Данной теме уже были посвящены несколько статей на канале. Это и «Суть управления: о чем могут поведать Джеймс Уатт и темная подворотня», и «Об эффективном менеджере в техническом проекте». И даже «Как справиться с беспокойством и тревогой, и немного про то, что все пропало», что будет весьма актуально для тех, кто не прочитал предыдущие материалы.
Если вам нужно что-то конкретное от этой реальности, то, конечно, преждевременно сразу бросаться строить систему управления. Сначала нужно приобрести некоторую нематериальную ценность, которую некоторые обзывают знаниями. Создание модели объекта, которым вы собираетесь управлять, понимание того, как там все устроено, является неотъемлемым условием успеха. Впрочем, только знаний, скорее всего, также будет недостаточно. Нужно владеть соответствующими технологиями. В простейшем случае — сбора и обработки информации.
Давайте сегодня поговорим про практическое применение всего вот этого. В упрощённом ключе, ясен пень, но зато в рамках полезного для кого-то в бытовом плане вопроса. Предположим, вы купили автомобиль и хотите наслаждаться комфортным перемещением собственной пятой точки из пункта «А» в пункт «В» максимально долго и беспроблемно. Да, по первости на машину имеется гарантия, что снимает сразу часть возможных проблем, однако со временем все больше и больше технических (и не только) задач надо решать самостоятельно, да на регулярной основе.
Набросаем контуры системы управления автопарком, пусть он состоит всего из одного автомобиля. Может и из двух, если, например, жена открыла в себе желание стать автоледи. У меня нет никаких предубеждений против женщин за рулем, часто это более дисциплинированные водители, но на днях наблюдал фееричную картину маслом. Очень красная машинка решила припарковаться у бизнес-центра. Парковка примыкает к довольно оживленной дороге и на ней остался, скажем, зазор между машинами, назвать это местом язык не поворачивается. Но девушке очень надо и факт того, что в свободное пространство помещается только ширина машины ее не смутил. И вот, остановив движение улицы, она с десятой попытки и с характерным звуком, возникающим от встречи бампера с поребриком, вклинивается в зазор. При этом часть зада (авто, конечно) все еще выпирает на проезжую часть. Видно, что водитель горда собой и победоносно оглядывается на собравшихся свидетелей ее искусства управления транспортным средством. И вдруг выражение лица меняется, ибо приходит, наконец, осознание бренности мира — двери-то машины открыть физически невозможно. Да и назад, в поток автолюбителей, матерящих умственные возможности владельца мешающего проезду зада, скажем, вернуться уже задача нетривиальная. В общем, очередная иллюстрация к жизненной мудрости, что думать на шаг вперед необходимо, желательно заблаговременно.
Ладно, это лирика. Вполне вероятно, что у вас в автопарке там еще тройка с бубенцами снегоход, трехпалубная яхта с бассейном лодка с мотором и еще что-то механически сложное. Вы не волнуйтесь, любая система, как правило, может быть масштабирована.
Определение целей и критериев их достижения
Начнем, как водится, с целей, достижение которых должно обеспечиваться системой. Я бы выделил для начала и примера следующие:
1. поддержание технического состояния (исправность, надежность и так далее);
2. постоянная готовность к текущему использованию;
3. применение личного автомобиля для рабочих нужд;
4. снижение рисков при эксплуатации (обеспечение безопасности);
5. контроль экономической эффективности использования.
Все цели ставятся на определенный срок плановой эксплуатации, например, 7 лет. В качестве дополнительной задачи можно даже выделить продажу автомобиля по истечении обозначенного срока. Однако каких-то серьезных ограничений (кроме хранения всех документов) эта цель скорее всего не несет, ей можно даже пренебречь.
Напоминаю, что любая система не должна рассматриваться, как нечто незыблемое и святое. Появился опыт работы с ней и понимание по косякам — надо не стесняться и все корректировать. И цели уточнять, и состав, и применяемые технологии. Нет ничего хуже, когда обстоятельства изменились, а вы продолжаете хвататься за прошлое, пусть в нем когда-то и было хорошо. Однако у всего есть обратная сторона.
Например, когда я внедрял в работу программное обеспечение (ПО) для автоматизации отдельных проектных работ, то только ленивый не заявил, что это бессмысленно и бесполезно, не приживется. И то, здесь не то, а другое так вообще еще хуже. Очень я устал это слушать. Что-то вроде и казалось здравым, что-то точно надумывалось, лишь бы не делать ломать устоявшиеся процессы. Короче, собрал я всех причастных и озвучил следующие тезисы: а) ПО будет внедрено в любом случае, это не обсуждается; б) да, функционал и методика его использования не идеальны — критика частично справедлива; в) но обсуждать можно бесконечно, поэтому работать начинаем по предложенной схеме, а недостатки фиксируем и через пару месяцев по очереди будем обсуждать и последовательно исправлять, внося изменения. Да, по итогу было больно, не все оказалось так, как думалось, но ПО заработало и поставленные цели стало выполнять исправно. Критики, как это часто бывает, облажались.
Назначим для каждой цели ключевые показатели ее достижения. Сделать это возможно уже после сбора информации об объекте управления — изучив материальную часть и сторонний опыт эксплуатации.
1. Техническое состояние (ТС). Согласно инструкции по эксплуатации поддержание ТС обеспечивается своевременным техническим обслуживанием в зависимости от пробега или времени эксплуатации. Помимо расходников для ТО имеются также колодки, резина и прочие элементы — их замена осуществляется по факту износа (но до того, как тот станет критическим) или исходя из статистики применения. Также в Интернете имеется доступ к статистике поломок (по предыдущему автомобилю я даже нашел огромную таблицу для автосервисов с рекомендуемыми заводом-изготовителем заменами отдельных элементов в зависимости от пробега — ну там датчики, насосы, шланги, трубки и др.). Так по некоторым работам из перечня ТО и их периодичности экспертами могут обоснованно высказываться сомнения — изучив мнения, например, масло в коробке я менял раз в два года (против четырех по официальным рекомендациям), таким образом, перечень работ ТО должен быть расширен.
2. Готовность. Автомобиль должен быть не только заправлен не менее, чем на половину бака, но и укомплектован годным к использованию вспомогательным оборудованием и информацией. Резина обута по сезону. Мойка и уборка, конечно, по желанию. Но если лакокрасочное покрытие требуется сохранить на более длительный срок, то оно должно быть чистым и блестеть в лучах солнца.
3. Командировки на личном авто. Чтобы за это бухгалтерия могла заплатить, по каждому факту использования автомобиля для рабочих нужд должен быть оформлен, как минимум, путевой лист с контролем пробега и предъявлением чека о заправке на дату поездки.
4. Риски. Что делать, если случится авария (я там был, мне не понравилось — стресс, нервы). Требуется рассмотреть возможные негативные сценарии и для каждого: а) продумать план действий, б) собрать дополнительную информацию (куда звонить, кого вызывать), в) подготовить дополнительные средства и укомплектовать ими автомобиль. Что еще приходит сразу на ум: угон, капитальная пробка, поломка в ебенях сельской местности…
5. Экономика. Все действия с автомобилем как бы должны быть эффективными. Для этого стоимость владения автомобилем не должна превышать, например, стоимость подписки на аналогичный автомобиль. Показателями эффективности могут быть средняя стоимость 1 км пробега; месячные затраты на эксплуатацию и т. д.
Процессы
Показатели (поддерживаемые состояния) для целей вроде определили. Естественно, сами они себя не достигнут. Нужны еще соответствующие процессы в рамках плана. Правильным, говорят, будет, если с одним показателем соотносится один процесс. И один ответственный. С ответственным, кстати, проще всего — это вы, никому другому ваши печали не сдались (родные не в счет, цените их).
О чем стоит подумать?
1. Регулярный осмотр и контроль состояния, плановое ТО, текущий ремонт (срочный, плановый).
2. Контроль и поддержание комплектации по списку с регулярной проверкой их годности (срока годности, поверки и т. д.).
3. Оформление отчетных документов. Для этого потребуется учет поездок, шаблоны отчетных документов, возможно, стоит подумать об автоматизации — макрос какой запилить в Excel.
4. Создание «красной папки» (что делать и куда звонить) и запаса требуемых вспомогательных средств, которые помогут с минимальными затратами пережить неприятности. Речь только о законных способах, естественно. Класть биту в авто крайне не рекомендуется.
5. Анализ экономической эффективности. Определяем параметры и опять же в какой таблице рассчитываем для периода. Сравниваем и радуемся, если все хорошо. Печалимся и что-то предпринимаем, если все плохо.
На всякий случай напомню, что процесс — это последовательность (систематическая) повторяемых действий, направленных на достижение конкретной цели (показателей). У процесса есть входы (материалы, информация и др.) и выходы (продукт, результат). Еще требуется контроль и учет всех шагов, мониторинг результатов, анализ отклонений и принятие корректирующих действий.
Уж дальше рисовать всякие «правильные» блок схемы и диаграммы, простите, не буду. Они для каждого все-равно будут своими, как и машины: поддерживать на ходу вишневую девятку и Porsche Cayenne совсем разные вещи. Причем, вторую марку нынче как бы не сложнее.
По итогу составляете список всех процессов, оцениваете регулярность и вносите в ежедневник, планнинг или что там у вас используется для управления временем.
Инструмент планирования, учета, контроля и анализа
В ходе процессов нашей системы создается информация, которую требуется учитывать. Она нужна как для дальнейшего планирования, так для принятия оперативных решений.
Для ее хранения подойдет файл электронных таблиц. Не надо вот этих всяких новомодных сторонних программок для простых задач, по крайней мере, в начале. Вообще мое мнение, если для своей системы на первом этапе не можете использовать простые инструменты, то никакие навороченные хитро выдуманные штуки не только не помогут, но и будут вредны. Чтобы прочувствовать «что», «как», «зачем» и «почему», нужно начинать с основ, где можно что-то подвигать и легко поменять. А потом еще раз поменять и еще.
Ну вот я для примера создал несколько таблиц по образу и подобию используемых мною на практике.
1. Эксплуатация
Для процессов фиксируется факт их выполнения, результат, а также затраченные ресурсы. Каждый показатель должен быть нужным и для какой-то мыслительной операции использоваться. Помните, как у Оккамы? Не следует множить сущее без необходимости.
Дата, когда все произошло укажет вам путь следующий период для выполнения очередной итерации требуемого процесса. Ну и позволит считать разные хитрые экономические показатели. Текущий пробег — та же дата, только в профиль, к нему привязаны всяческие регламентные работы. Не мне вам рассказывать. Опять же, можно посчитать потом стоимость километра, сотни километров и т. д. Некоторые люди для этого используют только прямые денежные затраты (стоимость ТО, запасных частей, бензин), что на мой взгляд крайне неправильно. А как же то время, которые вы потеряли, отсиживая, например, в автосервисе? Еще кто-то указывает, что сложно это все фиксировать. Ну как сложно-то? У вас наверняка есть смартфон — делаешь фото спидометра, убиваешь двух зайцев: факт события фиксируешь и параметры.
Тип — это ранее определенный и запланированный вами процесс. По типу удобно сортировать и искать события. Его можно использовать для расчетов с помощью хитрых формул. Ежу понятно, что фиксировать нужно также все события, связанные с затратами и непосредственно суммы. У меня для этого используется отдельный файл в системе управления личными финансами.
Результат событий поможет вам ничего не забыть. Если требовались еще какие-то ресурсы, помимо денег, стоит записать и их.
2. Путевые листы
Особо не на чем останавливаться подробно. Фиксируется только та информация, которая нужна для оформления.
3. ТО (техническое обслуживание)
Интересная и крайне полезная вкладка на мой взгляд. Особенно в ретроспективе многих лет, когда память начинает подводить. Вся информация в одном месте. Помогает планировать нужные работы, размещать заказ-наряд, закупать «проверенные» расходники.
4. Ремонт
Если ТО — событие безальтернативное, предупреждающее неприятности, то ремонт — незапланированное событие. Необходимость его может всплыть по результатам наблюдений (по факту осмотров и эксплуатации), диагностики или, не дай бог, аварии. Сбор сопутствующей информации повышает эффективность планирования, экономических расчетов, а иногда помогает последующей диагностики для сложных неисправностей. Через некоторое время набирается статистика. Например, на одном фото стабильно раз в 40 тысяч я попадал на замену рулевого наконечника. Понятное дело, что я стал включать его замену в ТО, экономя тем самым свое время, сокращая риски столкнуться с проблемой где-то в дальней дороге.
5. Запасные части
Что по итогу было поставлено в автомобиль позволяет планировать затраты на следующий период, быстро размещать заказы на компоненты, а также фиксировать опыт и повышать надежность последующей эксплуатации. Был, например, однажды такой случай — какой-то сальник я поставил, он отслужил несколько недель, вместо лет. Само по себе факт не позволяет делать вывод о качестве изделия, его могли и установить неправильно, но первый звоночек прозвучал. Можно, если цена позволяет, еще раз его поставить и посмотреть, как и что, но имеется целесообразность перейти на более качественное изделие, например. В моем случае, вторая попытка изделием также была провалена. Мастер также по моей просьбе посмотрел правильность установки предыдущего экземпляра. Больше я его не ставил и один раз побил по рукам, когда мне эту модель попытались впихнуть в рамках какого-то ремонта на сервисе.
6. Анализ
Вы определяете параметры, которые помогут сделать вывод об эффективности использования конкретного автомобиля (марка, год эксплуатации, пробег и т. д.) в конкретных ваших условиях. И сравниваете с доступными альтернативами. Так один мой знакомый все посчитал, прослезился, да пересел на подписку. Другой исходя из своей потребности оценил преимущества каршеринга. Кому-то оказалось ездить на работу на такси дешевле, нежели содержать машину. Цифры, они очень помогают посмотреть на проблему без эмоций и принять правильное решение.
7. Чек-лист проверки дополнительной комплектации
В ранее рассмотренных процессах упоминается дополнительная комплектация автомобиля. Ее перечень удобно иметь под рукой и на регулярной основе проводить проверку и доукомплектование.
Конечно, перечень пополняется часто исходя из опыта. Таблицу можно расширить указанием места хранения, если это актуально.
8. Инфо
Собирать полезную информацию по машине, контакты для решения проблем, да в одном месте невероятно полезно.
О чем я не написал. Напрашивается еще наличие календаря, где расставлены все запланированные по машине регулярные процессы. Такой у меня присутствует, но относится к иной подсистеме управления, соответственно, хранится в другом файле.
Опыт эксплуатации или про принятие решений
Я пользуюсь подобной системой много лет. Не единожды она меня здорово выручала. Помимо банального удобства, когда все данные по автомобилю под рукой, у меня значительно снизилось количество инцидентов с техническим состоянием автомобиля. Обосновано подозреваю, что сама эксплуатация мне обходится дешевле. Ну и в любой момент я могу на все плюнуть собраться, да уехать куда-нибудь подальше.
Помню, что когда передавал новому владельцу свой предыдущий автомобиль, а вместе с ним подробный «журнал эксплуатации», то давно не видел такого проявления эмоций, идентифицированных мною, как удивление. Но, кстати, человек оценил и после звонил, уточнял некоторые моменты. Сказал, будет продолжать дело. Такие дела.
Еще что хочется сказать — вообще разработка системы управления часто может быть важнее, чем ее практическая реализация. Пока всеми этими вопросами занимаешься, можешь об очень многом подумать, передумать и снова подумать. Жизнь станет более упорядоченной. Ну да это, итак, известно, просто хороший и наглядный пример, когда утверждение можно проверить опытным путем.
Ознакомиться с содержанием журнала.
Уважаемые коллеги, желаю хорошего дня. Подписывайтесь, чтобы иметь возможность обсудить со мной вашу задачу в комментариях. Буду рад лайку, альтернативному мнению или истории по теме статьи.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ №1: Оценки, суждения и предложения по рассматриваемым вопросам являются личным мнением автора.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ №2: Техническая информация, представленная на сайте, не является официальной и предоставлена только в целях ознакомления. Владелец сайта не несет никакой ответственности за риски, связанные с использованием информации, полученной из данного источника.
Все изображения, если не указано иное, либо выполнены автором, либо взяты из открытых источников.