Претензионное письмо, также известное как рекламационное, представляет собой форму делового общения, используемую для того, чтобы одна из сторон договорных отношений в письменной форме выразила другой стороне свое недовольство по поводу качества выполнения обязательств или указала на их полное неисполнение.
Независимо от предварительных обсуждений, подача письменной претензии остается наиболее эффективным методом урегулирования споров. Это обусловлено тем, что претензия обладает юридической доказательной силой с момента ее подачи и часто позволяет разрешить проблему быстро.
Кому поручить написание письма
В компаниях и организациях задача создания претензионных писем обычно поручается юристу, руководителю заинтересованного отдела, и, в редких случаях, секретарю или самому руководителю организации. Ключевым требованием к автору письма является знание гражданского права и других нормативных актов Российской Федерации, а также умение применять эти знания при формулировке претензий.
Правила составления письма
В компаниях и организациях обязанность по составлению претензионных писем обычно возлагается на юридического советника, руководителя соответствующего отдела, чьи интересы непосредственно затрагиваются, или, гораздо реже, на секретаря или даже на самого руководителя компании. Основным требованием к автору такого письма является наличие знаний в области гражданского права и других законодательных норм Российской Федерации, а также умение эффективно применять эти знания при формулировании претензий.
Претензионное письмо должно содержать:
- - Информацию об отправителе и получателе, включая полные наименования юридических лиц, должность и Ф.И.О. предполагаемого адресата;
- - Основания для обращения, с упоминанием соответствующих пунктов договора, законов и других нарушенных нормативных актов;
- - Предлагаемые варианты урегулирования вопроса и возможные санкции согласно законодательству РФ, которые могут последовать в случае игнорирования претензии.
В претензионном письме упомянутые суммы и сроки следует указывать как цифрами, так и словами.
Если имеются дополнительные материалы, подтверждающие изложенные факты, их можно приложить к письму, такие как чеки, квитанции, дополнительные соглашения, фотографии, ссылки на видеозаписи и прочее. Важно в тексте письма указать на наличие приложений, уточнить их количество и, для документов, количество страниц каждого приложения.
Претензионное письмо можно составить как вручную, так и в печатной форме, однако в любом случае его необходимо подписать подлинной подписью руководителя.
Пример составления письма-претензии
В шапке документа необходимо указать отправителя: в соответствующих строках запишите полное наименование предприятия, как оно указано в регистрационных документах, а также адрес и контактный телефон. Далее следует информация о получателе: его название и Ф.И.О. конкретного лица, в обращении к которому составлено письмо, с указанием его должности.
Также в шапке документа указывается дата его создания и внутренний номер документа согласно документообороту организации. Название письма должно отражать его сущность кратко и точно, например, «Претензия по договору поставки».
Заполнение основной части письма-претензии
В описательной части письма сначала укажите причину обращения, ссылаясь на конкретный пункт нарушенного договора, соглашения или другого документа, приведя его номер, дату и основное содержание. При упоминании денежных сумм необходимо указывать их как цифрами, так и прописью. Далее сформулируйте текст претензии, разделяя различные проблемы на отдельные пункты, и предложите выполнить обязательства в указанные сроки, также отмечая их цифрами и прописью. Опишите предпринимаемые действия в случае невыполнения требований, например, возможность обращения в суд. В заключение документ необходимо подписать, расшифровав подпись и указав должность подписывающего.
Как отправить письмо
Письмо-претензию можно отправить несколькими способами.
- · Электронная почта;
- · факс;
- · почта России.
Наиболее быстрые способы отправки – это через электронную почту или факс. Однако самым надежным методом является традиционная отправка через Почту России. Этот метод предоставляет возможность отправить письмо заказным способом с уведомлением о доставке, что является подтверждением получения адресатом. Основной недостаток – необходимость в распоряжении временем на доставку. Идеальным решением может стать комбинация методов: например, отправка копий документов как электронным, так и традиционным почтовым путем.
Что делать после написания письма
На претензионное письмо обязательно должен последовать ответ, при этом возможны разные исходы: полное удовлетворение требований, их частичное выполнение или полный отказ. Обычно ответ предоставляется в письменной форме, либо как отдельное письмо, либо в виде резолюции, которую руководство адресата ставит непосредственно на полученное письмо-претензию.
В тех случаях, когда ответа нет, следует выждать не менее 30 дней, а затем подать иск в суд или жалобу в надзорную инстанцию.
Письмо-претензия о возврате денежных средств
Когда составляется
Подача письменной претензии по вопросу возврата уплаченных средств становится актуальной, когда попытки урегулировать вопрос напрямую не привели к результату. Это может произойти в случае ненадлежащего исполнения одной из сторон своих обязательств по договору, особенно при недовольстве качеством купленного товара и желании потребителя вернуть его и получить деньги обратно.
Составление претензионного письма является необходимым шагом для того, кто стремится защитить свои права в суде, поскольку для судебных органов важно иметь доказательство того, что была предпринята попытка решить вопрос в досудебном порядке, которая либо не была успешной, либо ее результаты остались для заявителя неприемлемы.
Правила написания
Претензионное письмо подготавливается в свободной форме, но при этом должно следовать основным правилам делопроизводства. Учитывая, что документ может быть использован в качестве доказательства в суде, необходимо включить определенные реквизиты, обеспечивающие его юридическую значимость. Несоблюдение может привести к потере этого статуса. К таким реквизитам относятся:
- - Полные данные о лице, на которое направлена претензия, включая юридические лица, нарушившие права отправителя;
- - Информация о подателе претензии с контактными данными;
- - Основание претензии;
- - Личная подпись отправителя;
- - Дата составления документа.
Как сформулировать претензию
При описании обстоятельств, повлекших за собой требование возврата денежных средств, рекомендуется придерживаться следующих указаний:
- - Укажите дату заключения договора или покупки товара.
- - Опишите основные обязательства сторон по договору.
- - Укажите, какие обязанности были нарушены.
- - Выразите требование о возврате денег.
- - Определите сроки для удовлетворения вашего требования.
- - Укажите, какие действия вы готовы предпринять, если ваша просьба будет игнорирована.
ВАЖНО: Составьте претензионное письмо в двух экземплярах и, при возможности личной подачи, получите на втором экземпляре отметку о вручении.
Письмо-претензия о невыполнении условий договора
Когда этот документ необходим
Если ваш партнер не справился с обязательствами по договору или не выполнил обещанное, защитить интересы ущемленной стороны может суд. Однако, прежде чем подавать иск, стоит попытаться разрешить конфликт мирным путем. Для ряда спорных вопросов составление претензионного письма является необходимым условием перед обращением в суд.
При составлении письма-претензии необходимо придерживаться установленной структуры:
- - **Шапка**: указание на адресата – физическое или юридическое лицо, допустившее нарушение обязательств по договору.
- - **Информация о подателе**: данные лица или организации, направляющей претензию.
- - **Название документа**: четко и конкретно.
- - **Реквизиты нарушенного договора**: указание на конкретные пункты и условия договора, которые не были выполнены.
- - **Перечисление нарушенных обязательств**: детальное описание того, какие именно договорные обязательства были нарушены.
- - **Описание последствий неисполнения**: что именно привело к нарушению обязательств и каковы результаты для подателя.
- - **Сроки для устранения нарушений**: четкие временные рамки, в которые адресат должен исполнить требования.
- - **Дополнительная информация**: любые дополнения, подкрепляющие претензию.
ВАЖНО: В тексте претензии должны быть ясно обозначены конкретные факты, к которым она относится, что именно должен сделать адресат для исправления ситуации и в какой период времени.
Письмо-претензия о погашении задолженности
Когда составляется такое письмо
Существует несколько причин для составления письма с требованием о погашении задолженности, среди которых:
- - Невыполнение условий по срокам оплаты, оговоренных в договоре;
- - Задержка платежа по кредиту.
Отправка претензионного письма является необходимым условием перед обращением в суд с иском о принудительном взыскании долга. Без попытки досудебного разрешения конфликта, подтвержденной этим документом, иск может быть оставлен без удовлетворения или даже не принят к рассмотрению.
При составлении претензионного письма следует придерживаться стандартной структуры, при этом содержание может быть оформлено в свободной форме, но с обязательным указанием нарушенных пунктов договора, касающихся сроков и сумм платежей. Важность имеют детали, зависящие от типа договора, такие как:
- - купля-продажа;
- - аренда;
- - договор подряда;
- - перевозка;
- - хранение;
- - оказание услуг;
- - иные виды договоров.
Рекомендуется также ссылаться на соответствующие законодательные акты, которые были нарушены. Крайне важно указать сроки, в течение которых дебитор готов урегулировать задолженность без начисления неустойки (или с конкретно обозначенной неустойкой), чтобы избежать судебного взыскания.
Письмо-претензия о некачественном товаре
В каких случаях составляется
Претензионное письмо о ненадлежащем качестве товара обычно адресуется:
- - Поставщику, в случае если доставленный товар не соответствует качеству, оговоренному в договоре;
- - Организации, которая продала товар ненадлежащего качества конечному потребителю.
Подавляющее большинство таких обращений осуществляется в рамках защиты прав потребителей.
На какой результат рассчитано претензионное письмо
В документах, касающихся ненадлежащего качества товара, важно четко указать, какие действия ожидает инициатор письма от адресата. В зависимости от ситуации, можно выразить желание:
- - Получить в замену товар аналогичного качества;
- - Заменить товар на аналогичный другой марки или модели, при необходимости с доплатой;
- - Снизить цену за покупку в соответствии с выявленными дефектами;
- - Бесплатно устранить недостатки товара, не соответствующие заявленному качеству;
- - Компенсировать стоимость устранения дефектов, выполненного покупателем или третьей стороной;
- - Вернуть оплаченные за товар средства, взяв товар обратно, при этом расходы по возврату оплачивает продавец.
ВАЖНО: При подаче претензии необходимо учитывать установленные сроки для ее рассмотрения и удовлетворения выдвигаемых требований, поскольку законом предусмотрены определенные временные рамки для этих действий.
Письмо-претензия о срывах сроков поставки
Особенности данного вида претензионного письма
Претензия по поводу нарушения сроков поставки является одним из видов обращений о несоблюдении условий договора. Соблюдение установленных сроков поставки представляет собой одно из ключевых условий договора, и их нарушение дает основание для написания письменной претензии, которая может предшествовать подаче иска в суд. Такое обращение может быть инициировано как физическим, так и юридическим лицом.
Образцы документов и судебная практика
Образцы документов, а так же судебную практику можете прочитать на моем сайте
Что обязательно должно содержаться в письме
Данный документ является образчиком деловой переписки, поэтому должен содержать обязательные реквизиты:
- · данные получателя;
- · информации об отправителе;
- · название документа – претензия по договору поставки;
- · суть претензии – нарушение сроков поставки – со ссылкой на положения договора;
- · подпись гендиректора и/или начальника юридического отдела, печать организации;
- · приложения – обязательный компонент такого письма, в них содержатся копии всех официальных бумаг, на которые есть указания в тексте претензии (договор, платежное поручение, накладная и т.п.).
Связаться (позвонить/написать) адвокату:
Whatsapp: Написать сообщение
Telegram: Написать сообщение
Telegram канал: @Lawyermoscow
Instagram: @jur.moscow
E-mail: 6333991@mail.ru
youtube канал: ссылка