Дело не только в деньгах. Выплата комиссионного вознаграждения и связанный с ней документооборот являются важным аспектом привлечения рекрутинговых агентов и требует четкой и налаженной системы. Однако главное задачей работника университета, ответственного за работу с агентами, является обеспечение непрерывности и оперативности коммуникаций.
Что на самом деле нужно партнеру вуза по рекрутингу студентов?
Как известно, рекрутинговые компании играют решающую роль в процессе набора иностранных студентов, обучающихся в вузах за счет собственных средств. Они действуют как мост между абитуриентами и учебными заведениями, предоставляя информацию и рекомендации по процессу поступления, программам подготовки, визовым требованиям и т.д. Прежде чем кандидат соглашается с рекомендациями консультанта по образованию и подает документы между ними может пройти несколько встреч и созвонов.
Разумеется, извлечение прибыли из своей деятельности является основной целью работы любого коммерческого предприятия. Но в контексте рекрутинга студентов нужно всегда помнить, что в глазах кандидата агент является полномочным представителем вуза и от него ожидается оперативная работа по оформлению документов.
На этом этапе очень важна роль ответственного сотрудника вуза, который может в заранее оговоренные сроки подготовить и направить необходимые документы. Поэтому больше всего рекрутеры ценят предсказуемость в отношениях с университетом, потому что несвоевременная обработка документов абитуриента ведет к потере прибыли консультанта. Именно она, наряду со своевременной выплатой комиссионного вознаграждения, помогает воспитать лояльность
Главная проблема - разрыв коммуникаций
По моему опыту, те сотрудники университетов, кто работает с агентами, как правило, не имеют никакого отношения к обработке отчетных документов и выплате комиссионного вознаграждения, но почти всегда именно они ведут переговоры с агентами, договариваются о ставках комиссионных и, в итоге, вынуждены отвечать на их неприятные вопросы.
Такой разрыв в распределении обязанностей может привести к разочарованию агентов в сотрудничестве с университетом, а в некоторых случаях – к профессиональным и личным конфликтам агентов с теми людьми, которые уговорили их сотрудничать.
Когда я работал в вузах, где существовал именно такой подход, у меня было множество подобных разговоров с представителями рекрутинговых компаний, которые ждали от меня обновления информации по их требованиям о выплате комиссионного вознаграждения, но все, что я мог им говорить – надо подождать. Это очень большой минус.
Решение - целостность процесса работы с рекрутерами
Единственным выходом из этой ситуации, который мы нашли в одном из вузов, является наделение структуры по работе с рекрутинговыми партнерами функцией службы заказчика, чтобы тот человек, который ведет работу по привлечению к сотрудничеству новых агентов, имел возможность контролировать работу финансово-экономического блока университета в части своевременности выплаты комиссионного вознаграждения.
Степень положительного влияния такого подхода сложно переоценить: вуз сможет поднять лояльность партнеров до максимального уровня, а его сотрудники, отвечающие за привлечение новых партнеров и лично убедившиеся в эффективности работы, смогут привлечь лучших агентов. Если этого не сделать, то работа с рекрутинговыми агентами превратится в унылый нескончаемый процесс согласований, что, в конечном счете, неизбежно приведет к расставанию с наиболее эффективными агентами.
Ведь подготовка к выплате комиссионного вознаграждения, если он не отрегулирован, является достаточно сложным процессом и включает в себя отслеживание поступивших оплат, составление и согласование отчетов и выплату комиссионных агентам. Причем этот процесс фактически начинается с подачи заявления студентом в учебное заведение, когда университет может идентифицировать канал привлечения. Затем учебное заведение фиксирует данные студента, включая наименование агента, который направил его, и через несколько месяцев, когда студент оплачивает обучение и зачисляется, соответствующему агенту выплачивается комиссия. Все это часто делается сотрудниками, не связанными с агентами, что часто приводит к некоторой путанице, особенно если у вуза нет надежной системы по работе с абитуриентами (CRM), а работа с рекрутинговыми партнерами не является для них приоритетной.
Если вам понравился этот материал, ставьте ЛАЙК и подписывайтесь на Дзен-канал Центра экспорта образования!
Читайте другие интересные материалы о международном образовании в нашем журнале Education Export Magazine на 3 языках: https://eduexport.ru/eec_publishing!