CRM (Customer Relationship Management) — это система управления отношениями с клиентами. Однако сервис также может быть полезен и кадровикам. Программы для кадровиков в рамках CRM предлагают возможность создания и ведения базы данных с информацией о сотрудниках, их профессиональных навыках, опыте работы, образовании и т.п. Такие базы позволяют кадровым специалистам быстро находить потенциальных кандидатов и эффективно управлять ими в процессе найма и адаптации новых сотрудников.
Читайте, какие наиболее популярные программы можно использовать для управления персоналом, в чем заключаются их функциональные возможности и преимущества для работодателя.
Особенности функционала программы
Программа для кадровиков является важным инструментом для эффективного управления персоналом в организации. Ее основная цель — упростить рутинные задачи, связанные с учетом и администрированием персонала, а также предоставить кадровому отделу инструменты для более качественной работы.
Особенности их функционала могут различаться в зависимости от конкретного решения. Можно обозначить несколько ключевых возможностей, которые присутствуют в большинстве таких сервисов:
- Учет персонала: предоставляется возможность учета основных данных о каждом работнике, таких как ФИО, дата рождения, контактная информация и др. Кроме того, возможно отслеживать изменения в статусе сотрудников (прием на работу, переводы, увольнения) и поддерживать актуальные сведения.
- Учет рабочего времени: эта функция позволяет отслеживать рабочее время сотрудников, включая начало и окончание рабочего дня, перерывы и отпуска. Такой инструмент помогает автоматизировать расчет заработной платы, а также контролировать соблюдение трудового законодательства.
- Расчет заработной платы: модуль для расчета заработной платы позволяет автоматически рассчитать зарплату на основе заданных правил и параметров, учитывая отработанные часы, выплаты дополнительных надбавок и вычеты.
- Управление персональными данными: безопасность сведений работников является приоритетом для кадровиков. Поэтому функционал программы включает возможность защищать и управлять персональными данными сотрудников, таких как данные о зарплате, медицинское страхование и личные сведения.
- Система отчетности: программа предоставляет инструменты для составления различных отчетов, необходимых для работы кадрового отдела и руководства организации. Это могут быть отчеты о составе персонала, отчеты о затратах на персонал, отчеты о текучести кадров и т.п.
Таким образом, особенности функционала программы для кадровиков позволяют существенно упростить и автоматизировать процессы, связанные с управлением персоналом.
Почему использование программы для управления персоналом является выгодным
Применение таких сервисов это не только удобный и эффективный способ вести учет сотрудников, но и значительная экономия времени и средств для компании. Можно обозначить следующие основные преимущества:
- автоматизация бухгалтерского и кадрового учета: программы позволяют автоматизировать процессы учета рабочего времени, начисления заработной платы, подачи отчетности в налоговые органы и социальные фонды. Это существенно упрощает работу бухгалтеров и кадровиков, а также исключает возможность ошибок в расчетах;
- централизованное хранение информации: сервисы обеспечивают возможность хранить всю кадровую информацию в одном месте, что упрощает доступ к данным и обеспечивает их безопасность;
- улучшение взаимодействия сотрудников и работодателей: электронная система обмена документами позволяет сотрудникам и работодателям быстро получать и передавать необходимую информацию, что экономит время и повышает эффективность коммуникации;
- мониторинг и анализ данных: с помощью программы можно проводить анализ эффективности персонала, отслеживать изменения в законодательстве, прогнозировать затраты на заработную плату и оптимизировать управление персоналом.
Комментарий специалиста. Применение программ для кадровиков позволяет компаниям существенно повысить уровень автоматизации бизнес-процессов, обеспечить точность и своевременность учета, существенно снизить затраты на административные задачи и тем самым сделать работу кадрового отдела более эффективной и продуктивной.
Современные предложения на рынке
На данный момент на рынке существуют множество предложений в части решения кадровых вопросов и задач. Среди них:
- EmplDocs — функционал основан на технологиях 1С, включающее в себя набор заранее настроенных шаблонов. Имеется функция доступа к личному кабинету, в котором можно оформлять заявки, подписывать различную документацию, знакомиться с расчетными листками и др.
- Directum HR Pro — позволяет управлять организационными процессами в компании. Включает в себя функционал, позволяющий управлять кадровыми документами.
- HR-link — система, которая позволяет подписывать документацию с использованием НЭП или Госуслуг. Кроме того, в нем есть возможность онлайн трудоустройства с проверкой кандидатов.
- VK HR Tek — обеспечивает управление кадровым делопроизводством, а также позволяет интегрироваться с различными системами, такими как 1С ЗУП и т.п.
- Добыто — отечественная платформа для работы с кадровыми документами. Функционал сервиса включает в себя разнообразные возможности: полный перенос всего кадрового процесса организации в электронный формат, безопасный облачный ресурс, быстрый поиск с искусственным интеллектом, гибкая настройка, интеграция с другими системами, а также всесторонняя техническая поддержка.
Выбираем подходящую программу
При выборе программы для кадровиков необходимо обратить внимание на несколько ключевых моментов:
- Важно оценить функциональность программы. Она должна включать в себя возможность учета персонала, а также управление рабочим временем и заработной платой. Также полезно, если программа предоставляет инструменты для анализа данных и формирования отчетов.
- Необходимо учитывать удобство использования сервиса. Портал должен быть интуитивно понятным и простым в освоении, чтобы работник кадрового отдела могли быстро освоить ее и эффективно использовать в работе.
- Стоит обратить внимание на адаптивность. Программа должна иметь возможность интегрироваться с другими системами, быть готовой к изменениям и развитию компании.
- Обеспечивать безопасность данных. Портал должен предоставлять надежное хранение и защиту конфиденциальных данных работников.
- Важно учитывать стоимость программы. Она должна соответствовать бюджету предприятия и включать в себя полный спектр необходимых функций.
Комментарий специалиста. При выборе системы необходимо внимательно оценить ее функциональность, удобство использования, адаптивность, безопасность и стоимость, чтобы обеспечить эффективное управление персоналом.
Сервис Добыто: 10 отличительных особенностей
“Добыто” — это сервис, который предоставляет компаниям эффективные инструменты для управления кадровым документооборотом. Вот 10 его отличительных особенностей:
- Централизованное и удобное хранилище документации.
- Применение различных видов электронной подписи.
- Удобный и быстрый поиск документов.
- Контроль доступа.
- Интеграция с другими системами.
- Автоматизация рабочих процессов.
- Наличие возможности создавать документы на основе представленных шаблонов.
- Возможность хранения файлов в облаке.
- Искусственный интеллект.
- Техническая поддержка.
Рассмотрим функционал сервиса более подробно.
Централизованное хранилище документов
Программа хранит и организовывает всю документацию предприятия в одном безопасном месте. Это упрощает поиск и обмен файлов между сотрудниками. Организованное хранилище играет ключевую роль в кадровом электронном документообороте. В хранилище могут храниться информация о работниках, их персональных данных и т.п. Благодаря организованному хранению, сотрудники и руководители легко могут получить доступ к необходимой информации, а также вносить и изменять данные в системе, что обеспечивает эффективность и прозрачность кадрового учета в организации.
Электронные подписи
“Добыто” предоставляет возможность применение различных электронных подписей. Предусмотрен также выпуск бесплатных подписей для сотрудников организации. Кроме того, файлы можно подписывать с любого электронного устройства — ноутбук, компьютер, телефон.
Удобный и быстрый поиск
Благодаря применению искусственного интеллекта, “Добыто” обеспечивает быстрый и удобный поиск документов по ключевым словам, категориям, датам и т.п. Сервис может учитывать семантическую связь между словами, понимать синонимы и контекст, что делает поиск более точным и релевантным. Благодаря своей эффективности и удобству использования, система облегчает поиск необходимых файлов и экономит время пользователя.
Контроль доступа
Сервис позволяет определить уровень прав доступа у каждого пользователя, а также ограничить доступ к конкретным документам или функциям системы. Можно также назначить пользователям различные уровни доступа. Контроль доступа является важным аспектом для обеспечения безопасности персональных данных и конфиденциальной информации.
Интеграция с другими системами
Портал позволяет интегрироваться с различными системами, включая Битрикс24, 1С и более 30 других систем Кроме того, все данные, внесенные в программу, автоматически сохраняются и могут быть загружены на сервер. Сохраненная информация доступна для просмотра с помощью различных приложений. Интеграция дает возможность автоматизировать процессы и упростить взаимодействие между различными системами.
Автоматизация рабочих процессов.
С помощью “Добыто” можно полностью автоматизировать все кадровые процессы. Например:
- регулировать и отслеживать отпуска;
- контролировать присутствие сотрудников;
- устанавливать и контролировать сроки выплат заработной платы;
- отслеживать статус работника (видеть график работы, отсутствия и т.п.), фильтровать информацию о нем;
- настраивать жизненный цикл и маршрут документа (возможно указание инициатора, подписанта и лица, которое согласует документ);
- просматривать статус согласования документации;
- и многое другое
Комментарий специалиста. В “Добыто” можно создать таблицу всех выплат, задать автоматическое начисление. Обеспечена возможность также видеть статус сотрудника, его график отсутствий и профиль, а также график отпусков (пересечение отпусков подсвечивается специальным цветом).
Шаблоны документов
На платформе реализованы шаблоны различных документов, в которых заполняются специальные поля. С документом можно также выполнить различные действия: поделиться им, подписать, редактировать и т.п. Также есть возможность просмотреть его историю, чтобы узнать, кто и когда производил редактирование.
Возможно также воспользоваться конструктором и сделать документацию самостоятельно. Таким образом, любой бизнес-процесс будет выглядеть так, как удобно именно пользователю и компании.
Облачное хранилище
Документы и информация хранятся в специальном центре, сертифицированном на соответствие ГОСТ 57580, 152-ФЗ, ISO 27001/27017/27018/ 27701, PCI. Возможно также использовать собственные серверы. В любом варианте обеспечивается автоматическое сохранение файла. Все это обеспечивает безопасное хранение документов и информации.
Искусственный интеллект
Для работы сервиса применяется искусственный интеллект, который помогает выполнять точный поиск информации, контролирует загружаемые файлы, проверяет актуальность уже имеющейся информации и способствует созданию новой.
С использованием искусственного интеллекта появляется также возможность получать информацию с помощью чат-бота. Такой бот позволяет обмениваться сведениями из базы данных и создавать на их основе новые материалы (инструкции, презентации, статьи и т.п.). Вы можете задавать боту любые вопросы, вести диалог и использовать его для выполнения рутинных задач, таких как генерация вопросов для интервью, подготовка презентаций или написание отчетов. В будущем планируется добавить поддержку чат-бота, где пользователи смогут задавать вопросы о сервисе и оценивать качество обслуживания.
Техническая поддержка
“Добыто” предоставляет профессиональную техническую поддержку для решения любых возникающих проблем и вопросов пользователей. В случае нерешенных вопросов, специалисты службы поддержки помогут в их решение в кратчайшие сроки. Связаться со специалистами можно любым способом(диалоговое окно, по телефону, компьютеру и т.п.).
Вывод
- Программы для кадровиков являются неотъемлемой частью современного бизнеса. Они облегчают и автоматизируют процессы поиска, найма и управления персоналом. Благодаря таким сервисам, предприятия могут повысить свою конкурентоспособность на рынке труда и обеспечить более качественную и продуктивную работу своих работников.
- Система «Добыто» предлагает множество возможностей для создания и управления процессами и документами. Удобный поиск документов в системе «Добыто» поможет вам быстро и эффективно находить нужные материалы. В сервисе возможна работа с сотрудниками любого типа занятости. Остались вопросы, свяжитесь с нами.
Часто задаваемые вопросы
Может ли КЭДО подключить ИП?
Ответ: Да, конечно, каких-либо ограничений в данной области нет.
Какие виды подписи можно использовать в программе?
Ответ: Используются как простые, неквалифицированные, так и квалифицированные подписи.
Подключаем электронный документооборот, где можно получить КЭП?
Ответ: Ее возможно получить в удостоверяющем центре ФНС.