Мы столько лет были вместе. А ты послушал своих зарубежных родственников и бросил меня. Ты думал, что я не справлюсь? Что такого же, как ты, больше не найду? А я нашла, даже лучше.
Это могло бы стать речью тех, кто долгое время работал на SharePoint и был шокирован его уходом из России. Девочки (и мальчики тоже), не переживайте, дома легко найти замену. Моя статья про SAP получила хороший отклик, так что я созрела на ещё один длиннопост. В этом раз поговорим о SharePoint. Поехали!
Совместная работа над документами
Как руководителю проектной команды aka РП, я уже давно познала (и преисполнилась) всеми прелестями командной работы над документами.
В общем, давайте сравнивать.
Командная работа над документом и история версий
Что можно было (вот именно, было) делать в SharePoint. Создавать папки, наполнять их корпоративной документацией и редактировать в Word и Excel. Там есть режимы комментирования и история версий.
Что на это ответит система, где я работаю. В неё встроен текстовый редактор Р7. Это по сути все те же текстовые документы, презентации и таблички. По факту то, к чему все уже привыкли. В них мы тоже оставляем комментарии, смотрим историю версий, когда хотим найти автора правок или первоначальную версию текста. По необходимости всё это можно сделать и с телефона — пару раз выручало, когда надо было срочно сходить с ребёнком в поликлинику.
Текстовые файлы и таблички можно создать и отредачить прямо внутри задачи, потом переслать внутри системы или по почте.
Управление правами доступа к документам
Что можно было делать в SharePoint. За это шерпоинт можно похвалить — тут настраиваются индивидуальные права доступа к файлам для разных сотрудников. Это учитывается и в поиске по системе — если документ закрыт, в результатах выдачи его не будет.
Что на это ответит система, где я работаю. Мы тоже серьезно относимся к безопасности и конфиденциальности данных, поэтому у нас всё строго — разграничены права доступа сотрудников и их групп к задачам и документам.
А ещё у нас автоматизировано привлечение новых исполнителей к работе — система сама добавляет нужного сотрудника в задачу и удаляет его, когда работа выполнена.
Все шаги логируются. Если что-то пойдёт не по плану, можно всё откатить и узнать, кто накосячил. Как говорится, все ходы записаны.
Краткая справка —> лог — текстовый файл, содержащий информацию о действиях ПО или пользователей. Он представляет собой хронологию событий и их источников, ошибок и причин, по которым они произошли.
Тематическое разделение информации и задач
Что можно было делать в SharePoint. На шарике создавали что-то вроде сайтов, где собраны пользователи, документы и задачи. Цель этого действия — выстроить работу разных отделов и обсуждать вопросы так, чтобы не пересекаться с другими сотрудниками.
Допустим, ваша команда занимается проектом и подписала строгое NDA (ни кейсов потом, ни лого на сайте в списке клиентов, всё под грифом «секретно»). Так что критично, чтобы остальные коллеги на заглянули в ваши документы и задачи на огонёк.
Что на это ответит система, где я работаю. У нас такие «сайты» можно сделать по-разному через задачи с комментариями, через пространства базы знаний и через дашборды.
У меня частенько в ходу опция срочного вопроса. Если активировать её, комментарий засветится красным, а коллега получит отдельное уведомление. Мол, я понимаю, что ты очень занят, но это вопрос горит синим пламенем! Оправдаться и тут не получится (и к счастью, и к сожалению), потому что время просмотра всех комментариев в системе фиксируется.
Возвращаясь к истории команды, подписавшей строгий NDA по проекту. У нас им было бы раздолье — можно создать закрытый групповой чатик и созвониться по ВКС. Ещё можно сделать свой портал и настроить его приватность. Тут как в all inclusive, уже всё включено, доплачивать не надо.
Портал с новостями и полезной информацией для сотрудников
Что можно было делать в SharePoint. На «сайтах» шарика можно публиковать корпоративные новости.
Что на это ответит система, где я работаю. У нас есть корпортал, клиенты тоже часто такое просят. Обычно тут есть блок с полезной информацией и новостями компании.
Срочные и особо важные сообщения обычно публикуем в блоке объявлений. Иногда я делаю объявление на свой и дружественный отдел. Засорять лишней информацией экраны продажников или HR не вижу смысла.
А ещё можно настроить интеграцию по API с любым мессенджером. У нас такое есть с телегой — новости дублируются в отдельный канал для сотрудников.
Единое окно для HR-отдела
Страница с информацией о сотруднике
Что можно было делать в SharePoint. У каждого пользователя есть личная страница с информацией: именем, фото, контактами и местом в структуре компании.
Написать коллеге можно только через Outlook, что уже звучит не совсем удобно. Скорее всего, все по-тихому переписывались все в телеге.
Что на это ответит система, где я работаю. У каждого тоже есть личная страница. Только это не просто профайл с должностью и контактами. В нём есть:
- календарь, где мы смотри загрузку друг друга и ставим задачи или встречи;
- раздел со всеми задачами, где ты задействован как исполнитель;
- список задач, где ты — заказчик;
- все комментарии.
Отсюда же можно позвонить коллеге по ВКС и уточнить детали. В системе также есть оргструктура компании с информацией о сотрудниках и ссылками на их профили.
Но и это ещё не всё. Есть личный кабинет, где можно посмотреть зарплатные начисления, цели отдела, отпуска, дни рождения коллег — настроить можно всё, что угодно.
Хранение обучающих материалов
Что можно было делать в SharePoint. Безусловно, шарик подходит для хранения и организации базы знаний.
Что на это ответит система, где я работаю. У нас как бы тоже есть база знаний, что-то по типу Confluence (ещё одни покинувшие). Там лежат текстовые инструкции, чек-листы, таблицы, ссылки на внешние курсы, части кода и видеоуроки (записываем часто по своей ВКС).
Проведение опросов и анализ результатов
Что можно было делать в SharePoint. Тут доступно много настроек для опросов и анкет, которые потом можно размещать на «сайтах» или отправлять сотрудникам через Outlook.
Что на это ответит система, где я работаю. Так у нас тоже можно создавать анкеты и опросы. Например, наша HR-менеджер всегда так узнает впечатления новичков о первом месяце в компании. Как только человек заполнил анкету, ей приходит результат.
Интеграция с 1С, HR и кадровыми системами
Что можно было делать в SharePoint. У шарика открытый API, который даёт подключить к сервису сторонние продукты: CRM-систему, ЭЦП, мессенджер. Для более сложных настроек и доработок понадобится разраб со знанием C#.
Что на это ответит система, где я работаю.
Внутри уже есть проектное управление, CRM, Service Desk, СЭД, ВКС, чаты и так далее. Когда надо расширить функции, систему интегрируют по API с любым сервисом (например, 1С ЗУП или Контур.Фокус) или быстренько пишут кастомный API для обмена данными.
База знаний для техподдержки
Что можно было делать в SharePoint. Можно создавать папки с каким-либо текстовым описанием, добавлять туда чек-листы и другие материалы. Находить файлы можно по фразе в содержании.
Что на это ответит система, где я работаю. База знаний нашей техподдержки сделана в привычном формате wiki с многоуровневой структурой папок. Можно дать доступ и к целой базе, и к отдельным материалам. Необходимые данные можно найти через поиск.
Материалы можно перелинковать между собой. Ограничений по размеру нет.
Материалы базы знаний можно закрепить на персональной панели «Избранное». К ней можно перейти из любой страницы системы, а не только на портале, как в SharePoint.
Автоматизация сквозных бизнес-процессов всех отделов
Аналитика для продаж, маркетинга и финансов
Что можно было делать в SharePoint. Тут не очень широкие возможности для аналитики. Без интеграции PowerBI получится только отслеживать, какие документы сотрудники открывали и редактировали чаще других или что вообще искали.
Что на это ответит система, где я работаю. В нашей системе аналитики гораздо больше (хе-хе-хе). Тут собираются данные по трудозатратам, финансовому результату, план-фактному анализу, доходности клиентов, срокам реализации проектов и многому другому.
Серьёзной картинке — серьёзное описание!
Документооборот (ЭДО) и в десктопе, и в мобильном приложении
Что можно было делать в SharePoint. В самом шарике нет возможности подписывать документы. Максимум отслеживать путь движения, менять статус и контролировать сроки готовности.
Что на это ответит система, где я работаю. Если считать, что СЭД — это дебри гремучие, тогда у нас протоптаны тропинки и везде стоят указатели.
Есть всё: полноценный электронный документооборот (ЭДО) и электронный архив, в том числе для налогового мониторинга. А ещё можно настроить маршруты согласования любой сложности.
Нужны электронные подписи ПЭП, УНЭП и УКЭП — пожалуйста! Есть благодаря интеграции с Крипто Про.
Надо автоматизировать процесс управления сертификатами ЭП (выдачу, отзыв и блокировку) — пожалуйста! Доступно благодаря интеграции с Удостоверяющим Центром.
Спасибо, что дочитали до конца! Жду ваших вопросов в комментариях.