В борьбе за звание «самый современный и технологичный» банки автоматизируют все процессы — и внешние, и внутренние. Дошла очередь и до кадрового делопроизводства. Рассказываем, насколько законен перевод кадровых документов в цифру и на что обратить внимание банку при поиске подходящей системы КЭДО.
Зачем вообще нужен КЭДО
Представьте: компания ищет сотрудника на "удаленку", но все документы по трудоустройству оформляет на бумаге. Сначала кадровик пересылает эйчару правильные шаблоны, затем эйчар отправляет их сотруднику, и тот все распечатывает, заполняет, подписывает, сканирует — а затем отправляет сканы обратно. Эйчар вместе с кадровиком проверяет, что все правильно, и дает отмашку сотруднику — можно отправлять документы почтой.
Пока будущий сотрудник дойдет до почты, пока почта доставит документы компании, пока работодатель подпишет документы и отправит экземпляр сотрудника обратно… На это уходит несколько недель, а могло бы всего полчаса. Если бы компания перешла на КЭДО — кадровый электронный документооборот.
КЭДО позволяет вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге. Это экономит время, силы и деньги компании.
Электронный документооборот ведут в специальной системе КЭДО. Схема работы такая:
Кадровик или сотрудник создает документ в системе, заполняет его и подписывает → Документ движется по маршруту согласования, его подписывают руководитель и другие ответственные лица → Когда документооборот завершается, документ остается в цифровом архиве, расположенном на защищенном сервере.
Плюсы электронного кадрового документооборота
1. Экономия времени и ресурсов. Благодаря кадровому электронному документообороту процессы становятся автоматизированными — сотрудники экономят время, которое раньше тратили на рутинные задачи, и концентрируются на более значимых делах → их продуктивность повышается.
2. Обеспечение безопасности данных. КЭДО позволяет защитить конфиденциальные данные сотрудников от утечек и несанкционированного доступа — для этого достаточно настроить доступы и разграничить права разных сотрудников.
3. Развитие HR-бренда компании. Быстрый и комфортный процесс трудоустройства демонстрирует заботу компании о своих сотрудниках → у кандидатов формируется положительное мнение о работодателе.
4. Удобство работы на удаленке. КЭДО позволяет легко оформлять кадровые документы удаленных сотрудников и обмениваться необходимой информацией, не посещая офис.
5. Мобильность и доступность. Благодаря веб-интерфейсу систем КЭДО сотрудники могут подписывать документы даже на ходу — с мобильного телефона.
КЭДО и законодательство
В 2013 году в Трудовом кодексе появилась глава 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников», которая установила порядок взаимодействия с удаленщиками и немного затронула процесс обмена кадровыми документами в цифровом формате. Через 4 года Минтруд анонсировал эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота — в нем участвовали крупнейшие работодатели.
А дальше случилась пандемия коронавируса и количество удаленных сотрудников в компаниях увеличилось в разы — законодатели время зря не теряли и внесли поправки в ТК РФ. В 2021 году Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ зафиксировал правила ведения кадрового электронного документооборота для всех типов сотрудников.
Кадровые электронные документы, подписанные электронной подписью (КЭП), юридически значимы и полностью заменяют бумажный вариант. Компания может перевести в электронный формат весь свой кадровый документооборот, за исключением 3 документов.
Документы-исключения, которые нельзя перевести в КЭДО:
— Акт о несчастном случае на производстве;
— Приказ об увольнении сотрудника;
— Журнал регистрации инструктажа по охране труда.
Зачем внедрять КЭДО в банке
Банки и другие представители финсектора в последние годы стараются максимально цифровизировать не только клиентский сервис, но и внутренние процессы — в том числе ведение кадрового учета. Это не удивительно: технологичный банк привлекает не только клиентов, но и новых ценных сотрудников.
Какие еще плюсы от внедрения КЭДО получает банк? Мы выделяем три основных момента:
- Безопасность. Кадровый электронный документооборот помогает организовать более надежное хранение документов с персональными данными сотрудников. Администратор системы КЭДО может разграничить доступ пользователей к разным видам документов, а значит, снизить риск утечки данных. Кроме того, электронное заявление, подписанное КЭП, невозможно изменить или подделать.
Специалисты по информационной безопасности знают, что «слив» даже одного документа грозит банку судебными разбирательствами и штрафами (от 30 тыс ₽ до 6 млн ₽ — для юрлиц, до 336 тыс ₽ — для должностных лиц).
Чтобы все документы были под постоянным контролем банка, хранилище КЭДО должно быть в формате on-premise (на локальном сервере), а не облачным.
2. Оптимизация. КЭДО одновременно увеличивает скорость работы отдела кадров, позволяет проще контролировать и напоминать сотрудникам о подписании документов, а сотрудникам — не тратить время на очередь у кабинета кадровика.
3. Экономия. С учетом того, что у банков зачастую обширная филиальная структура, на распечатку и пересылку документов уходят немаленькие суммы. Кроме этого с КЭДО не нужно содержать огромные физические архивы, ведь документы хранятся в архиве электронном. Так что система КЭДО обходится банку дешевле ведения кадрового документооборота на бумаге.
Выбираем оптимальную систему КЭДО для банка
Прежде всего стоит определиться, какое решение вам больше подходит:
- Коробочная версия — готовый продукт, который можно настроить самостоятельно. Это вариант для тех, кто хочет внедрить КЭДО быстро, в течение нескольких дней. Чаще всего «коробка» — это сервис, который нельзя доработать под особенности компании.
- Самостоятельная разработка системы с нуля — вариант более затратный и по времени, и по деньгам. Его выбирают банки, которые хотят, чтобы готовый продукт полностью удовлетворял требования заказчика. На разработку и внедрение может уйти полгода и больше.
Тем, кто хочет перейти на КЭДО быстро и при этом не упускать возможность что-то добавить в будущем, подойдут коробочные решения на low-code-платформах. С ними можно подключить дополнительные модули, доработать интерфейс системы или карточки документов, автоматизировать работу с помощью интеграции ИИ. Пример подобного продукта для кадрового электронного документооборота — LDM.КЭДО.
LDM.КЭДО идеально подходит банкам:
— Архив документов находится в локальном контуре банка, а не в облаке;
— Можно работать с любыми электронными подписями, а неквалифицированную электронную подпись (НЭП) можно получить в самой системе КЭДО;
— Банк может самостоятельно доработать решение с помощью low-code;
— Встроенная интеграция с Госключом;
— Простая работа со множеством филиалов и удаленщиками;
— LDM.КЭДО интегрируется с 1С;
— В системе можно настроить правила и доступы разных ролей пользователей, а также маршруты согласований документов;
— Доступ к документам с любого устройства;
— Максимальная автоматизация работы специалиста отдела кадров;
— Решение от отечественного разработчика.
За 25 работы мы внедрили более 200 вариантов решений на базе платформы LDM (LANIT Document Management), в том числе в Банк России, Дом.РФ, ЮниКредит Банк.
Оцените удобство LDM.КЭДО прямо сейчас — оставляйте заявку на бесплатную презентацию.