Современные технологии позволяют обсуждать рабочие вопросы, обмениваться информацией и уточнять детали по задачам в режиме реального времени путем переписки в мессенджерах.
Аудитория главных мессенджеров (WhatsApp, Telegram, Viber) превысила аудиторию социальных сетей и достигла почти 3 млрд пользователей. Но это не значит, что теперь нет правил и можно писать что хочешь, кому хочешь и когда хочешь. Мы собрали в этой статье правила сетевого Этикета в мессенджерах, которые помогут поддерживать взаимоуважение, конфиденциальность и эффективную коммуникацию..
- Первое сообщение.
Начинается с приветствия. Если при личной встрече это могут быть как слова, рукопожатие, легкая улыбка, то в переписке используются только слова («добрый день», «здравствуйте»). При этом смайлы (если только это не тот коллега, с которым вы на короткой ноге, или неформальное общение в корпоративном чате) будут неуместны. После приветствия, если речь идет о первом контакте, важно написать, кто вы и какую компанию представляете, чтобы собеседник понимал, с кем начнется диалог.
Говорите о деле сразу. Первое сообщение должно быть ёмким и понятным. Нет ничего хуже, чем написать «Здравствуйте!» и ждать ответа человека, прежде чем изложить свою просьбу.
2. Сразу к делу
Не стоит писать собеседнику «Привет!» и ждать, когда он отреагирует. Или «Ты тут?». Или «Можно задать Вам вопрос?». Не тратьте свое и чужое время и сразу переходите к сути.
Сформулируйте свою мысль в несколько предложений четко, без лишней воды и пространных пояснений и отправьте одно сообщение.
Не дробите на несколько сообщений одно предложение, превращая переписку в «башню» из текста. Это нервирует и не даёт абсолютно никакого понимания связанности текста.
Правило: Одна мысль — одно сообщение.
При обмене документами или ссылками предоставьте их четкие описания и используйте инструменты форматирования (например, маркеры, заголовки) для повышения удобочитаемости.
3. Ошибки
Общаться с коллегами и начальством нужно грамотно. Быть отличником русского языка необязательно, но базовые знания иметь нужно. Если есть трудности, всегда поможет Т9.
4. Стиль общения
Общаться необходимо корректно, без эмоций. Вы не можете предугадать в каком настроении сейчас находитсяваш собеседник, поэтому:
- Поздоровайтесь, если сегодня вы общаетесь впервые;
- Не пишите капслоком и не ставьте много восклицательных знаков - в цифровом общении это может трактоваться, как крик;
- Если Вы адресуете человеку какую-либо просьбу, не забывайте «пожалуйста»;
- Не пишите ответ на эмоциях. Лучше возьмите паузу, чтобы собраться с мыслями и ответить по существу, без претензий.
- Старайтесь использовать эмодзи, как приправу: с их помощью можно подчеркнуть оттенок смысла, но они не должны быть главным содержанием сообщения.
- не стоит использовать много аббревиатур, т.к. не все привыкли пользоваться ими, особенно если это узкое понятие, переписка может стать неформальной ну и постоянные сокращения затруднят чтение.
5. Нет голосовым сообщениям
Голосовые сообщения неуместны. Понятно, что надиктовать что-то голосом – это удобно и быстро. Но в рабочем общении такой формат нужно использовать как можно реже, так как коллеги и партнеры могут счесть вас невежливым человеком, который не ценит время других людей. Переписку желательно вести в письменном виде, что также позволит осуществлять быстрый поиск по предыдущим сообщениям.
6. Обсуждаем задачи и вопросы без личного общения.
Общаясь в групповом чате, пишите только то, что касается всей группы.
Если у вас есть претензии к конкретному участнику чата или личный вопрос, лучше написать их в личные сообщения, а не выносить на всеобщее обозрение.
Не следует спамить в рабочие чаты картинки котиков, погоды и грамоты своих детей.
7. Не нарушаем границы
Не отправляем рабочие письма в нерабочее время.
Писать коллегам по окончании рабочего дня, по выходным, когда человек в отпуске, на больничном или в командировке – дурной тон и не уважение.
Без предварительной договоренности звонки считаются дурным тоном.
Сначала напишите сообщение и предложите собеседнику созвониться. Хорошая практика - обозначить, сколько времени займет беседа и какие вопросы вы хотите обсудить.
8. Терпение
Не старайтесь реагировать мгновенно и не ждите этого от других. Возможность написать или ответить в любое время — главное преимущество общения в мессенджерах. Но даже в мессенджере никто не обязан реагировать мгновенно. И пока вы видите, что ваше сообщение не прочитано, не стоит «дёргать» человека.
9. Решения в мессенджерах не принимаем
Важные решения принимаются при личных встречах (в том числе онлайн) или в письменном виде по электронной почте. Даже если обсуждение проекта ведётся через мессенджеры, результаты надо продублировать по почте.
Переписка в мессенджере не всегда является доказательством намерений или подтверждением согласования. В мессенджере всегда можно «подчистить» сообщения, что приведет к недопониманию и перекладыванию ответственности.
10. Итог
Самый простой способ освоить цифровой этикет – все время задавать себе вопросы:
1. Не доставляю ли я кому-то неудобств?
2. Не отнимаю ли я понапрасну чье-то время/внимание?
Правила деловой переписки в мессенджерах созданы не просто так, их важно и нужно соблюдать. От этого зависит общение настроение в чате, а также скорость решения рабочих задач.
