Скажите, бывало ли у вас ощущение натянутой струны при составлении отчета о проделанной работе либо ощущение, что вы занимаетесь лишней работой в этот момент?
Лично у меня – такое случается постоянно, и я не могу избавиться от внутреннего сопротивления при составлении отчетов…
На каждом месте работы я сокрушалась о впустую потраченном времени на заполнение внутренних информационных систем моими задачами, о безмолвных статистических данных, выгруженных примерно из этих же ИС, о бестолковых телефонных разговорах с контрагентами, которые нигде не фиксируются. Видимо, мозг в этот момент не занят интеллектуальным трудом, если посещают мысли не об отчете, а об этом всем… В общем, оттого, что в итоге постоянно мне приходится вручную собирать данные по моим активностям, форматировать их под индивидуальные требования отчета и – самое сложное: делать нужные акценты на завершенных мероприятиях, особо не перегружая свод информацией, деталями и вот этой всей нашей юридической кухней, но дать понять, что мероприятие времени выжрало немало, и не потратить его было нельзя. И делегировать кому-то не просто не получилось – это было рискованно и бессмысленно.
Прагматика отчета становится многоуровневой, а уместить его надо на 1 страницу. И составление отчета нельзя занести в активность отчета, это было бы перебором: объяснять в отчете, почему я трачу на него столько времени… Немного, сюр…
Что я делаю в последнее время: завожу папку под каждый месяц, в ней папка с адекватным названием активности: одобрение сделки для общества группы, справка по норме законодательства, блок работы по одному департаменту, рабочая группа по новой инициативе. Так не нужно пролистывать почту и все ИС, где эта активность светилась. Если в следующий месяц перетекает какой-либо вопрос из предыдущего месяца, то я выношу в отчете это в блок длящихся мероприятий. По крайней мере, так становится понятно, что есть дела, которые можно завершить в течение отчетного периода, однако встречаются и такие, которые растягиваются на месяцы, но из виду я их не теряю.
Из года в год я наблюдаю, как очень срочные дела перерастают в длительные «висяки», а потом безмолвно отмирают в моей эксельке…
Хочется добавить красок в эту работу по систематизации активностей, поэтому пора переезжать в какой-нибудь Power BI с возможностью интерактивного предоставления информации по отчету.
Кто успешно пользуется – поделитесь, как Вы делаете тонкую настройку, чтобы в итоговом отчете по юрдепу было меньше ручной отрисовки.