Сбор команды для оптимизации бизнес-процессов
Коллеги, в составе процессной команды нужны 3 группы компетенций - из сферы бизнеса, из сферы процессного управления и айти. В каждой группе нужен лидер, ответственный за работы своего блока.
Давайте рассмотрим подробнее роли.
Группа бизнеса - заказчик, он же спонсор проекта, владелец процесса и исполнитель процесса. Кто они?
Заказчик - заинтересован в оптимизации и автоматизации БП для получения финансовой выгоды. Владеет ресурсами и властью. Устанавливает целевые KPI, в соответствии со стратегией компании. Лидирует сам или делегирует часть лидирующих компетенций по проекту Владельцу БП. Это собственник бизнеса, ГД, операционный директор.
Владелец БП - сотрудник бизнеса руководящего уровня, который хорошо разбирается в процессе, принимает непосредственное участие в проекте по процессной деятельности - делится информацией, валидирует схемы и описания текущих процессов, знает недостатки процесса.Руководитель департамента, отдела, ведущий специалист.
Пользователь БП - сотрудник, который работает с процессом. Делится болями и последовательностью действий процесса. Нуждается в оптимизации для облегчения своего ручного труда. Операторы, менеджеры и т.д.
Группа процессного офиса - процессный лидер, методолог и менеджер изменений
Процессный лидер - управляет работой сотрудников своего блока, контролирует сроки, наличие необходимых ресурсов, качество работ процессного проекта и достижение целевых KPI. Создает концепции реинжиниринга процессов.
Методолог - проводит аудит, описание, оптимизацию БП, в соответствии с целевыми KPI. Создает требования к мастер-системе, обеспечивающими реализацию обновленного/нового БП. Пишет регламентные документы. Измеряет процессные KPI.
Менеджер изменений - планирует, организовывает и контролирует работы по внедрению обновленных процессов в компании. В том числе, обучения и проверку использования разработанных технологий.
Группа ИТ - ИТ-архитектор, бизнес-аналитик, разработчик-тестировщик.
ИТ- Архитектор - лидирует работы со стороны группы ИТ. Управляет техническими решениями, обеспечивающими бизнес-процессы в компании - какая ИТ-система, микросервис или RPA, какие языки программирования использовать для оптимальной работы БП. Интеграции, допустимые нагрузки, хранилища данных. В компаниях это руководитель ИТ.
Бизнес-аналитик - анализирует требования к процессу методолога, сопоставляет с возможностями и ограничениями целевой системы, определенной бизнес-архитектором, участвует в улучшении БФТ и последующем тестировании, проводит замеры системных KPI.
Разработчик-тестировщик - на основании БФТ проводит работы по созданию оптимизированного процесса в ИТ-системе. Тестирует разработку.
Коллеги, как Вы видите, в составе команды явно прослеживается крепкая связь бизнеса, его процессов и технологий.
Практическое использование - моделирование и регламенты - работа системы.
В команде одинаково важны глубокая внутренняя экспертиза в процессах компании - и глубокая внешняя экспертиза по возможностям системы и организации процессных проектов.
Поэтому, при сборе команды для оптимизации и автоматизации процессов компании необходимо собрать экспертов своих бизнес-процессов - лучших сознательных сотрудников. Некоторых из них можно назначить методологами, предоставив требуемые hard-skills.
Системные и организационные вопросы лучше делегировать на аутсорсинг, чтобы избежать переписи старых процессов с малой долей оптимизации, буксования работ, организации работ по части процессов, отсутствия учета влияния изменений на смежные процессы.