Согласитесь, было бы здорово каждый раз при любом заболевании попадать к профессиональному врачу. Который, умело задавая вопросы, наблюдая симптомы, точно определит болезнь и назначит правильное лечение. А задачей пациента будет только следовать правильному лечению. И выздоровление наступает. И нет никаких негативных последствий для организма. Наверное, этого бы мы хотели и в сфере бизнеса. Чтобы, наблюдая различные проявления в деятельности компании (симптомы), мы смогли бы правильно диагностировать проблему и назначить верное “лечение”. И это привело бы к “выздоровлению” компании. Чтобы, не дай бог, не доводить до печальных последствий в виде невыполненных обещаний перед покупателями, кассовых разрывов, кредитной зависимости или банкротств. Что же это за симптомы?
Для удобства восприятия все симптомы “нездоровой” деятельности я сгруппировал в несколько категорий. Это деление является условным. На первый взгляд может показаться, что некоторые симптомы не имеют ничего общего с правильной организацией. Но по мере изучения статьи вы увидите, что эта связь есть, и она очень явная.
К первой категории относятся симптомы, связанные с сотрудниками. Это когда сотрудники в компании не знают кто и за что отвечает. У таких сотрудников низкая компетентность. Как решение - владелец отправляет их на различные тренинги и семинары, но это не дает результата. Такие сотрудники не хотят брать ответственность. Любая мало-мальски сложная работа ложится на стол руководителя. Сотрудников невозможно мотивировать. А иногда становится сложно заставить сотрудников выполнить их прямые обязанности. Это приводит к тому, что среди них часто возникают конфликты. Компания не работает как единый слаженный механизм. В этот момент владелец начинает думать что кругом все сотрудники такие. И нормальных сотрудников нет. Вот раньше были другие сотрудники… Даже появился такой термин как “человеческий фактор”. Википедия дает такое определение: человеческий фактор - это термин, описывающий возможность принятия человеком ошибочных решений в конкретных ситуациях. Владелец начинает искать звезд. Он хочет найти супермена, который сможет справиться со всем этим хаосом, происходящем внутри компании. Но звезды находятся крайне редко. И ситуация не меняется. В основе этого, как вы увидите дальше, лежит причина низкой ОРГАНИЗОВАННОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.
Руководителю становится очень сложно управлять такими сотрудниками. Среди сотрудников появляется много тех, кто активно начинает имитировать бурную деятельность, на самом деле не создавая никаких результатов. Руководителю, а ведь он в прошлом был звездой, прежде чем стал руководителем, приходится тушить пожары за сотрудников. Теперь он все свое рабочее время тратит на работу сотрудников, а когда все сотрудники расходятся по домам, он берется выполнять свою основную работу. Для того чтобы убедиться в правильности этой теории, просто выясните, у кого самый длинный рабочий день в офисе, и вам все станет предельно ясно.
Печальным следствием этой ситуации является еще и то, что и у сотрудников, и у руководителей формируется точка зрения, что ничего нельзя изменить. Как обстоят дела в нашей компании - это обычное дело. И с “человеческим фактором” уже ничего нельзя сделать.
Возможно, я показал здесь слишком уж печальную картину. И, к счастью, дело не всегда обстоит именно так. На самом деле ценных сотрудников, желающих работать, гораздо больше, чем непродуктивных и ленивых. Но если у вас есть какие-то отголоски из этой категории, просто знайте, что причина этого в низкой ОРГАНИЗОВАННОСТИ. Вашей компании просто не хватает ОРГАНИЗАЦИИ.
В 2019 году у меня был проект в одной транспортной компании. В которой была похожая ситуация с сотрудниками и руководителями. Я помог владельцу правильно организовать работу отдела продаж и отдела логистики. В результате те же самые сотрудники смогли производить на 20% больше результатов.
Ко второй категории можно отнести симптомы, связанные с производством. Под производством в данном случае я подразумеваю - создание основного продукта компании. Если компания занимается строительством коттеджей, то продуктом компании является коттедж. То есть производство - это само строительство коттеджей. Ну представьте сами, когда сотрудники находятся в подобном состоянии (о котором писалось выше), о каком производстве может идти речь! Производство работает только тогда, когда работает шеф, а именно, пока он всех гоняет, все работает. Стоит ему только отвернуться, сразу все пошли на перекур или еще куда. Знакомая ситуация? В основе этого тоже лежит плохая организация или отсутствие организации! Другими частыми спутниками плохой организации на производстве являются завалы из невыполненной работы. Это приводит к срыву сроков поставки клиентам. Что в свою очередь приводит к постоянному изменению объемов, работы то много, и мы не успеваем, то мало, и не знаешь чем занять сотрудников.
Следствием проблем на производстве становится невозможность планировать такую деятельность. И это третья категория симптомов. Любой план обязательно будет провален. Просто факторов, которые влияют на деятельность фирмы столько, что мы не можем их все контролировать. Это приводит к тому, что компания живет сегодняшним днем. Нет возможности спланировать на два месяца вперед и уж тем более на годы. Теперь представьте, как собственнику в подобных условиях принимать решения в отношении инвестиций в свою компанию?! Очень сложно оценить окупаемость любых инвестиций, да что там инвестиций. Это касается любых долгосрочных вопросов.
Все это отражается и на финансах компании. Это четвертая категория симптомов. Плохо организованная деятельность не приносит или редко приносит прибыль. И обычно такая прибыль если и есть, то только на бумаге, в бухгалтерских отчетах. Реальных же денег НЕТ. Они либо на складе в материалах, либо у клиентов в виде их задолженности перед нашей компанией. На складе постоянные ошибки с остатками. Лучший способ узнать реальные остатки на складе - это сходить самому и посчитать. Никто ни за что не отвечает. Нет понятной себестоимости изготавливаемой продукции. Цены устанавливает рынок, клиент. Руководитель часто не знает, сколько зарабатывает его компания и на чем именно. Какие товары выгодны для компании, а какие убыточны. Сложно инвестировать и сложно принимать решения на длительный период времени. Девиз владельца: "Нам бы как-то сейчас справиться, чего уж говорить о том, что будет через пол года!"
Эти и многие другие проблемы являются следствиями плохой организации. Низкие заработные платы, задержки в выплатах. Постоянные конфликты среди сотрудников, ошибки персонала, которые регулярно обходятся компании в круглую сумму денег, этих и многих других проблем можно избежать. Если правильно организовать деятельность.
Это наиболее часто встречающиеся проблемы, связанные с плохой организацией, но не все. Я привел их здесь для того, чтобы вы увидели, куда вам стоит направить свое внимание. Какие области остро нуждаются в хорошей организации, а в каких все нормально. Уверяю вас, в ваших компаниях есть области, в которых все нормально. Обычно вы про них даже и не вспоминаете. А вот те области, которые у вас постоянно на слуху, вот именно им стоит уделить внимание. Именно там есть какая-то часть этих проблем или все сразу.
К счастью, выход есть. За последние годы я предпринял много действий по организовыванию в разных компаниях и разных отделах этих компаний. Эти отделы и компании вышли на новый уровень. Смог я, сможете и вы это сделать. И выйти на новый уровень. Давайте посмотрим, что же такое хорошо организованная деятельность? Об этом вы узнаете в следующих статьях.
Подписывайтесь, чтобы читать дальше полезные статьи. Ставьте лайки и пишите комментарии, задавайте вопросы!
Подписывайтесь на наши соц.сети и оставайтесь с нами:
Tg-канал: Kirill_Naumenko_order
E-xecutive: Кирилл Науменко