Сотрудники отдела кадров в работе используют различное программное обеспечение, системы и онлайн-платформы, модули и плагины, помогающие автоматизировать документооборот и взаимодействие с персоналом. Читайте, какие виды программ для кадровиков и HR-менеджеров существуют, какой функционал в них является обязательным, и что учесть при выборе ПО, систем и онлайн-сервисов.
Виды программ для кадровиков
Все ПО условно можно классифицировать по назначению:
- Для кадрового учета. Управление основными кадровыми процессами на предприятии, автоматизация кадрового учета. Пример: «1С ЗУП», «БОСС-Кадровик», «Сотрудники предприятия», «Кадры Плюс» и др.
- Для кадрового документооборота. Отдельные модули и самостоятельные решения, предназначенные для формирования, согласования, совместной работы, учета и утверждения кадровой документации. Поскольку большинство компаний перешло на электронный документооборот, то под программами подразумеваются «коробочные» и облачные решения для КЭДО. Пример: ELMA КЭДО, Directum КЭДО, HRLink и др.
- Для управления персоналом. Мощные HRM-системы для оптимизации управления персоналом в организации. Включают в себя инструменты автоматизации подбора, оценки, обучения и развития сотрудников.
- Для рекрутинга. Специализированное ПО или модули к системам КЭДО, HRM-системам, предназначенные для автоматизации процесса поиска соискателей, проведения первичного тестирования для отсеивания неподходящих кандидатов, проверки данных перед наймом работников в штат. Пример: «Поток Рекрутмент», Skillaz, Experium и др.
- Для обучения персонала. Системы управления обучением LMS-системы и онлайн-платформы для обучения позволяют разрабатывать и/или публиковать интерактивные обучающие курсы, тренинги для сотрудников, проводить их тестирование, анализировать усвояемость материала, разрабатывать индивидуальные векторы развития. LXP-системы также предназначены для корпоративного обучения, но совместного, когда вместо традиционного учителя (тренера) и учеников процесс учебы осуществляется совместно с равными правами для всех пользователей.
- Для контроля знаний. Специальное ПО для интеграции с системами управления обучением, предназначенное для контроля сотрудников и соискателей во время прохождения тестирования в режиме онлайн (прокторинг). Как правило, предоставляет собой дополнения (модули) к LMS-системам.
- Онлайн-калькуляторы. В принципе, если используется система КЭДО или ПО для кадрового учета, то надобность в калькуляторах отпадает. Для небольших фирм и ИП онлайн-калькуляторы расчета отпусков, больничных, производственные календари являются незаменимыми помощниками.
Для оптимизации кадровых процессов и ведения делопроизводства рекомендуем использовать модуль «Добыто. КЭДО». Это современный программный продукт, который подойдет любой организации.
Мнение эксперта. Представленная выше классификация является условной, поскольку функции одного программного продукта могут быть предусмотрены в другом. Например, в системе «Добыто. КЭДО» возможно подключение модулей для расчета отпусков, для поиска соискателей, управления обучением. В ПО для кадрового учета есть функции работы с кадровыми документами в электронном виде, расчета отпускных, зарплаты.
Программы кадрового учета
Традиционные решения для ведения кадровой документации и учета персонала, расчет зарплаты, отпускных, больничных, премий и бонусов. На многих крупных и средних предприятиях разной формы собственности используется «1С: Зарплата и управление персоналом», хотя это далеко не единственное решение. Рекомендуем обратить внимание на модуль «Добыто. КЭДО», где учтены все современные методики электронного документооборота.
Основные функциональные возможности, в том числе модуля «Добыто. КЭДО»:
- Регламентированный учет кадровой документации – формирование приказов, штатного расписания, должностных инструкций, графиков отпусков, любых локальных нормативных актов.
- Интеграция с другими системами компании, простой импорт и экспорт данных.
- Учет трудовых книжек.
- Оформление движения персонала – прием на работу, перевод, увольнение.
- Расчет и оформление отчетности для налоговой службы, страховых взносов, социальных выплат.
Системы кадрового электронного документооборота
Системы КЭДО предназначены для автоматизации кадрового документооборота в электронном виде. Представлены на рынке в виде облачного или коробочного решения, онлайн-сервиса. Предоставляют кадровикам все необходимые инструменты для работы с кадровой документацией и дополнительные модули для управления персоналом, расчета отпусков, формирования отчетов для государственных служб и фондов. Простая интеграция с имеющимися в компании системами, базами данных – это одно из ключевых преимуществ модуля «Добыто. КЭДО»
Обязательный и необязательный функционал включает в себя следующее:
- Формирование кадровых документов в соответствии с нормами действующего трудового законодательства.
- Простая отправка на согласование, утверждение электронных документов в несколько кликов, оповещения об изменении статуса документов.
- Простое заверение документов усиленной квалифицированной электронной подписью, возможность массового подписания документов.
- Возможность хранения данных на стороне провайдера модуля «Добыто. КЭДО».
- Мгновенная отправка отчетов в фонды и службы, настройка автоматической отправки отчетов по расписанию.
- Формирование маршрута согласования документов – достаточно создать нужные маршруты, а потом документ автоматически будет отправлен следующему специалисту после согласования, заполнения предыдущим сотрудником.
- Структурированное хранение, простой поиск электронных документов в архиве модуля «Добыто. КЭДО».
- Контроль выполнения задач сотрудников, связанных с документами.
- Автоматический учет, регистрация документов с формированием регистрационного номера в требуемом формате.
- Быстрый обмен информацией, система комментирования при разработке проекта документа.
- Личные кабинеты сотрудников, где работники компании могут ознакомиться, например, с графиком отпусков, локальными нормативными актами, оставить заявку на изменение срока отпуска, уведомить о причине прогула и пр.
Мнение эксперта. Разработчики часто предлагают дополнительные подключаемые модули, позволяющие расширить функциональные возможности системы кадрового электронного документооборота. По цене платформа «Добыто. КЭДО» обойдется существенно дешевле, чем профессиональная HRM-система.
Системы управления персоналом
Профессиональные HRM-системы (HRIS платформы) используются для управления персоналом в широком смысле:
- Решение HR-задач, управление персоналом, совместное решение задач и удобного ведения бизнеса.
- Рекрутинг – привлечение специалистов с автоматизированным процессом найма персонала.
- Контроль эффективности и прогресса сотрудников по KPI, OKR, оценки 360.
- Создание плановых опросов для определения текущего уровня заинтересованности, вовлеченности персонала, выявления конфликтов в коллективе.
- Регулирование времени работы сотрудников, отведенное на решение тех или иных задач, проектов.
- Онбординг и оффбординг.
- Интеграция с популярными корпоративными сервисами.
- Развитая обратная связь, оперативные уведомления внутри системы, в мессенджерах, по e-mail и др.
В целом, HRM-система подойдет активно развивающемуся среднему и крупному бизнесу. Стоимость зависит от конкретной системы, выбранного тарифа и дополнительных функций.
ПО для рекрутинга
Системы рекрутинга – ПО или онлайн-сервисы, используемые для организации набора сотрудников в штат или по договору ГПХ. Основные задачи, решаемые данным программным обеспечением, в том числе модулем «Добыто. КЭДО»:
- Массовое размещение вакансий по шаблонам, автоматическая актуализация вакансий.
- Фильтрация резюме, проверка подлинности данных посредством AI.
- Привлечение кандидатов через социальные сети и специализированные сайты поиск работы.
- Проведение онлайн-интервью, тестирования для отбора кандидатов.
- Уведомление соискателей о дате прохождения оффлайн-собеседования в компании.
К основным преимуществам онлайн-систем для рекрутинга относится следующее:
- Значительное сокращение времени при найме сотрудников в штат.
- Фильтрация кандидатов на должность – автоматическое распознавание резюме, оценка прохождения тестирования, что позволяет повысить качество найма работников.
- Формирование базы потенциальных сотрудников, т.е. внешнего кадрового резерва.
- Снижение нагрузки на HR-специалистов за счет автоматизации процесса найма.
- Отсутствие человеческого фактора при отборе соискателей.
В целом, системы рекрутинга подходят среднему и крупному бизнесу при частом найме новых специалистов, открытии новых подразделений. Для малого бизнеса, ИП с небольшим количеством штатных сотрудников данный инструмент не требуется.
Системы управления обучением
Сюда можно отнести:
- непосредственно LMS-системы, предназначенные для создания курсов, учебных программ из видео, текста, графики, проведения онлайн-тренингов и оценки знаний;
- онлайн-платформы для обучения, позволяющие загружать курсы в различных форматах и предоставлять доступ к ним сотрудникам компании;
- LXP-системы для совместного обучения, обсуждения и редактирования материалов;
- базу знаний – корпоративный портал типа wiki, где структурировано представлены текстовые статьи и иной контент.
К основным преимуществам систем управления обучением можно отнести следующее:
- Разработка учебного материала в соответствии с нуждами конкретного бизнеса.
- Разграничение доступа к курсам, контенту, статьям – можно отдельно предоставлять доступ для рабочих, кадровиков, бухгалтеров, руководителей, IT-специалистов.
- Подробная аналитика – отчеты по вовлеченности сотрудников к учебному процессу, ошибкам в тестах, достижениям пользователей и пр.
- Простое управление пользователям – в зависимости от системы возможна выгрузка базы в csv, xml, txt, рассылка приглашений на курсы по e-mail, самостоятельная регистрация пользователей на портале.
- Назначение ролей – зависит от конкретной системы, но, как правило, это ученики, преподаватели (тренеры), менеджеры, администратор.
- Разработка индивидуальных маршрутов развития – для каждой группы работников или отдельных специалистов можно разработать свой маршрут.
Мнение эксперта. Обучение и развитие сотрудников, хотя и разные понятия, но часто используются в комплексе при организации процесса повышения профессиональных навыков и личных качеств. Оценить знания, необходимые для работы, можно с помощью различных тестов разнообразных тестов, а комплексное развитие сотрудников посредством тестирования по методу «Оценка 360».
Контроль знаний
Оценка знаний – неотъемлемый элемент любого учебного процесса. Оценить, насколько сотрудники успешно усвоили материал, что оказалось для них сложным или непонятным можно с помощью тестирования в режиме онлайн. Пользователи могут дистанционно или на рабочем месте пройти тесты, а HR-специалисты, кадровики мгновенно узнают о результатах. Единственная проблема заключается в человеческом факторе.
Психологически тесты и любые экзамены, испытания, собеседования – это стресс, и нельзя исключить, что работник попытается любым возможным способом обойти систему. К таким обходам относится банальное «списывание», подсказки опытных сотрудников, прохождение тестирование другим пользователем, использование ресурсов в интернете для дачи правильных ответов.
Системы контроля знаний – это специальные модули, надстройки, браузеры, позволяющие выявлять подобные нарушения, предупреждать пользователя о попытке нарушения, а также аннулировать результаты тестов или отстранять провинившихся сотрудников от онлайн-тестирования.
Основные функции модуля «Добыто. Знания»:
- Автоматическое выявление возможного нарушения при доступе к веб-камере, рабочему столу компьютера пользователя.
- Отслеживание прохождения онлайн-тестов в режиме реального времени проктором.
- Предоставление отчетов о прохождении испытаний сотрудниками, в т.ч. с указанием на тех, кто, возможно, нарушал правила тестирования.
- Запись онлайн-трансляции, наблюдение в режиме реального времени с автоматическим оповещением о возможных нарушениях.
Онлайн-калькуляторы
Различные сервисы в сети интернет, упрощающие рутинные расчеты специалистов отдела кадров. Сюда можно отнести онлайн-калькуляторы:
- дней отпуска и отпускных;
- норматива рабочих мест для инвалидов;
- рабочего времени;
- отпускных, социальных взносов;
- календарных дней (производственные календари) и др.
Доступ к онлайн-калькуляторам бесплатный.
Каким еще ПО пользуются кадровики?
При работе кадровики могут использовать и другое программное обеспечение. Например, составлять график отпусков с помощью электронных таблиц – Microsoft Excel, Google Таблицы. Также можно отдельно применять ПО для:
- автоматического мониторинга и учета рабочего времени, встреч, обработанных заявок для определения эффективности работы сотрудников;
- защиты персональных данных, баз данных, информации от утечки;
- мониторинга информации в интернете (на сайтах, форумах, в социальных сетях) – отслеживания жалоб, угроз, ложных отзывов и пр.;
- планирования рабочего времени (тайм-менеджеры, таск-менеджеры).
Выбор программного обеспечения для отдела кадров (HR-отдела) зависит от общего количества сотрудников, числа подразделений, конкретных задач, поставленных по работе с персоналом. Некоторые программы являются бесплатными, у других решений предусмотрен бесплатный тестовый период, поэтому с выбором подходящего ПО у компании проблем не возникнет.
Заключение
Кадровики в работе могут использовать как комплексные системы, так и отдельные программы по мере необходимости. Для решения задачи кадрового документооборота можно выбрать ПО для кадрового учета, систему КЭДО, HRM-систему.
Для многих вспомогательных задач предусмотрены дополнительные модули к уже внедренным на предприятии системам, а также отдельные небольшие программы и онлайн-сервисы.
Использование специализированного программного обеспечения позволяет существенно экономить время кадровиков, исключать возможные ошибки и неточности при оформлении кадровых документов и расчетах премий, зарплаты, отпускных. Главное при выборе – учитывать, какие задачи необходимо решать в первую очередь, а какой функционал может потребоваться в будущем.