Учет кадров – это одна из функций кадрового делопроизводства. Она предусматривает сбор, проверку и систематизацию сведений о работниках, о процессах и мероприятиях с персоналом. Указанная информация вносится в различные документы – личные дела и карточки, журналы, табели, ведомости. Используя бланки учета кадров, компания сможет осуществлять управление персоналом и процессами, планировать кадровую деятельность.
Читайте, какие бланки учета кадров используют государственные и коммерческие организации, что нужно вносить в сведения кадровых документов, чем поможет система КЭДО.
Зачем нужны документы для учета кадров
Определенные кадровые процессы есть в каждой компании. Они могут заключаться:
- в операциях с персоналом (подбор, прием на работу, переводы, увольнения и т.д.);
- в мероприятиях, которые предусматривают взаимодействие с сотрудниками (обучение, инструктажи и т.д.);
- в сборе определенной информации (например, для подтверждения соответствия занимаемой должности);
- в обязательных указания и распоряжениях по кадровой деятельности (например, об изменении штатного расписания или графика работы);
- в планировании кадров и кадровой политики (например, в части формирования резерва для замещения руководящих должностей).
Все кадровые операции и процессы должны быть под контролем руководства. С этой целью информация о них отражается и систематизируется в различных документах. Это позволяет вести учет по различным направлениям.
Сам по себе, учет кадров носить информационный характер. Из учетных документов должностные лица компании могут быстро получить различные сведения о сотрудниках и мероприятиях. Также документация позволяет принимать своевременные и правильные решения, передавать данные в государственные органы. Точный состав бланков учета кадров зависит от требований законодательства и положений локальных актов.
Комментарий эксперта. Учету подлежат различные сведения о сотрудниках и кадровых процессах. По некоторым направлениям в нормативной базе есть строгие требование по ведению учетных бланков, формам документов. Но большинство видов документации коммерческие организации заполняют на свое усмотрение. Также они могут вносить изменения в рекомендованные формы, либо разрабатывать собственные бланки по мере необходимости.
Кто обязан вести
В обязательном порядке ведутся только некоторые бланки учета кадров. Приведем примеры:
- личная карточка работника по форме Т-2 – обязаны вести бюджетные организации (в том числе в сфере здравоохранения и образования), муниципальные и государственные ведомства;
- табели учета рабочего времени – обязаны вести все организации;
- графики отпусков – должны утверждать все государственные и коммерческие структуры;
- журналы инструктажей – обязаны вести все работодатели.
Состав сведений в этих и иных учетных документов отличается. Но там всегда есть данные об определенном сотруднике, его должности.
Если речь идет о коммерческой компании, то она сама определяет точный состав бланков учета кадров. С этой целью разрабатываются и утверждаются:
- приказы о возложении обязанностей по ведению документации;
- инструкции, регламенты и иные локальные акты;
- формы учетных документов, которые будут заполнять специалисты кадровой службы.
Соблюдение этих правил позволит избежать хаоса и непродуманных действий, ошибок при учете процессов и мероприятий по кадрам.
Отметим, что почти всю кадровую документацию можно вести в электронном виде. Это относится и к бланкам учета кадров. Рекомендуем обратить внимание на систему «Добыто. КЭДО», которая разработана специально для кадрового делопроизводства. Помимо прочего, там есть большое количество шаблонов документов для учета процессов по кадрам.
Особенности заполнения документов учета кадров
Чтобы правильно и точно заполнить любой бланк учета кадров, уполномоченный специалист обязан знать:
- какая форма применяется для оформления (например, обязательная унифицированная из нормативных актов или бланк, утвержденный для конкретного предприятия);
- какие документы и сведения нужно запросить у работника или подразделения организации;
- какие лица участвуют в подготовке сведений и заполнении бланка;
- как нужно хранить документ по учету кадров;
- какие требования к оформлению документов предусмотрены законодательством.
Учитывая изложенное, работой по оформлению и хранению бланков учета кадров должны заниматься подготовленные специалисты, имеющие высокую квалификацию и профильное образование. Упросить их деятельность поможет использование системы «Добыто. КЭДО».
Личный листок по учету кадров
Этот бланк учета кадров входит в состав обязательных документов только для бюджетных и государственных учреждений. Тем не менее, его использует и множество коммерческих компаний. Основной объем информации в листке составляют персональные данные гражданина. Поэтому еще при оформлении на работу у сотрудника необходимо взять письменное согласие на обработку указанных данных.
Непосредственно в содержании личного листка по учету кадров будут следующие сведения:
- ФИО работника;
- дата и место рождения;
- адрес текущего проживания;
- паспортные данные;
- контактные телефоны для связи;
- семейное положение;
- перечень родственников;
- данные о воинской обязанности.
Далее в личный листок вносится информация, имеющая непосредственное отношение к трудовой деятельности сотрудника:
- образование (вид и форма, дата окончания, сведения о подтверждающем документе, специализация);
- данные о работе за предыдущие периоды (с указанием каждого работодателя);
- дополнительные знания, умения и навыки (например, владение иностранными языками, наличие ученых степеней и званий).
В отношении специалистов государственных органов обязательно заполняется раздел с периодами и целями пребывания (проживания) за границей. Это может повлиять на предоставление доступа к определенной информации, на принятие решений о повышении в должности.
По мере необходимости, в личный листок вносятся изменения. Основанием для этого будут документы и сведения от сотрудника, из иных источников. Например, если работник успешно получил новое образование по направлению от предприятия, кадровая служба сама внесет соответствующие данные в бланк.
Личная карточка работника
Этот документ сейчас ведется в добровольном порядке. Обычно предприятия используют унифицированную форму Т-2, которую можно дополнять новые разделами и графами. В отличие от листа учета кадров, сведения в личной карточке напрямую связаны с работой на данном предприятии. Кроме общих персональных сведений, там указывается:
- наименование должности и профессии, рабочее место и подразделение, квалификационный разряд;
- данные о приеме на работу, каждом переводе внутри предприятия;
- сведения об образовании, пройденном обучении и повышении квалификации, аттестациях;
- награды и благодарности за период работы;
- данные о праве на общий и дополнительные отпуска;
- информация о наличии прав на социальные льготы.
В личной карточке отражаются общие данные о воинском учете сотрудника. Но кроме этого нужно в обязательно порядке вести специальные учетные бланки по военнообязанным. За нарушение этих требований в 2024 году ужесточена ответственность для работодателя, его должностных лиц.
Комментарий эксперта. Каждый сотрудник вправе запрашивать документы и сведения, связанные с его трудовой деятельностью. В частности, ему можно предоставить копию или выписку из личной карточки, иных материалов кадрового дела. Если в компании внедрена система «Добыто. КЭДО», то запрос работника и ответ на него будет оформлен в электронном виде. Это намного быстрее и удобнее, чем обычный бумажный документооборот.
Журналы для учета
Кадровые журналы ведутся для систематизации и учета определенных сведений. Это позволяет быстро получать доступ к информации. Исходя из ситуации, на предприятии могут вестись следующие журналы:
- регистрации трудовых договоров;
- инструктажей с персоналом;
- учета трудовых книжек;
- движения кадров;
- регистрации приказов по личному составу;
- учета больничных листов;
- учета рабочего времени;
- иные виды журналов для учета кадров.
Журнал представляет собой документ, куда все данные вносятся в хронологическом порядке. Например, по мере заключения нового трудового договора в соответствующем журнале появится запись с датой и номером, дополнительными сведениями.
Предприятие может использовать унифицированные или собственные бланки журналов учета кадров. Большое количество шаблонов таких документов представлено в системе «Добыто. КЭДО». Также сотрудникам кадровой службы доступны разъясняющие материалы, которые помогут с ведением, учетом и хранением документации.
Дополнительные документы для учета кадров
Учет может вестись в отношении любых кадровых процессов, решений и мероприятий. Вот несколько видов документов, которые оформляются для указанных целей:
- табели учета рабочего времени;
- графики отпусков для сотрудников;
- журналы командировочных удостоверений и иных бланков строгой отчетности;
- штатное расписание;
- записки-расчеты, ведомости;
- лицевые счета;
- аттестационные ведомости;
- документы, связанные с передачей сотрудникам и оборотом материальных ценностей;
- журналы учета несчастных случаев и травматизма, материалы служебных расследований и т.д.
Как видно из названий, у каждого из перечисленных документов есть определенная цель оформления. Вести их можно в обычном бумажном виде, либо в системе «Добыто. КЭДО».
К учетным документам можно условно отнести и обязательную отчетность для государственных ведомств. В частности, там отражаются данные о численности персонала, стаже и страховых взносах. Эта информация систематизируется на основании первичных документов по кадрам, бухгалтерии. Заполнить и отправить отчетность можно с использованием системы «Добыто. КЭДО».
Комментарий эксперта. Чтобы вести учетные кадровые документы в цифровом виде, необходимо оформить электронные подписи. Они бывают 3 видов – простая, неквалифицированная и квалифицированная. Для большинства внутренних документов подойдет УНЭП (усиленная неквалифицированная подпись). Но для сдачи отчетности и многих других видов документации необходима УКЭП.
Как организовать ведение документов по учету кадров
Со стороны руководства необходимо организовать процессы кадрового делопроизводства. Для этого нужно:
- обеспечить надлежащую квалификацию сотрудников, которые будут вести документацию по кадрам;
- внедрить систему электронного документооборота (рекомендуем обратить внимание на «Добыто. КЭДО»);
- разработать и утвердить локальные акты, которыми будут руководствоваться специалисты отдела кадров;
- организовать контроль за сроками и порядком ведения бланков учета кадров.
Особое внимание следует уделить правилам работы с персональным данными граждан. За нарушения в этой сфере предусмотрено серьезное наказание как для самого предприятия, так и для его должностных лиц.
Чем поможет система электронного кадрового документооборота «Добыто. КЭДО»
Используя систему «Добыто. КЭДО», у вас не возникнет сложностей с заполнением бланков учета кадров. В программе и ее сервисах можно:
- использовать готовые шаблоны кадровых документов, отвечающих всем требованиям законодательства;
- установить сроки для ведения документации, отслеживать их через электронные системы;
- оформлять отчетность для внутренних нужд и для государственных ведомств;
- обмениваться данными по учеты кадров с разными подразделениями компании.
Заказав бесплатную демоверсию «Добыто. КЭДО», вы сможете ознакомиться с ее основными возможностями. Если возникнут вопросы, необходимую помощь окажет служба поддержки.
Заключение
- Бланки учета кадров – это документ, в котором отражаются данные об определенных процессах и решениях, о сотрудниках компании. Большинство видов указанных документов ведутся в добровольном порядке.
- К бланкам учета кадров относятся личные листки и карточки, различные журналы, графики отпусков, табели по рабочему времени. Точный состав учетной документации по кадрам определяется локальными актами организации.
- Большинство бланков учета кадров можно вести в электронном виде. Для этого рекомендуем использовать современное программное обеспечение от отечественных разработчиков – систему «Добыто. КЭДО».
FAQ
Что такое бланк учета кадров?
Это документ, где отражаются данные о сотрудниках, движении персонала, других кадровых процессах. Также можно вести учет по всем решениям и мероприятиям, связанных с регулированием трудовых правоотношений.
Какие бланки учета кадров ведут организации?
В состав указанной документации могут входить личные карточки и листки, журналы, табели учета рабочего времени, различные журналы. Коммерческая организация может определять состав банков учета кадров на свое усмотрение (за отдельными исключениями).
Где найти формы бланков учета кадров?
Шаблоны отдельных документов утверждены нормативными актами. Но в большинстве случаев организация может использовать рекомендованные формы, либо разработать свои образцы документации по учету кадров.