Электронная почта, Яндекс.Диск, Календарь, Телемост и Документы - это неотъемлемые инструменты, которые всегда пригодятся для решения как личных, так и рабочих задач. Команда Яндекс 360 делится секретами по организации этих сервисов, чтобы обеспечить порядок и удобство в работе, а также избежать потери важных данных и файлов.
Яндекс 360 представляет собой цифровое пространство, созданное для повседневного решения задач. В его состав входят такие ключевые сервисы, как Почта, Яндекс.Диск, Календарь, Документы, Телемост и Заметки - все необходимое для эффективной работы как в профессиональной, так и в личной сфере. Благодаря тому, что все эти сервисы связаны с одним аккаунтом (Яндекс ID), пользователю не нужно повторно вводить логин и пароль при переключении между ними, что значительно экономит время и упрощает процесс работы.
О функциональности Почты в Яндексе
В почтовом сервисе Яндекса предусмотрены встроенные опции, которые значительно упрощают работу с электронными сообщениями:
- Возможность использования встроенного переводчика.
- Настройка индивидуальной сортировки писем.
- Шаблоны и подсказки для составления сообщений.
- Защита от нежелательной почты.
Встроенный переводчик в Яндекс Почте автоматически определяет язык входящего сообщения и предлагает перевести его на русский. Это позволяет быстро и удобно читать полезные рассылки от зарубежных экспертов или оперативно разбираться в информации о посылках, поступающих из других стран.
Кроме того, этот инструмент позволяет перевести собственное письмо на нужный язык, что особенно удобно, например, при обращении в службу поддержки зарубежного сервиса. Переводить письма можно не только на широко используемые языки, такие как английский или немецкий, но и на более редкие, включая японский.
Организация сортировки сообщений по установленным критериям
В почтовом сервисе Яндекса предусмотрены несколько функций, которые позволяют настроить сортировку сообщений таким образом, чтобы выделять важные письма от второстепенных, таких как рассылки или напоминания.
Для повышения удобства пользования можно активировать функцию группировки писем в цепочки. Это позволяет отображать всю историю переписки по одной теме в одной ветке, избавляя от необходимости поиска отдельных сообщений в общем списке входящих. Такой подход особенно удобен, если вы ведете активную переписку с несколькими коллегами или клиентами.
Активировать данную функцию можно в настройках, нажав на кнопку "Группировка писем в цепочки".
Для управления всей цепочкой писем одновременно следует нажать на значок трех точек и выбрать желаемое действие: отметить как прочитанные, удалить или переслать.
Также в параметрах Яндекс.Почты имеется возможность создать дополнительную папку для писем и настроить правило, которое автоматически будет направлять определенные сообщения в нее, например, от конкретных отправителей или по указанным темам. Такие правила позволят разделить переписку по различным проектам или отделить личные сообщения от рабочих.
Чтобы активировать эту опцию:
• перейдите в раздел настроек под названием "Правила обработки писем" и нажмите на "Создать правило";
- Задайте условия для применения правил в разделе "Если" и определите, требуется ли одновременное выполнение всех условий.
После установки всех условий, нажмите кнопку "Создать правило". Настройки будут сохранены, и правила сортировки начнут действовать.
Создание шаблонов и подсказок для писем также доступно в Яндекс.Почте. Это позволяет сократить время на написание стандартных сообщений, например, для созыва коллег на совещание или быстрого ответа на запросы от новых клиентов. Вы можете заранее сохранить структуру письма и, при необходимости, перед отправкой изменить устаревшую информацию, такую как дата и время проведения мероприятия.
Для создания своего шаблона напишите письмо, затем нажмите на значок блокнота в нижней панели и выберите "Сохранить как новый шаблон". Все созданные шаблоны будут сохранены в папке "Черновики" → "Шаблоны".
При создании письма с нуля можно ускорить процесс с помощью функции автодополнения фраз. Как только начнете вводить текст, Яндекс.Почта проанализирует контекст сообщения и предложит один или несколько вариантов продолжения. Это подобно словарю на вашем телефоне, который подсказывает следующее слово для написания.
Для активации или деактивации функции автодополнения фраз перейдите в настройки внутри нового письма, щелкнув на значок трех точек в нижней панели, и настройте соответствующий переключатель.
Для выделения важной информации в письме можно воспользоваться инструментами из панели форматирования, такими как нумерованные и маркированные списки, стили и размеры шрифта, эмодзи и другие. Например, чтобы подчеркнуть время встречи, его можно выделить полужирным шрифтом и увеличить размер.
Защита от спама. Защита от спама обеспечивается технологией "Спамооборона", которая автоматически сканирует все входящие письма и перемещает подозрительные в папку "Спам". Это позволяет избежать перегрузки "Входящих" нежелательными сообщениями от мошенников и облегчает работу с почтой.
Организация порядка на Яндекс Диске
Яндекс Диск представляет собой облачное хранилище, в котором можно сохранять фотографии, видео и другие файлы, с которыми можно работать с любого устройства, имеющего доступ к интернету.
Для всех пользователей Яндекс 360 доступно 5 ГБ бесплатного места на Диске. Дополнительный объем памяти можно получить, подключив тариф Яндекс 360 Премиум. Этот тариф также позволяет без ограничений загружать фотографии и видео с мобильного устройства в облако и выбирать дополнительные настройки безопасности для папок и файлов: установку пароля, ограничение срока действия ссылки и запрет на загрузку. Кроме того, оплачивая любой тариф сразу на год, можно сэкономить.
На Яндекс Диске можно создать свою систему хранения. Загруженные файлы можно организовать по названию, размеру или типу. Нажав на кнопку сортировки в верхней панели, отобразятся все доступные варианты.
При работе с большим количеством файлов удобно создавать папки и размещать в них документы и другие материалы. Например, для деловых проектов можно создать папки по годам, внутри которых будут папки по месяцам, а затем по типам документов или отдельным задачам. Такая структура позволит легко находить важные файлы в любое время.
Если вы храните на Диске личный архив, также создайте папки по годам и внутри них разместите фотографии и видео по событиям, например, день рождения ребенка, свадьба друзей или корпоратив в честь 8 марта.
Также на Диске можно настроить совместный доступ к папкам.
- Введите имя или электронный адрес пользователя, которому нужно выдать доступ.
Допустим, если вы являетесь фотографом или дизайнером, то можете загрузить рабочие проекты в облачное хранилище и предоставить доступ к файлам своим клиентам. Таким образом, вы сможете отслеживать количество просмотров и загрузок файлов, а в случае подозрительно высоких показателей своевременно ограничить доступ. Для получения информации о папке достаточно нажать на значок информации в левом верхнем углу.
Также есть возможность настроить доступ к конкретному файлу. Для этого нужно нажать кнопку "Поделиться" в верхнем меню, в контекстном меню внутри Диска или в окне просмотра файла.
Планирование в Календаре Яндекса
В Яндекс Календаре можно планировать любые события — от регулярных мероприятий до внезапных встреч.
В расписании можно добавить любое количество событий: рабочие задачи и совещания, семейные праздники, тренировки, уроки английского и другие занятия. Создание нового события занимает всего несколько кликов:
- Откройте Яндекс Календарь и выберите в левом меню желаемый формат отображения: день, неделя, месяц.
- В сетке календаря щелкните на поле с нужной датой и временем. Откроется форма создания события.
Если настроить общий доступ к Календарю, вы сможете создавать совместные события с другими пользователями. Это удобно для организации рабочего расписания: все участники команды будут в курсе планов друг друга. Созвоны, встречи с коллегами и работа над проектами будут фиксироваться в едином месте.
Чтобы создать общий Календарь:
- Наведите курсор на название Календаря на левой панели и нажмите на значок настроек.
- На вкладке "Доступ" в поле "Выдать права доступа" начните вводить имя или адрес приглашаемого.
После этого Календарь отправит приглашение на почту, указанную в строке прав доступа. Пользователю останется только принять приглашение.
Кроме того, в Календаре можно назначить созвон с клиентом и сразу создать ссылку на онлайн-встречу в Телемосте — это сервис видеоконференций от Яндекс 360. Для этого при создании события в разделе "Телемост" нажмите "Добавить видеовстречу". Ссылка на встречу будет включена в описание события.
В Телемосте можно проводить рабочие конференции и созвоны с близкими. Встречи не ограничены по времени и могут включать до 40 участников. Сервис предоставляет функции демонстрации экрана и записи встреч, которые могут быть полезны во время рабочих созвонов, а также чат для фиксации итогов делового разговора или обмена мемами во время общения.
Кроме того, в Календаре можно создавать списки дел, на которые сервис будет напоминать в указанное время. Это удобно для того, чтобы ничего не забыть: например, купить продукты к ужину, позвонить маме или сделать 10 000 шагов. Для открытия панели с задачами нажмите на иконку с галочкой в правом верхнем углу Календаря, затем создайте новый список или разверните нужный. Задачи можно добавлять прямо там же.
Самый быстрый способ получить доступ к Яндекс Календарю с мобильного устройства — установить приложение Яндекс Почты или Яндекс Диска. Внутри этих приложений есть отдельная вкладка, на которой отображается расписание.
Если вы предпочитаете использовать, например, встроенный Календарь на iPhone, вы можете настроить синхронизацию с ним через CalDAV. Для этого сначала создайте пароль приложения в вашем аккаунте Яндекс ID, а затем настройте само приложение. Тогда все изменения в вашем Календаре будут отображаться на разных устройствах, что сделает отслеживание графика более удобным.
Работа в Документах
В Яндекс Документах можно создавать, редактировать документы, таблицы и презентации как индивидуально, так и совместно с коллегами, если предоставить им доступ.
Документы, так же как и другие файлы, хранимые на Яндекс Диске, могут быть отсортированы по различным параметрам.
Текстовые документы, презентации и таблицы открываются в соответствующих редакторах прямо внутри браузера. Все внесённые изменения автоматически сохраняются.
При общем доступе каждый пользователь имеет возможность вносить необходимые изменения, которые сразу отобразятся у других участников.
Для настройки совместного редактирования в Яндекс Документах:
- Кликните на документе и выберите в контекстном меню пункт "Настроить доступ". Также вы можете выполнить этот шаг, находясь внутри редактора, просто нажав "Настроить доступ" в правом верхнем углу.
- Выберите уровень доступа для пользователей: просмотр или редактирование.
- Если у вас подключен тариф Яндекс 360 Премиум, установите дополнительные параметры безопасности для ссылки: опцию "Запретить скачивание", чтобы никто не мог загрузить файл, внести изменения и отправить несогласованный вариант партнерам или клиентам; а также укажите срок действия ссылки, чтобы после установленного срока никто не мог просматривать или редактировать файл.
Чек-лист: какие задачи можно решить с помощью сервисов Яндекс 360
- Экономия времени при работе с электронной почтой. Создание шаблонов для быстрых ответов, настройка правил сортировки и использование встроенного переводчика для писем на иностранных языках.
- Организация порядка на Диске. Сортировка файлов по папкам, поиск нужных документов по названиям или дате последних изменений, а также быстрое деление ими с помощью ссылок.
- Планирование рабочих задач и личных дел. Использование Календаря для не забывания о важных событиях, назначения созвонов и ведения списков дел.
- Коллективная работа с документами. Редактирование файлов совместно с коллегами для немедленного просмотра изменений и более быстрого решения поставленных задач.
