Все мы участвовали в разного рода совещаниях и заседаниях и ощутили на себе все их «прелести».
Вспомните, как чаще всего проходили совещания – участники много говорили и ни о чём не договорились, планировали совещаться тридцать минут, а вышли через час. На следующем совещании никто уже не помнит, что обсуждали, а кто-то и через пару часов все забыл. Всем нам эта картина знакома. Эффективность 99% совещаний близка к нулю.
Чтобы совещание стало реально эффективным нужно соблюдать несколько простых пунктов.
- Заранее назначьте дату, время и тему совещания, обозначьте всех участников. Идеально, если кроме темы вы сможете перечислить и список вопросов к обсуждению.
- Перед совещанием проверьте доступность помещения. Помещение может быть занято другими «эффективными совещателями» – попросите их освободить помещение до указанного времени.
- Проверьте техническую готовность – чистые листы, карандаши, проектор, флипчарт, маркеры, раздаточный материал и т.п.
- Определите секретаря совещания, чтобы фиксировать договоренности и результаты совещания.
- В начале совещания озвучьте тему и цели совещания, отведенное время и правила.
Установите свои правила:
- Назначьте ведущего, чаще всего - это вы сами
- Только ведущий имеет право давать слово прочим участникам и прерывать докладчиков
- На совещании должны обсуждаться только обозначенные цели и вопросы
Продолжение следует…