Мы все сталкиваемся с ситуацией, когда дел огромное количество, а ресурсов времени очень мало. И если процессом не управлять, то в какой-то момент все начинает копиться как снежный ком, ежедневно добавляя стресса. Как справляться с обязанностями и повседневной рутиной в такой ситуации? В этой статье я хочу рассказать о матрице Эйзенхауэра и разобраться насколько он может быть полезен для решения злободневных задач в современном мире.
1. Кто такой Дуайт Эйзенхауэр и зачем ему понадобилось приоритезировать задачи
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был 34-м президентом США в период с 1953 по 1961 год, а до этого во время Второй мировой войны руководил англо-американскими силами при высадке войск в Нормандии 6 июня 1944 года и командовал войсками союзников в Европе, был генералом армии. Считается, что он сделал блестящую карьеру.
Я не буду рассуждать о политике и военных задачах, которые он решал на своих постах в разное время, но сосредоточусь на том, что современники считали его продуктивным человеком. И это при том, что человеком он был не просто занятым, а очень занятым и испытывал колоссальные стрессы и нагрузки. В чем же был его секрет и как он справлялся со всем потоком поступающих дел?
«У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».
Именно эта цитата, приписываемая Дуайту Эйзенхауэру, характеризует его подход в управлении своим временем на основе двух характеристик - срочности и важности.
Надо сказать, что более детально принцип разделения задач и их приоритезации описал Лотар Зайверт в 1984 году, а затем уже Стивен Кови. Так в его книге "Семь навыков высокоэффективных людей" она упоминается как "Матрица управления временем". Сейчас это популярный инструмент современного тайм-менеджмента. Давайте разберемся как он работает и может ли быть полезен не только президентам и топ-менеджерам.
2. Ключевые принципы построения "Матрицы Эйзенхауэра"
Существуют разные подходы управления временем и повышения собственной продуктивности. Кто-то записывает дела в ежедневник или блокнот, ведет списки задач на смартфоне или ноутбуке, использует специальные программы, чтобы ничего не забыть. Матрица Эйзенхауэра - это инструмент с более широким взглядом на эффективность, который предлагает принцип, как упорядочить и систематизировать то, что требует затрат времени и ресурсов.
С точки зрения формы, матрица Эйзенхауэра - это таблица, состоящая их четырех квадратов, построенных по двум осям - вертикальной и горизонтальной, на одной из них меняется степень важности задач, а на другой - степень их срочности. Выглядит это примерно так:
Матрицу можно применять как к профессиональным, так и личным делам, классифицируя их по квадратам. Срочные дела - это те, которые требуют немедленных действий и имеют очень ограниченные сроки выполнения. Важные дела - это то, что способствует достижению целей, результатов, реализации стратегии компании или личной миссии. Строя матрицу и оценивая задачу на предмет важности, можно задавать себе вопрос: «Она имеет прямое отношение к цели и способствует ее достижению?» и если ответ "да", то считать ее важной. Основная задача - распределить весь список дел по четырем квадратам таблицы. Разберемся на примерах.
Квадрат 1. "Важно и срочно". Сюда относится то, что требует незамедлительного внимания и приносит результаты для достижения цели. В этот квадрат попадает то, что достигло критичности и неотложности выполнения: зубная боль, которая не дает спокойно жить, если ее в самое ближайшее время не вылечить, проекты с горящим дедлайном, проблемы, которые потребовали незамедлительного решения и без решения которых невозможно двигаться дальше.
Это поле почти никогда не бывает пустым, потому что в нашей жизни постоянно происходят ситуации, которые так или иначе относятся к форс-мажорным. Но если таких задач много, то это приводит к хроническому стрессу, повышенному расходованию ресурсов, в том числе физических и эмоциональных. Необходимо расчистить этот квадрат и постараться переместить из него большинство задач в остальные блоки, чтобы не превратиться в менеджера, жизнью которого управляют кризисы - личные или профессиональные.
Квадрат 2. "Важно и несрочно". Задачи этого блока способствуют достижению долгосрочной цели и не являются срочными, но являются важными. К ним относятся поиск возможностей для будущего развития, обучение, профилактические мероприятия, чек-апы, подготовка и т.д. Их можно и нужно планировать, при этом для решения таких задач может и не быть конкретного срока, движение может осуществляться небольшими шагами. Но дисциплинированные действия в этом блоке способствуют наилучшим долгосрочным результатам и сокращению кризисных ситуаций.
Например, обучение английскому языку два раза в неделю в течение года позволит сотруднику участвовать в реализации международного проекта в будущем. Или еще пример: своевременное прохождение чек-апа организма и составление плана профилактических мероприятий позволит поддерживать здоровье на нужном уровне и жить полноценной жизнью. Ну и так далее.
Квадрат 3. "Срочно и неважно". Это тот тип задач, которые появляются неожиданно - телефонный звонок, письма, встречи или рутинные и распространенные обязанности. Объединяет их то, что они имеют высокую срочность исполнения -"сейчас" или "в самое ближайшее время" и при этом не являются важными для достижения конкретной цели. Например, сбор информации для регулярного отчета до 11.00, обработка вручную данных для последующего анализа. Такой тип задач создает "занятость", но не приближает к реализации того, что на самом деле требуется.
Идеальный вариант для таких задач - их делегирование, оптимизация или автоматизация там, где это возможно. В современном мире с высокой скоростью жизни популярны различные сервисы, которые облегчают жизнь и сокращают трату времени на бытовые вопросы: от приобретения стиральной машины и использования сервисов клининга до покупки товаров в интернет-магазинах и службах доставки. В работе же это разные сервисы и программы, позволяющие меньше тратить времени на ручной труд и многое другое.
Квадрат 4. "Несрочно и неважно". Список дел и занятий, которые никак не приближают к целям, не являются срочными для незамедлительного выполнения, но при этом на них могут тратиться часы. Сюда относится праздное времяпрепровождение, серфинг в соцсетях, просмотр всех сезонов любимого сериала по третьему разу и т.д. В целом это доставляет удовольствие и является приятным, но отнимает кучу времени и в долгосрочной перспективе не способствует реализации того, что на самом деле важно. Адепты данного инструмента настоятельно рекомендуют максимально сократить число таких дел.
3. Ищем резервы, чтобы повысить эффективность
Пока я писала эту статью, я параллельно заполняла свою собственную матрицу. С первым квадратом оказалось все довольно просто. С определением списка дел для третьего квадрата оказалось уже чуть сложнее: если с рутиной было более менее понятно, то в части важности возник вопрос - что на самом деле важно для моих задач, а что нет.
Но хуже всего пришлось с четвертым блоком. Когда я добралась до этого блока, оказалось сложным принять совет "избавиться" от тех задач, которые "убивают время", особенно при наличии внушительного списка в других блоках. По мне часть таких задач - это форма отдыха и восстановления сил.
С другой стороны, Стивен Кови пишет об этом так:
Эффективные люди держатся подальше от Квадратов 3 и 4, поскольку относящиеся к ним дела, пусть даже срочные, не являются важными. Кроме этого, эффективные люди уменьшают размер Квадрата 1, проводя больше времени в Квадрате 2.
В общем, тут есть над чем подумать и, возможно, пересмотреть приоритеты, отделив то, что действительно наполняет энергией и позволяет восстанавливаться и отдыхать от пустой траты времени, добавив возможностей для Квадрата 2.
4. Послесловие
По итогам проделанного упражнения могу сказать, что инструмент хорош для анализа трат собственного времени. Матрица Эйзенхауэра достаточно наглядно позволяет показать в каком из блоков больше всего задач и над чем стоит поработать.
Метод показался достаточно понятным - таблицу можно заполнить как от руки, записав все на листе бумаге, так и в excel или приложении на смартфоне. Основной вопрос - правильно разобраться в целях и определении важности задач, так как оценка довольно субъективная и требует размышлений.
Считаю инструмент достойным внимания. После осмысления собственных подходов по ведению дел, можно попытаться их трансформировать, используя заложенный принцип приоритезации задач. Хотя эта часть уже требует совсем других усилий.
Понравилась статья - ставь лайк, подписывайся на канал, пиши комментарии!
