Существует ли идеальная площадка для мероприятия? Пожалуй, нет: её всегда нужно так или иначе доработать. Современный конференц-зал доводить до ума понадобится в меньшей степени. Если же выбирать нестандартное место, то его часто приходится обустраивать с нуля. В этой статье поделимся опытом, как мы организовывали важное событие там, где условий для этого изначально не было.
Сначала давайте разберём основные критерии, которые следует оценивать при подборе площадки.
1. Вместимость. Важно заранее понимать, сколько на мероприятии будет участников, чтобы всем хватило места.
2. Доступность: насколько удобно добираться до места проведения, есть ли рядом парковка для тех, кто приезжает на своём автомобиле. Будьте готовы при необходимости организовать трансфер.
3. Техническое оснащение – что есть на площадке из звукового и светового оборудования, всего ли хватает.
4. Стоимость аренды. Обратите внимание: в выходные дни помещение может стоить дороже, чем в рабочие. Уточните, что входит в сумму. Иногда бывает так, что за саму аренду просят мало, но при подготовке помещения возникнет слишком много дополнительных статей расходов. Тогда есть риск переплатить.
5. Планировка. Нужно, чтобы было достаточно места для активностей, отдыха, обеда.
6. Возможность организовать питание.
Иногда в саму локацию закладываются ещё дополнительные смыслы, чтобы она отражала тему, цель и главную идею мероприятия. Что это значит? Ответим примером из практики «Прожектора».
В 2021 году мы организовывали крупное деловое событие – презентацию стратегии развития промышленности Рязанской области до 2030 года. На нём выступал губернатор Рязанской области. Министр промышленности и экономического развития региона представил основные направления стратегии.
Мероприятие было решено провести в пустующем цехе в здании бывшей обувной фабрики «Рязаньвест». Выбор заброшенного предприятия в качестве площадки не случаен: он подкрепляет главный посыл стратегии и наглядно показывает, что в промышленном секторе нужны улучшения.
Нашей задачей было превратить эту локацию в функциональное, комфортное и современное пространство для проведения мероприятия.
Что мы для этого сделали:
- полностью освободили цех от оставшегося старого оборудования, чтобы обеспечить достаточно места для гостей презентации и монтажа необходимых конструкций;
- организовали клининг;
- демонтировали опасные конструкции;
- установили указатели и стенды с важной информацией, оформили их подсветкой;
- предоставили все условия для выступления спикеров – сцену, микрофоны;
- установили световое оборудование;
- организовали фуршет.
Особенностью площадки стала оригинальная система подвеса мониторов, которую разработали и установили наши технические специалисты для создания объёмной картинки.
Этот кейс подтверждает, что само место проведения мероприятия может играть важную роль в том, как его воспринимают участники.
Мы умеем работать с неочевидными вариантами площадок и готовы взять на себя организацию события любого масштаба и сложности. Предложим уникальную концепцию и нестандартные решения, трансформируя выбранное пространство в соответствии с вашими целями и задачами. Чтобы получить консультацию, заполните короткую форму, и мы свяжемся с вами.
Не забудьте подписаться на наш канал – здесь делимся кейсами и полезными советами по организации мероприятий.