Онбординг – это комплекс мероприятий по адаптации нового сотрудника. Сюда входит непосредственное оформление на работу, инструктажи и обучение, введение в должность, наставничество и испытания. В обратной ситуации, оффбординг включает действия по увольнению сотрудника из компании. В перечень мероприятий может входить оформление документов, сдача дел по должности, оказание мер по дальнейшему трудоустройству. Основные функции при онбординге и оффбординге осуществляют специалисты кадровой службы.
Читайте, какие действия и процедуры входят в оффбординг и онбординг, что нужно учесть при приеме на работу и увольнении, чем поможет использование системы кадрового учета.
Что такое онбординг и оффбординг
Это два понятия, связанные с кадровой работой на предприятии. Онбординг заключается в действиях по оформлению нового сотрудника, адаптации его к условиям труда. В общих словах, этот процесс включает следующие направления:
- оформление документов о приеме на работу и для введения в должность;
- мероприятия, которые позволят сотруднику максимально легко и быстро адаптироваться к новому месту работы;
- изменение и оптимизация процессов в организации, с учетом появления нового работника;
- обучение и/или повышение квалификации, чтобы вновь принятый сотрудник в полной мере мог исполнять должностные обязанности.
Даже если новый работник идеально соответствует всем требованиям компании, ему может потребоваться время для адаптации к коллективу, выстраиванию взаимодействия с другими специалистами. Также в организации могут использоваться программы и оборудование, для освоения с которым требуется определенный период времени. Задачей работодателя является упрощение этих процессов. Все это подпадает под понятие онбординг.
Оффбординг, напротив, заключается в максимально безболезненном увольнении работника. Со стороны работодателя эти процессы будут включать:
- подготовка и оформление документов на увольнение;
- проведение специальных мероприятий по увольнению по инициативе компании, либо по обстоятельствам, независящим от сторон;
- передача дел по должности другому специалисту;
- психологическая и иная поддержка сотрудника, который идет на увольнение;
- работа с другими коллегами, чьи процессы могут измениться после увольнения.
Большинством мероприятий при онбординге и оффбординге занимаются сотрудники кадрового отдела. Отдельные действия будет осуществлять сам руководитель компании, представители других подразделений.
Комментарий эксперта. Онбординг и оффбординг предусматривает взаимодействие с конкретными сотрудниками компании. Они должны понимать, с какой целью проводятся все мероприятия, увидеть преимущества для себя. Например, при сокращении штатной единицы работнику можно предложить помощь в трудоустройстве, оформить рекомендательные письма.
Зачем это нужно компании
Онбординг крайне важен компании-работодателю. Прежде всего, если не заниматься адаптацией новых сотрудников, возникнут следующие проблемы:
- работник может быстро уволиться, если не сможет полноценно приступить к исполнению обязанностей, не увидит заинтересованности в своих знаниях и умениях;
- вновь принятый сотрудник будет дольше изучать особенности процессов в организации, вникать в нюансы работы с программами и оборудованием;
- без адаптации эффективность работы может быть значительно ниже, что скажется на результатах деятельности подразделений и компании в целом.
Новый сотрудник может и сам постепенно вникать в специфику своей работы, заниматься самообучением и развитием. Но без поддержки работодателя этот процесс наверняка затянется.
Оффбординг также может дать преимущества для компании. Цивилизованное и человечное расставание с сотрудником позволит:
- повысить репутацию в глазах персонала и будущих кандидатов на работу;
- устранить споры и конфликты без передачи их на рассмотрение в суд;
- сохранить нормальные отношения с уволенным сотрудником, который впоследствии может вновь устроиться на работу в компанию.
Оффбординг крайне важен в ситуациях, когда предстоит сокращение нескольких штатных единиц. Персоналу придется разъяснять, почему решение об увольнении принято в отношении конкретных лиц, тогда как другие работники сохраняют свои места. Также необходимо соблюсти требования законодательства о предупреждении перед сокращением, о направлении уведомления в ЦЗН, о полном расчете по всем выплатам.
Большинство формальностей при приеме на работу или увольнении можно выполнить с использованием системы кадрового учета «Добыто. КЭДО». Работа специалистов по кадрам будет максимально упрощена, так как вся документация оформляется в электронном виде. Обмен документами также будет намного проще и быстрее, чем на бумаге.
Какие процедуры и действия входят в онбординг
Онбординг начинается уже на этапе подбора кадров. Рассматривая кандидатуры соискателей, можно:
- проверить документы об их образовании и квалификации под требования работодателя;
- провести очные или дистанционные собеседования, тесты и проверки;
- разъяснить суть трудовых функций, описать точные должностные обязанности.
На данной стадии можно наметить комплекс мероприятий по адаптации нового сотрудника. Например, пока идет оформление документов, работодатель может выбрать наставника в соответствующем подразделении, предоставить доступ для ознакомления с программами. Когда специалист выйдет на работу, он уже будет иметь основное представление о своих полномочиях, процессах в организации.
Руководителю компании нужно определить, кто будет отвечать за отдельные мероприятия и действия при онбординге. Например, разным специалистам могут передаваться полномочия:
- по подбору кадров и проведению собеседований;
- по оформлению документов о приеме на работу;
- по проведению вводных инструктажей и проверок;
- по организации адаптации непосредственно на рабочем месте.
В оценке результата адаптации принимают участие представители профильных подразделений. Также заключение может дать наставник нового сотрудника, либо специалист, который контролирует работу по время испытательного срока.
Варианты и схемы онбординга
Исходя из возможностей компании и решения руководства, процесс онбординга может осуществляться в очной, дистанционной или смешанной форме. Например, в удаленном формате можно предоставить новому сотруднику для ознакомления документы, которые нужно знать с первого для работы. Для подготовки к адаптации специалиста желательно провести следующие мероприятия:
- предоставить полную информацию об организации, правилах внутреннего распорядка;
- передать на ознакомление документы, которые связаны с трудовой функцией работника;
- обсудить вопросы, которые возникли до выхода на работу;
- подготовить рабочее место, настроить программы и оборудование, обеспечить безопасные условия труда;
- определить, как и где будет проходить введение в должность, обучение после выхода на работу (если требуется).
Если работодатель планирует адаптацию и обучение нового работника, необходимо определиться с условиями наставничества. Для этого из числа персонала выбирается лицо, которое будет взаимодействовать с сотрудником в первые дни и недели, помогать ему с решением сложных вопросов. Наставничество включает и обучение работе с определенной техникой и оборудованием, программами. Так как у наставника расширяется объем обязанностей, к нему применяются меры поощрения.
В процессе приема на работу и оформления документов онбординг может предусматривать:
- ознакомление с локальными актами, должностной инструкций и мерами безопасности;
- знакомство со штатом компании, либо персонально с отдельными специалистами;
- введение в корпоративную культуру фирмы, доведение основных ценностей;
- постановка первоочередных и среднесрочных задач, которыми будет заниматься сотрудник.
Многое зависит от должности, на которую принят работник. Например, если она предусматривает постоянную коммуникацию с людьми (клиенты, контрагенты), то необходимо провести специальную подготовку. Это может быть обучение психологическим навыкам общения, скриптам ведения беседы, иным нюансам.
Как упростить процесс адаптации к новому месту работы
При онбординге желательно сразу определить срок, за который новый сотрудник будет полностью адаптирован в компании (например, 1-2 недели, а для сложных профессий – до нескольких месяцев). Чтобы упростить все процедуры, можно использовать следующие рекомендации:
- заранее планируйте кадровые мероприятия (например, оптимальным вариантом является оперативное кадровое планирование);
- держите на контроле все действия и решения нового сотрудника в первое время, оставляя возможности для самореализации;
- подключите работника к системе кадрового документооборота «Добыто. КЭДО», чтобы обеспечить постоянное взаимодействие с ним;
- оперативно решайте все вопросы, в том числе при возникновении конфликтов внутри коллектива.
Для адаптации и обучения рекомендуем использовать модуль «Добыто. Знания». Работая с ней, сотрудник может сам изучать нормативные и локальные акты, проходить различные тесты, обучаться работе с электронными ресурсами.
Комментарий эксперта. Если работодателю не удалось адаптировать сотрудника, могут возникнуть проблемы с исполнением должностных обязанностей, с показателями эффективности работы. Для решения этих сложностей может потребоваться перевод на другое рабочее место, направление на стажировку или повышение квалификации. Если сотрудник не выдержал испытательный срок, его можно уволить с соблюдением требований ТК РФ.
Что включает процесс оффбординга
Основанием для увольнения может быть личное заявление сотрудника, одностороннее решение работодателя или обстоятельства, не зависящие от сторон. Это повлияет на перечень обязательных процедур и действий, которые необходимо выполнить руководству и кадровой службе. Процесс оффбординга может включать:
- выяснение причин, по которым работник решил уволиться, либо не справляется с должностными обязанностями, допускает проступки;
- личное собеседование со специалистом (например, чтобы разъяснить ему мотивы увольнения, предложить какую-либо помощь);
- оценка рисков и проблем, которые могут возникнуть после ухода сотрудника (например, отсутствие специалистов с соответствующим профилем и квалификацией может вообще парализовать работу в подразделении);
- подготовка различных документов, в том числе для оказания содействия в дальнейшем трудоустройстве.
Сокращение штатов или иные вариант увольнения по инициативе работодателя могут вызвать озабоченность у остальных сотрудников, сомнения в будущем компании. Поэтому с ними также необходимо провести беседы и встречи, что разъяснить политику организации, причины для принятия столь жестких кадровых решений.
Особенности взаимодействия работника и работодателя
Если необходимо принять решение об увольнении сотрудника или дать согласие на личное заявление, оффбординг может включать:
- предоставление испытательного срока, чтобы работник доказал свою пользу для компании, смог пересмотреть отношение к своим действиям;
- оценка условий труда и микроклимата в подразделении, из которого хочет уйти специалист;
- предложение помощи с завершением и передачей дел, с переездом в другой регион и т.д.
В больших компаниях руководитель физически не может взаимодействовать с каждым работником. Поэтому основной объем действий будет выполнять кадровая служба. Для решения многих задач оффбординга можно использовать систему учета «Добыто. КЭДО».
Чем поможет система кадрового документооборота «Добыто. КЭДО»
Система «Добыто. КЭДО» не заменит личное общение с новым или увольняемым сотрудником. Но она поможет упросить все действия и процессы при онбординге или оффбординге. Вот несколько примеров:
- быстрое оформление документов, связанных с приемом на работу, введением в должность или увольнением;
- взаимодействие со специалистами разных уровней через онлайн-сервисы, в том числе при удаленных собеседованиях;
- наличие модуля «Добыто. Знания», который повысит эффективность обучения и адаптации;
- возможность контролировать процесс освоения программ и оборудования.
Чтобы оценить преимущества и возможности системы «Добыто. КЭДО» и модуля «Добыто. Знания», закажите бесплатную демоверсию!
Выводы
- Онбординг – это процесс приема на работу новых кадров, их адаптации и обучения. Для этого можно использовать разные форматы и схемы действий, в том числе в удаленно или очно.
- Оффобординг представляет собой комплекс действий при увольнении сотрудника. Как минимум, сюда входит оформление документов и расчет по выплатам.
- Для взаимодействия с персоналом и решения большинства задач при онбординге или оффбординге можно использовать систему «Добыто. КЭДО».
FAQ
Что такое онбординг в компании?
Это комплекс действий и мероприятий, проводимых в отношении нового сотрудника. Сюда входит оформление документов и ознакомление с ними, введение в должность, обучение и наставничество, повышение квалификации.
Что такое оффбординг?
Это комплекс процедур при увольнении сотрудника. В состав мероприятий входит оформление документов, взаимодействие с работником и остальным персоналом, помощь в дальнейшем трудоустройстве и т.д.
Зачем нужен онбординг и оффбординг?
Эти процессы помогают в реализации кадровой политики, показывают заинтересованность компании в квалифицированном персонале, безопасности условий труда. Процедуры онбординга и оффбординга снизят текучесть кадров, повысят общую эффективность работы в организации.