КЭДО – это кадровый электронный документооборот. Он предусматривает работу с цифровыми документами, в том числе оформление, согласование, подписание, обмен, учет и хранение. Для работы с кадровой документацией можно выбрать одну из систем электронного документооборота, представленных на отечественном рынке. Одной из них является модуль «Добыто. КЭДО», о преимуществах и функционале которого будет рассказано в статье.
Читайте, кому и зачем нужна система кадрового электронного документооборота, как работать с ней, какие возможности и преимущества дает модуль «Добыто. КЭДО».
Что такое КЭДО, кому и зачем нужна система
Кадровое делопроизводство включает разные процессы, связанные с оформлением и движением документов. На протяжении десятков лет организации и предприниматели работали только с документацией в стандартном бумажном виде. По мере развития технологий, стали появляться программы, приложения и сервисы для электронного документооборота. Сервисы ЭДО могут быть общего назначения (комплексные), либо используются для отдельных направлений делопроизводства. К ним относятся программы для кадрового документооборота — КЭДО.
Преимущества в работе с электронными кадровыми документами достигаются за счет:
- внедрения программного обеспечения, которым можно пользоваться со всех гаджетов, ПК и ноутбуков;
- выпуска разных видов электронных подписей, исходя из целей и задач организации;
- обучение персонала работе с КЭДО, предоставления им соответствующего доступа к программе и сервисам;
- ускорения и упрощения всех процессов делопроизводства, сокращения количества ошибок.
Этим, и многим другим преимуществам, полностью отвечает система «Добыто. КЭДО». У нее есть и ряд уникальных возможностей. В частности, пользователи могут работать с расширениями и сервисами, использующими алгоритмы искусственного интеллекта, нейросетей. На основе этих технологий функционирует и модуль «Добыто. Знания», где можно проводить обучение и тестирование персонала, оценивать различные показатели их труда, навыки и компетенции.
Разъяснения эксперта. Все системы КЭДО имеют обязательные требования к гаджетам и техническим средствам, к версии ПО и браузеру. Поэтому при выборе варианта сервисов или приложений уточните, готово ли ваше оборудование к работе с ними. Лучше позаботиться об обновлении технической базы, тем постоянно решать проблемы с зависанием программ, медленной работой расширений.
Обязательное или добровольное использование КЭДО
На государственном уровне эксперимент по переводу документооборота в электронный вид стартовал в 2019 году. На данный момент достигнуты следующие результаты:
- государственные органы и бюджетные учреждения обязаны работать почти со всей документацией в электронном виде (за отдельными исключениями);
- коммерческие организации и ИП вправе сами решать, в каком виде оформлять и подписывать кадровые документы (но многие виды отчетности сейчас можно сдавать только в цифровом формате);
- если компания внедрила и использует КЭДО, отдельные документы по трудовым отношениям все равно необходимо оформлять в бумажном виде (например, акты и журналы о проведении инструктажей по охране, безопасности труда).
Модуль «Добыто. КЭДО» подходит для любых организаций и учреждений. Отметим, что пользователи получат значительный объем шаблонов и образцов документов, которые можно дорабатывать под свои цели. Таким способом сокращаются трудозатраты специалистов кадровой службы, увеличивается эффективность их работы. Не менее важно, что в «Добыто. КЭДО» можно работать с нормативной базой, которая регулирует трудовые вопросы, правила делопроизводства.
Функции и возможности модуля «Добыто. КЭДО»
Ниже будет рассказано подробнее о функционале «Добыто. КЭДО». По многим направлениям этот модуль схож с другими системами кадрового электронного документооборота. Поэтому у компании не возникнет больших проблем с настройкой программы, обучением персонала работе с ней. Но если будут вопросы, их оперативно решат специалисты службы поддержки «Добыто. КЭДО». Также заказчик получит полный комплект документов по работе с системой.
От обязанности сдавать отчетность по кадрам не освобождено ни одно предприятие. При этом в фирмах с большой численностью персонала выбора нет – отчетные формы необходимо подавать исключительно через онлайн-сервисы. Работая с «Добыто. КЭДО» можно не только быстро и точно заполнять отчетность, но и направлять ее в Социальный фонд РФ, в службу Росстата. Все файлы, отправляемые через систему, подписываются посредством УКЭП.
Подписание, хранение и учет кадровых документов в «Добыто. КЭДО»
Это ключевая функция всех систем кадрового документооборота, в том числе «Добыто. КЭДО». Специалисты компании смогут:
- оформлять практически все документы по кадрам в электронном виде, подписывать их в соответствии со своими полномочиями;
- взаимодействовать со сторонними платформами и организациями при подборе и отборе кадров, запросе документов и сведений на новых сотрудников;
- вести учет и регистрацию документов, сведений (в общем или отдельных журналах, в личных делах и карточках, и т.д.);
- переводить в цифру документы, ранее оформленные в бумажном виде;
- хранить документацию на сервере компании или в сторонних облачных сервисах;
- готовить статистическую и аналитическую отчетность под свои нужды (например, для оценки показателей текучести кадров).
Каждый документ, загруженный в «Добыто. КЭДО», автоматически регистрируется в системе. Далее с ним будут работать специалисты, имеющие доступ к сервису и определенные полномочия. Соответственно, можно отслеживать и контролировать каждый этап прохождения документа, сроки его согласования, передаче в подразделения компании.
Комментарий эксперта. Даже самая современная система КЭДО не может сама оформить документ. Поэтому специалистам компании необходимо владеть навыками делопроизводства, знать основные нормативные акты. Руководству нужно периодически направлять сотрудников отдела кадров на повышение квалификации, проводить обучение непосредственно в процессе работы. Эти задачи можно успешно решить с использованием модуля «Добыто.Кэдо».
Обмен документами и сведениями, взаимодействие подразделений компании
Кадровое делопроизводство связано не только с оформлением документов. Система «Добыто. КЭДО» дает возможность:
- планировать и осуществлять различные кадровые процессы, ставить задачи и контролировать сроки, порядок их выполнения;
- взаимодействовать со всеми подразделениями и специалистами компании (например, при сборе сведения для оформления графика отпусков);
- размещать в открытом доступе локальные акты для общего ознакомления, текущей работы;
- вести базы данных и реестры по различным направлениям кадровой деятельности (например, в части формирования резерва кадров);
- проводить обсуждение по различным вопросам (это особенно актуально для взаимодействия с сотрудниками, работающими удаленно).
Рядовые сотрудники получают ограниченный доступ к сервисам «Добыто. КЭДО». По мере необходимости, их можно подключать к выполнению определенных задач. Также посредством сервиса персонал сможет работать с корпоративной документацией, подавать заявления, служебные записки и иные обращения. Обратная связь с персоналом всегда выгодна работодателю.
Общее взаимодействие разных подразделений и специалистов через сервисы «Добыто. КЭДО» требуется:
- при планировании различных мероприятий (например, для предстоящего подбора персонала);
- при сборе информации для разных целей;
- при проведении проверок, служебных расследований и т.д.;
- при запросе отчетов о показателях деятельности.
Чтобы сотрудники знали свои права, обязанности и полномочия при работе с системой КЭДО, необходимо разработать соответствующие локальные акты – инструкции, регламенты, правила и т.д. Также необходимые сведения указываются в должностных инструкциях, положениях по каждому подразделению.
Интеграция с другими системами и платформами
На момент внедрения модуля «Добыто. КЭДО» компания уже может работать с другим программным обеспечением (например, на базе комплекса 1С). На этот случай есть возможность интеграции сервисов. Помощь в настройке процессов окажет служба поддержки «Добыто. КЭДО».
Также при работе с модулем есть возможность интеграции с государственными платформами. В частности, для решения кадровых вопросов крайне актуально подключение к личному кабинету Социального фонда РФ. Для оплаты НДФЛ и передачи отчетности по налогам нужно подключиться к личному кабинету на портале налоговой службы. Указанные задачи можно реализовать через модуль «Добыто. КЭДО».
Комментарий эксперта. В небольших организациях нет смысла использовать сложное программное обеспечение, которое изначально разработано для крупных компаний. В таких случаях идеально подойдет система «Добыто. КЭДО», которая сочетает простоту в настройке и работе с полноценным функционалом. Если вы ранее не работали с КЭДО, рекомендуем оценить возможности системы и заказать бесплатную демоверсию.
Настройки и расширения
Объем и состав кадровых процессов может существенно отличаться в разных организациях. На этот случай можно:
- самостоятельно разработать необходимые дополнения (при наличии в штате соответствующих специалистов);
- заказать разработку дополнительных модулей и расширений у сторонней организации;
- приобрести готовые продукты под свои нужды.
По указанным вопросам вы можете обратиться к представителям службы поддержки «Добыто. КЭДО». Мы предложим оптимальные решения, исходя из ваших задач.
Ключевые имущества работы с «Добыто. КЭДО»
Модулем «Добыто. КЭДО» уже пользуются как крупные компании, так и небольшие фирмы. Работа с системой дает следующие преимущества:
- безопасное хранение документов и сведений, настройки надежного автосохранения и бэкапа;
- регистрация системы в реестре отечественного программного обеспечения;
- удобная и гибкая настройка доступов для работы с программой, отдельными сервисами и документами;
- использование алгоритмов искусственного интеллекта, что ускоряет все процессы;
- соответствие программных решений всем требованиям российского законодательства.
Также для заказчика будет важно наличие базы шаблонов и образцов документов по кадрам, сервиса для проведения аудита документации. Обо всех возможностях системы «Добыто. КЭДО» вам расскажут специалисты службы поддержки.
Модуль «Добыто. Знания»
Это еще один программный продукт, который будет полезен в решении кадровых вопросов. Модуль «Добыто. Знания» включает сервисы:
- для создания и использования корпоративной баз знаний;
- для проведения обучения, реализации программ развития персонала;
- для тестирования и оценки квалификации, знаний и навыков сотрудников, руководителя;
- для коммуникации между сотрудниками разного уровня;
- для онбординга и адаптации новых сотрудников организации.
Рядовые сотрудники также оценят преимущества общения и взаимодействия через сервисы «Добыто. Знания». Они могут развиваться, получать новые знания и обмениваться ими в комфортной среде. Чтобы получить общее представление о функционале модуля, закажите бесплатную демоверсию!
Заключение
- Система «Добыто. КЭДО» — это программное обеспечение для кадрового электронного документооборота, делопроизводства. Модуль позволяет работать с любыми электронными документами, обеспечивать их хранение и учет.
- Системы КЭДО подходят для любых организаций. Настройка «Добыто. КЭДО» максимально проста, а по мере необходимости помощь окажут специалисты службы поддержки.
- Для работы с системой «Добыто. КЭДО» можно настроить разные виды доступа. Рядовые сотрудники также могут получить ограниченный доступ к сведениям, документам и сервисам.
FAQ
Что такое КЭДО?
КЭДО расшифровывается как кадровый электронный документооборот. Это программа для работы с документацией по кадрам, ведения делопроизводства, взаимодействия специалистов разных подразделений компании. Непосредственно в «Добыто. КЭДО» можно настроить работу с любыми документами по кадрам.
Кому актуально внедрение и использование модуля «Добыто. КЭДО»?
Система «Добыто. КЭДО» подходит как для крупных компаний, так и для небольших фирм. В каждой организации есть определенные кадровые процессы, которые можно реализовать через сервисы и приложения. Оптимальным решением для этого станет внедрение модуля «Добыто. КЭДО».
Какие преимущества дает использование модуля «Добыто. КЭДО»?
Работа с системой «Добыто. КЭДО» упрощает все кадровые процессы, ускоряет подписание документации и взаимодействие подразделений. Также компания получит и финансовую экономию за счет сокращения штатных единиц, задействованных в делопроизводстве.