Сегодня вернёмся к теме тайм-менеджмента руководителя и дадим несколько рекомендаций, как планировать своё время максимально эффективно.
Руководитель это тот человек, который всегда максимально загружен работой. И соответственно ему ежедневно требуется решать большое количество задач. Часть задач он может делегировать, а часть ему необходимо решать самому. И для того, чтобы всё успевать и ничего не забывать предлагаем следовать следующим рекомендациям:
1. Распределяйте задачи по степени значимости.
Пожалуй, это самая главная рекомендация, так как в первую очередь необходимо выполнить расстановку задач по приоритетности, начиная от самых важных и срочных, и заканчивая теми, которые только отвлекают на себя драгоценное время. И в решении этого вопросам будет очень полезна матрица Эйзенхауэра, при помощи которой можно структурировать все задачи по степени значимости и срочности. Эта матрица является универсальным и в то же время простым инструментом, который поможет в планировании. Кстати, о ней мы писали подробно в одной из предыдущих наших публикаций (ссылка на статью будет в комментариях к этой статье).
2. Реально оценивайте ваше время
Рассчитывайте время правильно. Запихнуть «слона в запорожец» не получится, поэтому не стоит включать в свой план задач больше, чем у вас имеется времени на их выполнение. Важно реально подходить к оценке своих возможностей и времени. Если для работы требуется 3 дня, значит определяйте именно этот тайминг. Ошибки и самонадеянность (успею за 2 дня) могут дорого стоить. Лучше если вы сделаете работу быстрее (опережая график) и высвободите время, чем будете в роли догоняющего и постоянном напряжении в случае задержек.
3. Всё записывайте
Для многих это не будет открытием, но эту рекомендацию мы не можем не включить. Все свои планы на день, неделю, месяц необходимо записывать. В первую очередь это необходимо для самодисциплины и контроля. Кроме того, могут возникать новые задачи в моменте. И для того, чтобы они не выпали из повестки их необходимо сразу записывать и включать в свой план. Благодаря записям все задачи будут на виду, и вы будете понимать какой объем работы необходимо выполнить и в какие сроки. От себя (по опыту) добавим, что большой объём информации очень сложно держать в голове и существует риск упустить или забыть решить вовремя важные вопросы. Поэтому всё записываем!
4. Делегируйте и контролируйте
Этот совет в меньшей степени относится к тайм-менджменту, но, тем не менее, некоторую несложную работу можно делегировать сотрудникам, заместителям, помощникам. За собой можно оставить только контроль. Это позволяет высвободить часть времени и сконцентрироваться на более важных задачах. Главное фиксировать точки контроля.
5. Проводите анализ и работу над ошибками
По итогам дня, недели, месяца проводите анализ своей работы. Успели ли вы сделать всё, что планировали или нет. Если нет, то почему. Это поможет вам выяснить количество нерешенных задач (если такие были), и разобраться, почему они не решены. Проведите работу над ошибками, скорректируйте свой план.
Не стоит переживать, если что-то не успели или не сделали вовремя. Такое бывает. Но постоянный анализ позволяет свести к минимуму ошибки в планировании времени.
И дадим ещё 1 совет. Записывайте все свои планы, как рабочие, так и личные будь то утренник у ребёнка, встреча с одноклассниками, ужин с супругой (супругом) в ресторане на годовщину свадьбы и.т.д. Ведь порой за работой можно упустить важные события, которые могут не повториться в будущем. Цените такие моменты, находите для них время и включайте в свой план!