Здравствуйте. Я - Артём Григоров. Я занимаюсь внедрением и настройкой 1С в различных предприятиях уже более 20 лет.
Сейчас, в связи с международными санкциями, компании повально начинают переходить с иностранных учётных систем на 1С. И в этой публикации я поделюсь с вами основными ошибками, которые делают собственники и топ-менеджеры компаний при попытках внедрить у себя 1С.
За более, чем 20 лет я проработал в компаниях различного масштаба - от мелкого ИП, областных торговых сетей, до крупных производственных предприятий, заводов и холдингов.
Вот только некоторая часть из них:
Моя практика показывает, что лишь 20% все попыток руководителей предприятий внедрить у себя полноценно систему 1С, остальные 80% не доводятся до конца по множеству различных причин. Но всё это множество сводится к одному - руководство предприятия не готово к внедрению и выбирает неправильную модель взаимодействия с интегратором.
1. Отсутствует чёткое видение конечного результата.
В жизни мы постоянно сталкиваемся с различными задачами и целями, которые нужно достигнуть. Но часто бывает, что мы не имеем четкого видения того, что именно мы хотим получить в результате своих действий. Это может приводить к тому, что мы тратим много времени и энергии на неправильные вещи, делаем ошибки и не получаем желаемого результата.
Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо иметь четкое и ясное видение того, что мы хотим достичь. Мы должны понимать, какой конечный результат мы хотим получить, и какие шаги нужно предпринять для его достижения. Это поможет нам принимать более верные и эффективные решения в настоящем.
Кроме того, четкое видение конечного результата помогает нам оставаться мотивированными и нацеленными на достижение цели. Когда мы понимаем, что нас ждет в конце пути, мы можем лучше видеть свои промежуточные достижения и оценивать свой прогресс.
Наконец, имея ясное видение конечного результата, мы можем лучше планировать свои действия и использовать свое время и ресурсы более эффективно. Мы можем лучше оценивать, какие шаги нужно предпринять для достижения цели, и какие инструменты и ресурсы нам нужны для этого.
Помните диалог Чеширского Кота с Алисой из сказки "Алиса в Стране Чудес"? (это очень не простая сказка, скажу я вам, и она совсем не для детей)
- Скажите, куда мне идти?
- Это зависит от того, куда ты хочешь попасть.
- А мне всё равно.
- Ну, тогда всё равно, куда идти, куда-нибудь да попадёшь, только уж не сворачивай.
Так вот, к сожалению, большинство руководителей не готовы к внедрению у себя 1С, потому что не имеют чёткого представления - что они хотят получить на выходе.
2. Отсутствует чёткое и ясное видение текущей ситуации.
Руководству предприятия важно иметь полностью задокументированные в бумажном и электронном виде бизнес-процессы по нескольким причинам:
Во-первых, это позволяет четко и ясно видеть текущую ситуацию в компании. Руководители могут увидеть, какие процессы работают хорошо, а какие нуждаются в улучшении. Они могут также увидеть узкие места и источники проблем, которые могут замедлять или останавливать работу компании.
Во-вторых, задокументированные бизнес-процессы помогают руководству эффективно управлять компанией. Когда все процессы задокументированы, руководители могут лучше понимать, какие шаги нужно предпринимать для достижения целей компании. Они могут также увидеть, какие ресурсы и инструменты необходимы для выполнения этих шагов.
В-третьих, задокументированные бизнес-процессы помогают руководству повысить эффективность компании. Когда все процессы задокументированы, руководители могут лучше понимать, какие процессы нуждаются в улучшении или автоматизации. Они могут также увидеть, какие процессы занимают слишком много времени и ресурсов, и как их можно оптимизировать.
Наконец, задокументированные регламенты бизнес-процессов помогают руководству установить порядок и дисциплину в компании. Когда все процессы задокументированы и в компании существуют задокументированные регламенты и должностные инструкции, сотрудники знают, что от них ожидается, и какие шаги нужно предпринимать для выполнения своей работы. Это помогает установить единый стандарт работы в компании и повысить ее эффективность.
3. Нарушение пунктов 1 и 2 ведёт к тому, что все принимаемые решения являются неэффективными.
Отсутствие чёткого и ясного видения будущего и отсутствие чёткого и ясного понимания текущей ситуации ведёт к тому, что становится невозможно понять, какие дальнейшие шаги нужно предпринять. Человек, находящийся в таком состоянии, будет принимать неэффективные решения, которые не дадут желаемых результатов. Это может привести к потере времени, ресурсов и денег, а также к снижению эффективности компании в целом. Поэтому задокументированные бизнес-процессы являются необходимыми для того, чтобы руководство имело чёткое и ясное видение текущей ситуации и могло принимать эффективные решения для достижения целей компании. Короче, если ты не знаешь ни точки А, в которой ты находишься, ни точки B, в которую ты хочешь попасть - куда бы ты ни шёл и что бы ты ни делал - ты придёшь в никуда - кто в никуда целится, тот в никуда и попадёт.
4. Неэффективное взаимодействие с ИТ-специалистами.
Несмотря на то, что многие руководители компаний имеют не одно, а несколько высших образований, они не всегда умеют эффективно коммуницировать с ИТ-специалистами. Это связано с тем, что ИТ-сфера постоянно развивается и меняется, и руководители могут не успевать за всеми изменениями. Кроме того, у руководителей может быть недостаточно опыта работы с ИТ-специалистами или недостаточное понимание специфики их работы. Однако, навыки эффективной коммуникации с ИТ-специалистами становятся все более важными в бизнесе, поскольку информационные технологии играют ключевую роль в развитии компаний. Руководители должны уметь задавать правильные вопросы, понимать язык ИТ-специалистов и уметь переводить технические термины на понятный для всех язык. Кроме того, руководители должны учитывать мнение ИТ-специалистов при принятии решений и обеспечивать эффективную работу всей компании.
Навыки коммуникации являются важными в любой сфере жизни, потому что мы постоянно взаимодействуем с другими людьми. Будь то общение с коллегами на работе, общение с друзьями и близкими, или даже просто общение с незнакомцами на улице - все это требует умения эффективно и понятно выражать свои мысли и идеи. Навыки коммуникации помогают нам лучше понимать других людей, устанавливать хорошие отношения, решать конфликты и достигать своих целей. В бизнесе навыки коммуникации являются особенно важными, потому что они помогают установить хорошие отношения с клиентами, партнерами и коллегами, а также эффективно решать проблемы и достигать успеха в работе.
Руководитель должен быть мастером коммуникации, если он хочет эффективно руководить своей командой. Навыки коммуникации помогают руководителю установить хорошие отношения со своими подчиненными, понимать их потребности и мотивации, а также эффективно донести до них свои цели и задачи. Кроме того, мастерство коммуникации помогает руководителю управлять конфликтами и проблемами в команде, а также строить конструктивный диалог с коллегами и партнерами. Навыки коммуникации являются ключевым элементом успешного лидерства, поэтому каждый руководитель должен постоянно работать над их развитием и улучшением.
5. Нарушение условий успешного внедрения.
Внедрение или разработка любого программного продукта - это сложный технологический процесс, который требует тщательной подготовки и планирования. Для успешного и эффективного протекания этого процесса необходимо соблюдать ряд условий. В первую очередь, необходимо определить четкие цели и задачи проекта, а также составить детальный план работ. Кроме того, важно правильно организовать команду разработчиков и назначить ответственных за каждый этап проекта.
Для успешного завершения проекта также необходимо обеспечить своевременное и качественное тестирование продукта, а также обеспечить его безопасность и защиту от внешних угроз. Важным условием является также установка необходимых программных и аппаратных средств, а также обеспечение необходимой поддержки и обновлений продукта после его запуска.
Если эти условия не будут соблюдены, то процесс разработки или внедрения программного продукта может столкнуться с различными проблемами, сбоями или даже полным отказом продукта. Поэтому важно уделить должное внимание каждому этапу проекта и строго соблюдать все необходимые условия для успешного завершения проекта.
Процессы разработки или внедрения программного продукта - это как живые организмы, которые нуждаются в определенных условиях для своего здоровья и жизнеспособности. Если эти условия не будут соблюдены, то процессы начнут болеть и в конечном итоге умрут. Поэтому необходимо создавать оптимальную среду для успешного развития проекта и строго следить за выполнением всех необходимых условий.
Об условиях, необходимых для успешного внедрения, мы поговорим в другой статье на моём телеграм-канале - следите за новыми публикациями.
6. Не готовность руководителей оптимизировать бизнес-процессы своей компании.
Многие бизнес-процессы предприятия имеют узкие места и неэффективные шаги, которые могут замедлять работу и увеличивать затраты. Однако, многие руководители не готовы менять бизнес-процессы, потому что это может потребовать значительных изменений в организации, а также потребовать времени и усилий.
Вместо этого, они часто выбирают доработку типовой конфигурации 1С под свои нужды, что может быть дорогостоящим и неэффективным решением. Оптимизация бизнес-процессов может быть на много дешевле и эффективнее, поскольку она позволяет устранить узкие места и неэффективные шаги в процессе работы, что приводит к более быстрой и эффективной работе всей организации.
Важно понимать, что оптимизация бизнес-процессов - это не просто изменение процессов работы, но и изменение культуры организации. Руководители должны быть готовы к изменениям и поддерживать процесс оптимизации, чтобы обеспечить успешное внедрение новых бизнес-процессов.
Действительно, доработка типовой конфигурации 1С может быть оправданной только в том случае, если в ней отсутствует необходимый функционал для работы организации. В противном случае, оптимизация бизнес-процессов может быть гораздо более дешевым и эффективным решением, потому что она приведёт к более быстрой и эффективной работе всей организации, что является основной целью оптимизации бизнес-процессов.
Часто руководители обращаются к внедренцам 1С с точечными задачами, не осознавая, что это лишь следствия более глубоких проблем. Внедренцы, в свою очередь, выполняют эти задачи, не затрагивая корневые причины, так как клиент всегда прав и требует быстрого решения проблемы. Однако, это может привести к тому, что компания будет работать на грани возможностей, постоянно исправляя ошибки и недочеты, возникающие из-за неэффективности бизнес-процессов. Штат компании раздувается, чтобы тушить постоянные пожары и авралы. В бухгалтерии постоянно не сходится дебит с кредитом, бухгалтерская и налоговая отчётность сдаётся с горем пополам, узнать точные остатки ТМЦ невозможно, бюджеты и сметы раздуваются, сотрудники занимаются не тем.
Например, в бухгалтерии сидит куча бухгалтеров, которые что-то выгружают из 1С в Excel, что-то там правят руками целый месяц, а потом загружают обратно в 1С. Вместо того, чтобы сделать обработку или отчёт прямо в 1С, который сразу будет выдавать нужную информацию в нужном виде, 10 человек сидит, получая зарплату и выполняет мартышкин труд!
Оптимизация бизнес-процессов является одним из ключевых инструментов для повышения эффективности работы компании. При анализе бизнес-процессов можно выявить бутылочные горлышки, т.е. узкие места, которые замедляют процессы и мешают компании работать более эффективно. Устранение этих горлышек может привести к кратному сокращению расходов и увеличению прибыли.
Например, если в бизнес-процессе есть лишние шаги или задержки, то это может приводить к дополнительным затратам на время и ресурсы. Если удалить эти лишние шаги или сократить задержки, то компания сможет существенно сэкономить на расходах.
Также оптимизация бизнес-процессов может помочь компании улучшить качество и скорость производства своих продуктов и услуг. Если процессы станут более эффективными, то это может привести к улучшению качества продукции или услуг и к более быстрому исполнению заказов клиентов, что в свою очередь может привести к увеличению прибыли.
Оптимизация и докручивание бизнес-процессов отдела продаж может привести к ряду улучшений, которые могут существенно повысить эффективность работы компании и увеличить ее прибыль. Например:
1. Улучшение качества обслуживания клиентов. Оптимизация бизнес-процессов отдела продаж может помочь сократить время ответа на запросы клиентов, улучшить качество консультаций и решения проблем, что в свою очередь может привести к повышению удовлетворенности клиентов и увеличению продаж.
2. Увеличение эффективности работы с клиентской базой. Оптимизация бизнес-процессов отдела продаж может помочь сократить время на обработку заявок и заказов, автоматизировать процессы взаимодействия с клиентами, что в свою очередь может привести к увеличению количества продаж и повышению уровня лояльности клиентов.
3. Улучшение маркетинговых стратегий. Оптимизация бизнес-процессов отдела продаж может помочь собирать и анализировать данные о клиентах, что позволит лучше понимать их потребности и предпочтения, а также разрабатывать более эффективные маркетинговые стратегии.
4. Сокращение расходов на продажи. Оптимизация бизнес-процессов отдела продаж может помочь сократить время на обработку заявок и заказов, улучшить качество обслуживания клиентов, что в свою очередь может привести к сокращению расходов на продажи и увеличению прибыли компании.
Оптимизация бизнес-процессов включает в себя так же и различные тренинги для персонала - например тренинги для отдела продаж, тренинги по командообразованию, тренинги по эффективной коммуникации, тренинги по максимальной эффективности на рабочем месте, лидерские тренинги для топ-менеджмента по управлению компанией и командой, тренинги для отдела персонала и многие другие. Эти тренинги помогают сотрудникам компании развивать свои навыки и компетенции, становиться более ответственными, что в свою очередь может привести к улучшению качества обслуживания клиентов, образования единой и сплочённой команды, способной работать вместе на достижение общих целей и задач.
Оптимизация бизнес-процессов и проведение тренингов для персонала являются важными инструментами для повышения эффективности работы компании и увеличения её прибыли.
7. Попытки автоматизировать бардак, в результате чего на выходе получается автоматизированный бардак.
Если автоматизировать бардак без предварительной оптимизации бизнес-процессов, то на выходе мы получим автоматизированный бардак. Программное обеспечение не способно исправить неправильно настроенные процессы и плохо организованную работу персонала. Поэтому перед автоматизацией необходимо провести анализ бизнес-процессов, выявить узкие места и проблемы, оптимизировать их, а уже затем приступать к автоматизации. Только в этом случае мы можем рассчитывать на эффективное использование программного обеспечения и улучшение работы организации в целом.
8. Постоянная смена коней на переправе.
Зачастую руководители нарушают народную мудрость "на переправе коней не меняют". Внедрение любого программного продукта - это не простой и не быстрый процесс - он требует продолжительного времени, и, как правило, на первых порах, положительных результатов от внедрения не видно. Процесс внедрения программного продукта обладает большой инерцией, и его сперва нужно раскачать и запустить, и первые шаги в этом процессе (как и в любом другом деле) всегда самые трудные. Грамотному руководителю, понимающему эту особенность нужно запастись терпением и понимать, что внедрение 1С не делается по щелчку пальца - мы живём не в сказке, где розовые пони и единороги скачут по радуге, и в процессе внедрения 1С нам приходится сталкиваться с суровой действительностью, которая обладает большой инерцией, и различными проблемами, встающими на пути, тормозящими процесс внедрения 1С, которые необходимо решать.
Некоторые руководители, не понимая этой особенности, могут начать менять внедренцев и интеграторов, не дав и им достаточного времени для раскачки и запуска - специалистам, занимающимся внедрением 1С нужно время на то, чтобы познакомиться с компанией, в которой они осуществляют внедрение, изучить и понять её бизнес-процессы, чтобы находить эффективные решения для их автоматизации, и постоянная смена нетерпеливым руководителем специалистов по внедрению может привести к большим проблемам в работе компании, так как новая система учёта может не справляться с задачами, которые выполняла старая, а новые функции могут быть еще не до конца отлажены.
Внедрение и доработка 1С - это переходный процесс, а во время любого переходного процесса компания становится не стабильной. Ещё не до конца отлаженные и оптимизированные бизнес-процессы на первых порах начинают давать сбои, а сотрудники могут испытывать трудности с обучением новому продукту, что может вести к некоторой просадке и усложнению операционной деятельности предприятия на какое-то время. Но это абсолютно нормальные вещи и дискомфорт, через которые нужно просто пройти. Ведь, чтобы взобраться на новую вершину нужно сперва спуститься в долину.
Кроме того, внедрение нового программного продукта требует обучения сотрудников, что тоже занимает время и может вызвать некоторые трудности. Руководитель должен учитывать это и предусмотреть достаточное количество времени и ресурсов для обучения сотрудников.
Таким образом, руководитель, который не учитывает инерцию процесса внедрения программного продукта, может нанести большой вред своей компании. Необходимо понимать, что внедрение нового продукта - это длительный и трудоемкий процесс, который требует терпения и грамотного планирования. И только в таком случае можно добиться успеха и получить реальную выгоду от внедрения нового программного продукта.
Все изменения и улучшения в жизни, в том числе и в бизнесе, как правило происходят скачкообразно. Сперва предпринимаемые действия не дают видимых и значительных результатов - идёт процесс накопления энергии. А за тем, когда накапливается значительная энергия, ситуация резко улучшается - происходит что-то подобное тектоническому сдвигу. Однако, следует помнить, что у таких тектонических сдвигов существуют и побочные эффекты - такие, как землетрясения, которые могут вызывать разрушение связанных с изменениями бизнес-процессов, и это абсолютно нормально - с этим нужно просто учиться иметь дело и быстро решать такие ситуации, приводя в порядок те процессы, которые неожиданно вышли из под контроля.
Хорошая новость в том, что все проблемы, возникающие в процессе внедрения 1С - решаемы.
9. Отсутствие понимания полной личной ответственности руководителя за всё происходящее в его бизнесе.
Рыба гниёт с головы, и именно руководитель, собственник бизнеса является источником всего плохого и хорошего, что происходит в его бизнесе. По сути, бардак в бизнес-процессах компании означает не способность руководителя навести в них порядок. Поэтому руководителю необходимо постоянно учиться, развивать свою личность и прокачивать свои лидерские навыки для того, чтобы эффективно наводить порядок и устранять все проблемы, настраивая бизнес таким образом, чтобы он мог работать максимально эффективно.
Цель и предназначение любого бизнеса - это зарабатывание денег - получение прибыли. Любой бизнес является системой, которая по сути является денежной машинкой делающей деньги, которую можно настроить таким образом, что она будет работать максимально эффективно, без особых сбоев, требуя лишь регулярного технического обслуживания для того, чтобы поддерживать эту денежную машинку в работоспособном состоянии.
В большинстве же случаев получается так, что не бизнес служит собственнику, а собственник служит бизнесу, потому что бизнес-процессы не оптимизированы, не отлажены, не автоматизированы, и собственник вынужден постоянно уделять много внимания бизнесу, потому что он много болеет, и его постоянно нужно лечить и помогать ему выполнять его предназначение - приносить прибыль.
Можно и нужно настроить бизнес таким образом, чтобы он работал максимально автономно - без непосредственного участия собственника в его операционной деятельности, чтобы бизнесом можно было управлять со смартфона, планшета или ноутбука дистанционно из любой точки мира. Но чтобы это стало возможным, собственнику бизнеса и его топ-менеджерам необходимо развивать себя, как личность, постоянно обучаться техникам управления бизнесом, и задача профессионального внедренца и интегратора 1С не только в том, чтобы автоматизировать и оцифровать деятельность компании, но так же оказывать и консалтинговые услуги собственнику и топ-менеджменту бизнеса.
В этом случае правило "клиент всегда прав" перестаёт работать, потому что клиенту в данном случае нужно внимательно слушать и чётко и неукоснительно следовать рекомендациям специалистов, занимающихся внедрением 1С, поскольку это одно из того, за что клиент платит свои деньги.
Процесс внедрения 1С подобен процессу лечения у врача. У бизнеса есть какая-то проблема - какая-то боль - бизнес чем-то болен, и руководство бизнеса обращается к специалисту - к доктору, который эту болезнь должен вылечить. Если пациент не выполняет рекомендации врача - не лечится по рецепту, то нет смысла ожидать выздоровления. Точно так же и во внедрении 1С - если клиент гнёт свою линию, если он не слушает рекомендации специалистов, занимающихся внедрением - то глупо ожидать положительных результатов от этого внедрения. Внедрение без консалтинга - это путь в никуда - это путь к большим неэффективным расходам времени и денег, которые в итоге приводят к непонятным результатам, в результате чего 80% проектов по внедрению 1С терпят неудачу. Предприятие тратит миллионы рублей на оплату услуг по внедрению, тратит годы на процесс внедрения, а в результате остаётся у разбитого корыта, так и не получив эффективно работающую систему учёта.
Как всё это лечится?
1. Собственник и топ-менеджмент компании должны быть готовы к личным изменениям, обучению новым способам ведения бизнеса, работе над собой и личностному росту.
2. Изучить и осознать принципы и законы успешного внедрения 1С.
2. Провести полный аудит бизнес-процессов, составить полную документацию.
3. Провести оптимизацию бизнес-процессов. Быть готовым к оптимизации, реструктуризации и реорганизации бизнес-процессов.
4. Провести автоматизацию и цифровизацию бизнес-процессов.
5. Поддерживать получившийся в результате продукт (проводить регулярное и своевременное техническое обслуживание системы).
Искренне и от всей души желаю вам успешного внедрения.
Ваш Артём Григоров.
Если вы знаете кого-то, кому эта информация может быть полезной - поделитесь ей с ним.
Подписывайтесь на телеграм-канал "Автоматизация и Цифровизация", чтобы своевременно получать новую полезную информацию о том, как успешно и эффективно автоматизировать и оцифровать ваш бизнес.