В современном ритме мы часто ищем способы развития своей эффективности или эффективности своей команды. И одним из действенных способов ее обеспечить является использование стратегий управления временем.
Порой, так хочется еще пару часов к суткам, но каждый день у нас есть только
24 часа / 1 440 минут / 86 400 секунд
И только от нас (нашего подхода и наших навыков) зависит, как мы используем это время – наш ценный и ограниченный ресурс.
В этих условиях внедрение эффективных стратегий управления временем может привести вас к ряду преимуществ, включая:
- повышение производительности;
- снижение уровня стресса;
- улучшение морального состояния.
Кроме того, методы и инструменты управления временем помогают эффективнее достигать поставленных целей и экономить деньги в долгосрочной перспективе.
Существует значительный ряд стратегий, позволяющих преодолеть проблемы тайм-менеджмента. В этой статье я рассмотрю пять лучших техник* управления временем.
*на мой субъективный взгляд
1. Эффективная коммуникация для установления приоритетов
Один из лучших способов помочь оптимально распоряжаться своим временем – использовать систему для определения и закрепления четких приоритетов.
Один из способов сделать это - использовать метод Альпена. Это техника тайм-менеджмента, призванная сделать ваш день более эффективным за счет перспективного планирования. Она требует всего 5 минут планирования каждый день и помогает определить:
- что нужно сделать?
- когда это нужно сделать?
- в каком порядке (важности)?
Ваш ответ на эти вопросы не оставит места для отвлечений или незапланированных задач.
При этом, данная техника делит планирование на 5 основных частей:
A - Мероприятия и задачи
Записывайте все, что вам предстоит сделать, независимо от того, насколько это важно или быстро.
L - Продолжительность времени
Определите, сколько времени может занять каждая задача
Примечание: если вы только начинаете применять планирование – к этому вопросу лучше подходить с позиции пессимистической оценки; не волнуйтесь, в будущем (с развитием этой практики) вы научитесь точнее оценивать любые задачи.
P - Планирование буферизации
Здесь вы добавляете немного буферного времени. В идеале, выделите 20 % на непредвиденные сложности и перерывы и 20 % на общение.
E - Определение приоритетов
Теперь, когда вы оценили задачи, начните расставлять приоритеты (исходя из понимания важности / срочности / «крайних» сроков задач)
Примечание: рассматривая план на день / неделю ответьте себе на вопрос «Можно ли оставить что-то на другой день?».
N - Делать заметки
В конце дня сделайте короткие заметки:
- Был ли день проведен так, как планировалось?
- Есть ли какие-то улучшения, которые можно внести?
Импровизируйте!
2. Использование инструментов управления временем
Один из лучших способов более эффективно управлять своим временем - использовать ИТ-решения для отслеживания целей и/или задач. Такие сервисы (пример: Pomodoro, Todoist и прочие) помогают увидеть, сколько времени тратиться на выполнение каждой задачи и где можно улучшить ситуацию. Они также помогают определить области «потери» времени, чтобы (в будущем) вычеркнуть их из расписания.
Примечание: если вы сомневаетесь / вам кажется сложным / неподходящим (для вас) использование готового решения – попробуйте вести свои задачи в любых доступных вам таблицах (Excel или аналог). Так вы поймете свою потребность (и ожидания) от подобных сервисов, а также закрепите привычку планировать и работать с задачами.
3. Установите определенное время, чтобы не отвлекаться
В этом аспекте вам поможет техника Pomodoro. Это удивительный подход к тайм-менеджменту, который помогает вам сделать больше за меньшее время.
В чем же суть данной техники?
1. Определите задачи на сегодня и расположите их в порядке убывания приоритета.
2. Установите таймер на 25 минут и работайте над одной задачей до тех пор, пока он не подаст звуковой сигнал.
3. Сделайте 3-5-минутный перерыв между задачами
Примечание: (особенно на ранних этапах применения) не забывая отмечать, какой прогресс был достигнут на этом пути!
4. Повторите п.2-3 еще 3 раза, чтобы завершить 4 «помидорчика» из вашего списка задач на сегодня.
5. Установите таймер на 15-30 минут и сделайте перерыв
Примечание: обязательно отойдите от компьютера / смартфона – прогуляйтесь (даже по квартире), смените вид деятельности или просто отдохните.
6. После звукового сигнала начинайте новый раунд (п.2-5), пока не закроете все задачи п.1
Примечание: если вы завершите все запланированное на сегодня значительно раньше срока – не добавляйте задачи, а учтите сегодняшние результаты в процессе завтрашнего планирования.
4. Больше концентрируйтесь и перестаньте работать в режиме многозадачности
Чтобы быть более эффективным и продуктивным в работе (любой вашей деятельности), важно больше концентрироваться и отказаться от многозадачности. Когда вы пытаетесь делать слишком много дел одновременно, у вас меньше шансов завершить любое из них эффективно.
5. Поощряйте делегирование
Одна из самых эффективных стратегий тайм-менеджмента – это делегирование задач. Если у вас есть команда или возможность передать (делегировать) часть своих задач профильным или подходящим исполнителям – обязательно ей воспользуйтесь.
Для ряда (в т.ч. для домашних) дел можно изменить формулировку с «делегирования задач» на «распределение ролей и обязанностей». Так каждый участник вашей команды должен четко представлять себе:
- какую роль он играет;
- что входит в его обязанности;
- какая у них периодичность;
- какие критерии успешности исполнения данных обязанностей.
Организация «прозрачной» и ритмичной работы позволяет достичь значительной эффективности всей команды.
При этом важно помнить:
если вы устанавливаете правила – их должна соблюдать вся команда (без исключений); если вы сами нарушаете данное правило (или выделяете «любимчиков», которым дозволено больше остальных) – желаемого вами эффекта от действий команды вы не получите (а, возможно, получите даже негативный откат в командной деятельности).
И в заключении
Хотя управление временем имеет решающее значение для продуктивной работы и достижения желаемых целей, важно, чтобы вы помнили про баланс между работой и личной жизнью.
Используйте предложенные стратегии, знакомитесь с иными способами управления временем и не забывайте, что мир (за пределами гонки достижений) ярок, красочен и крайне интересен.
Удачи в ваших начинаниях и хорошего дня!
