доски команд, вовлечённых в одни процессы, разного рода метрики, идеи, предложения, презентации;
- «Корпоративные новости» — информационные сообщения, реклама, общение.
Современная система управления знаниями гибкая и вариативная, работодатель может по своему усмотрению добавлять, редактировать или удалять модули, т.е. модифицировать ее любым необходимым образом.
Как правило, каталоги выходят объемными и охватывают разные типы информации: явные, неявные и скрытые знания. Т.е. не только теорию, лежащую на поверхности, но и практические рекомендации касательно ее применения, личные наработки ведущих специалистов и многое другое.
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ — ЭТО ПРОСТО ХРАНИЛИЩЕ?
Те, кто думает, что достаточно просто создать объемную картотеку, заблуждаются. Практическое управление знаниями заключается в том, чтобы правильно хранить знания, т.е. сделать структуру удобной для рядового сотрудника. Как минимум, поиск ответов на интересующие вопросы не должен отнимать много времени. Идеально: коммуникации между подразделениями налажены, каждый может поделиться опытом, наработками и получить необходимую помощь.
Это актуально и для компаний, которые в бизнесе давно, и для стартапов. Даже если объем знаний относительно небольшой, их нужно упорядочить и структурировать. Извлечь информацию из системы гораздо проще, чем из хаотичного набора заметок и сообщений.
КАКИЕ БИЗНЕС ЗАДАЧИ РЕШАЕТ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ?
Преимущества внедрения простейшей системы неоспоримы. Особенности и преимущества управления знаниями на предприятии в том, что помощью этого инструмента можно:
- облегчить и ускорить онбординг сотрудников или вхождение команды в новый проект;
- создавать тренинги и полноценные курсы любой тематики — как для новичков, так для тех, кого повысили в должности или перевели в другой отдел;
- составить подробные инструкции, скрипты, схемы взаимодействия для разных сценариев;
- вести документооборот;
- создать пространство для общения между сотрудниками разных подразделений.
Что касается собственно онбординга, особенности управления знаниями на предприятии состоят в том, что информационная база становится инструментом, который здорово упрощает работу эйчаров, наставников и других специалистов, которые вовлечены в общение с новичками. Для новых наёмных работников можно разработать подробный гайд с подробным описанием процессов (и рабочих, и бытовых). Для тех, кто давно в штате, — устраивать ситуационные тренинги, мастер-классы, обучения. Кроме того, это снижает вероятность простоя и повышает степень удовлетворенности сотрудников. Словом, формирует благоприятную рабочую среду.
Что ещё нужно знать об основах управления знаниями в организации? Необходимо выбрать инструмент для хранения и передачи необходимой информации. Это могут быть системы управления контентом, документами, хранилища и базы данных, в некоторой степени — социальные сети и мессенджеры. В каждой конкретной ситуации решение нужно принимать основываясь на особенностях бизнеса. Если knowledge management пока не внедрён, задача эйчара состоит в том, чтобы выявить наиболее подходящие каналы и способы передачи знаний.
НАПОЛНЕНИЕ И СВОЕВРЕМЕННОЕ ОБНОВЛЕНИЕ БАЗЫ ЗНАНИЙ: КОМУ ДОВЕРИТЬ СТОЛЬ ВАЖНЫЕ ЗАДАЧИ?
Есть два пути. Казалось бы очевидный — доверить управление знаниями в организации ведущим специалистам. Это не всегда оправданное решение, потому как при совмещении основной деятельности и подготовке справочников нагрузка на сотрудника возрастает. Да и не каждый профи может грамотно донести знания до начинающих. Второй — ввести должность менеджера по знаниям. Это сотрудник, который будет специализироваться именно на наполнении ресурсов. Задача такого менеджера — разработать эффективную стратегию и подобрать инструменты для управления знаниями в компании, стандартизировать их, регулярно мониторить результативность и способствовать улучшению.
Как бы там ни было, универсальных решений не существует. Ни для крупных компаний, них для стартапов. Сперва бизнесу понадобится карта знаний, с помощью которой выявляют недоработки и несоответствия. Также не обойтись без грамотной аналитики и личного общения с командой. Только имея прочный фундамент можно рассчитывать на разработку действенного инструмента.
