Все виды ЭЦП позволяют определить и идентифицировать лицо, которое подписало документ. Особенности получения и применения электронных цифровых подписей описаны в Законе № 63-ФЗ. Дополнительные условия для признания ЭЦП могут предусматриваться соглашением сторон, документами системы электронного документооборота, сервиса или платформы. Юридические лица вправе использовать электронными подписи во внутреннем делопроизводстве или при взаимодействии со сторонними организациями.
Читайте, какие виды ЭЦП предусмотрены законом, в чем их отличие и сходство, какие нюансы нужно учитывать при выборе электронного подписи для компании.
Что такое ЭЦП в документообороте
ЭЦП – это сокращение от понятия «электронная цифровая подпись». В нормативных актах эта аббревиатура не используется, но она часто встречается в обычных документах, в материалах сети интернет, в иных источниках. Правовое регулирование ЭЦП в России осуществляется по нормам Закона № 63-ФЗ. Вот несколько важных нюансов:
- под ЭЦП понимается информация, прикрепляемая к документу, и позволяющая определить лицо, подписавшее его;
- слово «электронная» подразумевает, что подпись применяется в обороте цифровых документов, сформированных в различных программах, приложениях и сервисах;
- по Закону № 63-ФЗ может применяться три вида ЭЦП – простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная;
- у каждого вида ЭЦП свои особенности получения и использования, придания документам юридического силы.
Хотя для использования ЭЦП необходимо осуществить ряд действий и формальностей, работать с ней существенно проще, чем при подписании бумажных документов. Все процессы согласования и обмена документацией проходят намного быстрее. Также у электронных подписей есть определенный уровень защиты документа и информации, что также важно для участников сделок, иных правоотношений.
Комментарий эксперта. Все виды ЭЦП нужно предварительно получить. Их можно оформить на руководителя и иных должностных лиц организации, на предпринимателей или рядовых сотрудников компании. В законах может указываться, какую электронную подпись необходимо использовать для конкретных правоотношений. Например, сдача отчетности в государственные ведомства предусматривает подписание посредством УКЭП (усиленная квалифицированная подпись).
Где компании применяют ЭЦП
С 2021 года государство начало эксперимент по переводу документооборота государственных и коммерческих структур в электронный вид. Для этого обновилась нормативная база, были разработаны разъяснения и регламент применения ЭЦП. Для бюджетных учреждений и государственных органов требование о переходе на электронный документооборот (ЭДО) фактически является обязательным уже сейчас.
Юридические лица и ИП пока могут оформлять документы в бумажном виде. Внедрение и использование ЭДО осуществляется в добровольном порядке. Применять разные виды ЭЦП коммерческие организации могут:
- во внутреннем делопроизводстве, в том числе по кадрам (за отдельными исключениями);
- при взаимодействии с контрагентами по сделкам и иным обязательствам;
- при подаче и получении документов в государственные ведомства.
В компании могут одновременно использоваться все 3 вида ЭЦП. Для рядовых сотрудников достаточно оформить простую электронную подпись. Но для подписания договоров и взаимодействия с госорганами желательно сразу получить УКЭП. Для нее нет ограничений по использованию, а при взаимодействии с контрагентом или государственным ведомством не требуется оформлять какие-либо соглашения.
Чтобы подписывать документы посредством ЭЦП, компании нужна система электронного документооборота. Рекомендуем обратить внимание на современное программное обеспечение, разработанное специально для кадрового делопроизводства – «Добыто. КЭДО». Программа содержит полный объем функций и возможностей, которые нужны для работы с документами по кадрам, управления персоналом, сдачи отчетности.
Особенности получения и применения разных видов ЭЦП
ЭЦП является аналогом «живой» подписи на документе. По своей сути она представляет информацию, которая прикрепляется к бланку. Схема работы с разными видами ЭЦП примерно одинаково:
- необходимо определить, каким видом ЭЦП можно подписать документ (УКЭП разрешено применять почти во всех случаях);
- нужно заключить соглашение о порядке признания ЭЦП (требуется при использовании простой или неквалифицированной подписей);
- после согласования всех условий документа он подписывается в окончательной редакции посредством ЭЦП;
- все процессы по согласованию, подписанию и обменом документацией осуществляются в цифровых сервисах и приложениях;
- электронный документ можно использовать без распечатывания и заверения в бумажном виде.
Подписанный документ будет представлен в виде файла. К нему прилепляется сведения из ЭЦП. Работая с программами и техническими средствами, стороны осуществляют проверку подлинности электронной подписи, определяют личность и полномочия друг друга. Также при использовании УНЭП и УКЭП можно определить дату подписания документа и внесения в него изменений.
Простая подпись
Это самый упрощенный и доступный вид ЭЦП. Она подтверждает только факт формирования электронной подписи определенным лицом. Для получения простой подписи не нужно оформлять сертификаты и ключи через удостоверяющие центры. Подписание документов может осуществляться:
- посредством кодов, отправленных на устройство пользователя и введенных в форме подписания документа, согласия с его условиями;
- путем регистрации в личных кабинетах и сервисах по паре логин/пароль (далее после авторизации пользователь может подписывать определенные виды документов);
- путем использования иных средств, которые не требуют получения сертификатов и ключей.
У простой подписи (ПЭП) ограниченная сфера применения. В частности, ее нельзя использовать для сдачи налоговой, кадровой и иной отчетности в гос. органы. Но путем применения ПЭП можно предоставить рядовым сотрудникам доступ к системе кадрового или обычного делопроизводства. Для этого нужно сначала получить письменное согласие на оформление документов в электронном виде. Хотя работник может использовать ПЭП, со стороны работодателя подписание осуществляется только посредством УНЭП или УКЭП.
Комментарий эксперта. Регистрация для получения ПЭП осуществляется в упрощенном порядке. В системе «Добыто. КЭДО» такой вид электронных подписей оформляется максимально быстро. При этом можно задать требуемый уровень доступа сотрудников к определенным документам и функциям. Например, персонал сможет посредством ПЭП запрашивать справки о своем стаже и заработке, направлять заявления и иные обращения на имя работодателя.
Неквалифицированная электронная подпись
Данный вид ЭЦП позволяет работать с большим массивом документации. Но при этом при использовании УНЭП электронный документ будет приравнен по юридической силу к бумажному, если это предусмотрено:
- нормативными актами федерального уровня (законы, постановления и т.д.);
- специальным соглашением между сторонами документооборота;
- общими правилами платежных систем, с которыми соглашается пользователь.
УНЭП можно получить через аккредитованные и неаккредитованные удостоверяющие центры, различные государственные платформы (например, на портале ФНС). Также этот вид ЭЦП можно сформировать посредством системы электронного документооборота, если она предусматривает такие функции. В «Добыто. КЭДО» можно заказать массовый выпуск неквалифицированных подписей, что упрощает все формальности.
По особенностям применения и признания УНЭП должна отвечать 4 обязательным признакам:
- неквалифицированная подпись предусматривает криптографическое преобразование информации и использование ключа;
- УНЭП позволяет точно определить и идентифицировать лицо, поставившее подпись под документом;
- данный вид подписи позволяет установить каждый факт внесения корректировок в подписанный документ;
- УНЭП формируется различными средствами электронных подписей (в том числе в системах ЭДО).
Одно из ключевых отличий УНЭП от УКЭП – для ключа проверки не предусмотрено оформление квалифицированного сертификата. Также для неквалифицированных подписей не требуется, чтобы техническое средство или система отвечали обязательным требованиям, установленным Законом № 63-ФЗ.
УНЭП вполне подходит для большинства внутренних процессов в делопроизводстве компании. С данным видом ЭЦП можно организовать взаимодействие между разными подразделениями и специалистами, обмен документацией и сведениями. В системе будет видно, кто и когда подписал определенный документ, после чего он будет зарегистрирован в системе.
Квалифицированная подпись
Это максимально защищенный вид ЭЦП, который подходит для оформления почти всех документов. Исключения из этого правила предусматриваются законодательством. В частности, только в бумажной форме можно составить акт о несчастном случае или вести журналы ознакомления с инструктажами.
УКЭП должна соответствовать всем 4 признакам, которые установлены для неквалифицированной подписи. Но есть и 2 специальных критерия:
- владелец УКЭП будет иметь квалифицированный сертификат с ключом проверки;
- в процессе формирования и использования УКЭП можно использовать только средства, полностью соответствующие требованиям Закона № 63-ФЗ.
Сертификат с ключом проверки может быть представлен в виде физического токена или облачного хранилища. Для получения данного вида ЭЦП необходимо обращаться в удостоверяющие центры, имеющие госаккредитацию. Срок действия УКЭП составляет 12 месяцев, после чего ее можно переоформить заново.
Комментарий эксперта. Для подписания договоров и иных документов между двумя компаниями требуется, чтобы электронная подпись была у обеих сторон. Внутренние документы организации могут подписываться в одностороннем порядке (например, приказы или распоряжения). Рекомендуем сразу оформить УКЭП, чтобы пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота и полноценно работать с «Добыто. КЭДО».
Что нужно для подписания документов посредством ЭЦП
Для этого компании необходимо выполнить ряд требований Закона № 63-ФЗ, в том числе:
- определить полномочия лица, которое будет подписывать документы с использованием ЭЦП;
- заказать оформление ЭЦП в порядке, предусмотренном законом или соглашением;
- внедрить и использовать соответствующее программное обеспечение (например, систему «Добыто. КЭДО»);
- разработать локальные акты, описывающие регламент работы с ЭЦП и системами документооборота;
- использовать технические средства и браузеры, отвечающие требования закона, регламенту конкретной системы ЭДО.
Если вы приобретаете программный комплекс «Добыто. КЭДО», служба поддержки поможет с настройкой системы, обучит сотрудников работе с разными видами ЭЦП.
Преимущества работы с электронными подписями в системе «Добыто. КЭДО»
В системе «Добыто. КЭДО» можно использовать все виды ЭЦП. Так как ПО разработано специально для кадрового делопроизводства, там можно:
- оформлять и подписывать практически все виды документов по кадрам;
- вести регистрацию, учет и хранение кадровой документации в цифровом виде;
- осуществлять планирование мероприятий по кадрам;
- создавать и направлять отчетность в государственные органы;
- переводить кадровые процессы в цифровой формат (сервисы, модули, расширения и т.д.).
Чтобы ознакомиться с основными возможностями системы «Добыто. КЭДО», предлагаем скачать бесплатную демоверсию. По всем возникающим вопросам можно обратиться к специалистам службы поддержки.
Заключение
- Законодательством предусмотрено 3 вида ЭЦП – простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Отличия между ними заключаются в порядке получения и использования, признания юридической силы документов.
- Для полноценной работы почти со всеми видами документов необходимо получить УКЭП. Для проверки ключа в данном случае используется квалифицированный сертификат, специальные технические средства.
- Все виды ЭЦП позволяют определить лицо, подписавшее документ. Но только УНЭП и УКЭП дают возможность установить факт внесения изменений в ранее подписанный бланк.
FAQ
Какие виды ЭЦП может использовать организация?
В полном объеме можно подписывать документацию в цифровом виде посредством УКЭП. Как минимум, ее нужно оформить на руководителя компании. Для большинства видов внутренних документов вполне подходит неквалифицированная электронная подпись.
Как и где получить разные виды ЭЦП?
Простую подпись можно сформировать практически в любых программах, сервисах и приложениях. УКЭП оформляется только через аккредитованные удостоверяющие центры, так как требуется сгенерировать квалифицированный аттестат. УНЭП можно заказать через систему ЭДО, либо напрямую в аккредитованных или неаккредитованных удостоверяющих центрах.
Какой срок действия у разных видов ЭЦП?
В большинстве случаев срок действия ЭЦП не превышает 12 месяцев. После этого ее можно оформить заново.